Thành lập công ty 2025: Hồ sơ, quy trình và chi phí cần biết

Công ty, doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh. Hồ sơ, thủ tục đăng ký thành lập công ty, doanh nghiệp hiện nay như thế nào? Cùng LawFirm.Vn tìm hiểu chi tiết tại bài viết này.

1. Khi nào nên thành lập công ty, doanh nghiệp?

Thành lập công ty, doanh nghiệp là một quyết định quan trọng, đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng. Thông thường, tổ chức, cá nhân chọn đăng ký thành lập công ty, doanh nghiệp khi muốn:

– Hoạt động kinh doanh có quy mô lớn, phức tạp: Huy động nguồn vốn lớn để đầu tư, mở rộng hoạt động; hợp tác với các đối tác lớn, uy tín; cần tiếp cận thị trường quốc tế…

– Xây dựng uy tín, thương hiệu, tạo sự chuyên nghiệp: Tạo dựng được niềm tin với khách hàng, đối tác; để đăng ký bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; để xuất hóa đơn GTGT…

– Muốn hưởng các ưu đãi của các chính sách pháp luật: Hưởng nhiều ưu đãi về thuế, phí, lệ phí so với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh…

2. Quy trình, thủ tục đăng ký thành lập công ty, doanh nghiệp

Quy trình, thủ tục đăng ký thành lập công ty, doanh nghiệp cơ bản gồm 03 bước sau: (i) Kiểm tra điều kiện đăng ký kinh doanh; (ii) Nộp hồ sơ, nhận kết quả đăng ký thành lập công ty, doanh nghiệp và (iii) Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.

2.1. Kiểm tra các điều kiện đăng ký kinh doanh

Trước khi đăng ký thành lập công ty, doanh nghiệp, (những) người sáng lập cần kiểm tra các điều kiện tiên quyết trước khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh.

2.1.1. Chủ thể thành lập và quản lý công ty, doanh nghiệp

Người thành lập công ty/doanh nghiệp là cá nhân, tổ chức thành lập hoặc góp vốn để thành lập công ty,doanh nghiệp.

Người quản lý công ty, doanh nghiệp là người quản lý doanh nghiệp tư nhân và người quản lý công ty, bao gồm chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh, Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và cá nhân giữ chức danh quản lý khác theo quy định tại Điều lệ công ty.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, pháp luật cũng liệt kê những trường hợp không được thành lập và quản lý công ty, doanh nghiệp tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 17 của Luật này như: người chưa thành niên (chưa đủ 18 tuổi); người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; tổ chức là pháp nhân thương mại bị cấm kinh doanh, cấm hoạt động trong một số lĩnh vực nhất định; cán bộ, công chức, viên chức theo quy định…

Do đó, trước khi thành lập công ty, doanh nghiệp, nên kiểm tra kỹ điều kiện này để trách việc không được cơ quan nhà nước từ chối cấp giấy phép kinh doanh, gây tốn kém thời gian, công sức.

2.1.2. Loại hình đăng ký kinh doanh

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, hiện nay có 05 loại hình doanh nghiệp, bao gồm:

• Doanh nghiệp tư nhân
• Công ty hợp danh
• Công ty TNHH một thành viên
• Công ty TNHH hai thành viên trở lên
• Công ty cổ phần

Tùy thuộc vào số lượng cá nhân, tổ chức sáng lập và quy mô hoạt động mà lựa chọn loại hình phù hợp.

2.1.3. Tên công ty/doanh nghiệp

Tên công ty, tên doanh nghiệp là yếu tố liên quan đến việc nhận diện, nhận dạng và mang cả thương hiệu của công ty, doanh nghiệp sau này.

Khi đặt tên công ty, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định đặt tên tại Luật Doanh nghiệp 2020, không đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với công ty, doanh nghiệp khác.

Do đó, trước khi đăng ký công ty, doanh nghiệp, cần tiến hành kiểm tra tên công ty dự kiến đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia về Đăng ký doanh nghiệp để tránh trường hợp bị trả hồ sơ yêu cầu sửa đổi, bổ sung do tên trùng hoặc gây nhầm lẫn.

2.1.4. Địa chủ trụ sở chính

Trụ sở chính của công ty, doanh nghiệp phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính.

Lưu ý: Căn hộ/nhà chung cư (chỉ có mục đích để ở) không thể dùng làm địa chỉ trụ sở công ty để đăng ký kinh doanh.

2.1.5. Vốn điều lệ

Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên công ty, chủ sở hữu công ty đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập công ty cổ phần.

Lưu ý:

– Đối với một số ngành đặc thù yêu cầu mức vốn điều lệ tối thiểu khi đăng ký thì công ty, doanh nghiệp phải đăng ký vốn điều lệ bằng hoặc lớn hơn mức quy định.

Ví dụ: Bán lẻ theo phương thức đa cấp yêu cầu vốn điều lệ tối thiểu là 10 tỷ đồng; Kinh doanh dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài yêu cầu vốn điều lệ tối thiểu là 5 tỷ đồng

– Mức vốn điều lệ sẽ là cơ sở để tính mức lệ phí môn bài mà công ty, doanh nghiệp phải nộp hằng năm cho Nhà nước.

2.1.6. Ngành nghề kinh doanh

Ngành nghề kinh doanh là lĩnh vực hoạt động cụ thể mà một doanh nghiệp thực hiện để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường.

Công ty, doanh nghiệp dự kiến thành lập phải đăng ký mã ngành, nghề kinh doanh theo quy định tại Quyết định 27/2018/QĐ-TTg về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Lưu ý: Khi đăng ký mã ngành, nghề kinh doanh, công ty, doanh nghiệp cần tìm hiểu những quy định cụ thể tại từng địa phương để ghi mã ngành nghề chi tiết.

Ví dụ: Tại khu vực Thành phố Hồ Chí Minh, khi đăng ký mã ngành 4730, phải ghi cam kết chi tiết như sau:

4730: Bán lẻ nhiên liệu động cơ trong các cửa hàng chuyên doanh
Chi tiết: (trừ kinh doanh khí dầu mỏ hóa lỏng LPG và dầu nhớt cặn)

2.2. Nộp hồ sơ và nhận kết quả đăng ký thành lập công ty, doanh nghiệp

2.2.1. Thành phần hồ sơ

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp mà hồ sơ đăng ký thành lập công ty, doanh nghiệp bao gồm một trong các tài liệu sau:

– Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp;

– Điều lệ công ty;

– Danh sách thành viên/cổ đông;

– Giấy tờ pháp lý cá nhân;

– Văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục.

2.2.2. Nơi nộp hồ sơ

Người thành lập công ty, doanh nghiệp hoặc công ty, doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo phương thức sau đây:

– Đăng ký công ty, doanh nghiệp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh;

– Đăng ký công ty, doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính;

– Đăng ký công ty, doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

2.2.3. Thời hạn giải quyết

Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký công ty, doanh nghiệp là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

2.2.4. Nhận kết quả

Sau khi hồ sơ đăng ký được chấp thuận bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền, công ty, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

2.3. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Công ty, doanh nghiệp sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và phải nộp phí theo quy định của pháp luật. Nội dung công bố bao gồm các nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các thông tin sau đây:

– Ngành, nghề kinh doanh;

– Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần (nếu có).

3. Các thủ tục cần thiết khác sau khi thành lập công ty, doanh nghiệp

3.1. Làm con dấu pháp nhân

Con dấu pháp nhân là con dấu tròn có tên, mã số thuế, địa chỉ của công ty, doanh nghiệp, được sử dụng để ký kết các hợp đồng, văn bản pháp lý quan trọng có liên quan đến hoạt động của công ty, doanh nghiệp. Việc làm con dấu pháp nhân là một trong những thủ tục quan trọng khi thành lập công ty, doanh nghiệp.

3.2. Treo bảng hiệu công ty, doanh nghiệp

Treo bảng hiệu công ty, doanh nghiệp là một trong những công việc bắt buộc phải thực hiện sau khi đăng ký doanh nghiệp. Ngoài ra, bảng hiệu công ty, doanh nghiệp là một phần quan trọng trong việc quảng bá thương hiệu và thu hút khách hàng.

3.3. Đăng ký chứng thư số (chữ ký số)

Chữ ký số là một ứng dụng công nghệ giúp doanh nghiệp thể ký các văn bản, tài liệu điện tử như là việc ký & đóng dấu các văn bản thông thường. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều dùng chữ ký số. Chữ ký số được dùng trong các trường hợp phổ biến như:

– Ký hóa đơn điện tử;

– Ký tờ khai thuế điện tử;

– Ký hợp đồng điện tử;

– Ký tờ khai hải quan;

– Ký hồ sơ BHXH…

3.4. Đăng ký hóa đơn điện tử

– Mua phần mềm hóa đơn điện tử tại nhà cung cấp hợp pháp;

– Thiết kế mẫu hóa đơn;

– Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

3.5. Mở tài khoản ngân hàng

Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp là một bước quan trọng trong hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tài khoản ngân hàng giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch thanh toán, thu chi, quản lý dòng tiền hiệu quả và an toàn.

3.6. Đăng ký, kê khai thuế ban đầu

Sau khi thực hiện các công việc trên, công ty, doanh nghiệp cũng cần phải  tiến hành đăng ký khai thuế qua mạng, nộp tờ khai lệ phí môn bài, nộp hồ sơ khai thuế ban đầu theo quy định pháp luật.

4. Dịch vụ thành lập công ty, doanh nghiệp tại LawFirm.Vn

Dịch vụ thành lập công ty, doanh nghiệp tại LawFirm.Vn giúp quý Khách hàng giảm khá nhiều thời gian và công sức. Đến với LawFirm.Vn bạn sẽ được cung cấp dịch vụ thành lập công ty, doanh nghiệp bao gồm:

• Tư vấn quy trình, thủ tục thành lập công ty, doanh nghiệp;
• Tư vấn khách hàng chuẩn bị tài liệu cần thiết;
• Soạn thảo và thay mặt khách hàng nộp hồ sơ thành lập công ty, doanh nghiệp tại Phòng đăng ký kinh doanh;
• Theo dõi hồ sơ, bổ sung hoặc sửa chữa hồ sơ (nếu có) theo yêu cầu của chuyên viên;
• Thực hiện thủ tục công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp;
• Bàn giao Giấy phép kinh doanh;
• Hướng dẫn các thủ tục cần lưu ý sau thành lập công ty, doanh nghiệp cho khách hàng…

5. Câu hỏi thường gặp khi thành lập công ty, doanh nghiệp