Hồ sơ, thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh sang công ty TNHH

Chuyển đổi hộ kinh doanh sang công ty TNHH hai thành viên trở lên là bước nâng tầm pháp lý, giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô và hạn chế rủi ro. Tuy nhiên, quy trình này đòi hỏi hồ sơ phức tạp và thủ tục chặt chẽ theo quy định pháp luật. VN Law Firm hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện, giúp doanh nghiệp chuyển đổi nhanh chóng, đúng pháp luật.

1. Tại sao nên chuyển đổi hộ kinh doanh sang công ty TNHH hai thành viên trở lên?

Việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty TNHH hai thành viên trở lên là một bước đi chiến lược, đặc biệt khi bạn muốn hợp tác với người khác để cùng phát triển kinh doanh. Đây là mô hình kinh doanh phổ biến và hiệu quả, mang lại nhiều lợi thế vượt trội so với hộ kinh doanh. Lợi ích của việc chuyển đổi:

• Tối ưu hóa thuế và kế toán: Chế độ kế toán của công ty TNHH được quy định chặt chẽ, giúp bạn kiểm soát tài chính tốt hơn. Đồng thời, bạn có thể khấu trừ các chi phí hợp lý để giảm bớt số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
• Hạn chế rủi ro tài chính: Đây là ưu điểm nổi bật nhất của loại hình công ty TNHH. Các thành viên chỉ phải chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty trong phạm vi số vốn đã góp. Toàn bộ tài sản cá nhân của bạn và các thành viên khác sẽ được bảo vệ, không bị ảnh hưởng nếu công ty gặp rủi ro phá sản.
• Huy động vốn dễ dàng: Hộ kinh doanh chỉ có một chủ sở hữu, nhưng công ty TNHH có từ hai thành viên trở lên, giúp bạn dễ dàng huy động vốn từ các đối tác. Sức mạnh tài chính tăng lên tạo điều kiện thuận lợi để đầu tư vào máy móc, công nghệ, hoặc mở rộng thị trường.
• Có tư cách pháp nhân: Công ty TNHH có tư cách pháp nhân đầy đủ, giúp nâng cao uy tín và vị thế trên thị trường. Điều này cho phép công ty ký kết các hợp đồng kinh tế lớn, tham gia đấu thầu, và thực hiện các giao dịch một cách độc lập.
• Chuyên nghiệp hóa quản lý: Mô hình công ty TNHH có cơ cấu tổ chức chặt chẽ hơn, với Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng, và Giám đốc. Việc phân chia vai trò rõ ràng giúp hoạt động quản lý, điều hành trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn, tránh được sự tùy tiện như trong hộ kinh doanh.

2. Trình tự, hồ sơ và thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh sang công ty TNHH hai thành viên trở lên

Trình tự, thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty TNHH hai thành viên trở lên (gọi tắt là công ty TNHH) cơ bản gồm 03 bước sau: (i) Kiểm tra điều kiện đăng ký kinh doanh; (ii) Nộp hồ sơ, nhận kết quả đăng ký thành lập công ty và (iii) Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.

2.1. Kiểm tra các điều kiện đăng ký kinh doanh

Trước khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty TNHH, những người sáng lập cần kiểm tra các điều kiện tiên quyết trước khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh như:

– Chủ thể thành lập và quản lý công ty: Theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020, mọi tổ chức, cá nhân đều có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam theo quy định, trừ một số trường hợp theo quy định pháp luật như: cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức; người chưa thành niên; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự…

– Loại hình đăng ký kinh doanh: Công ty TNHH hai thành viên trở lên là doanh nghiệp, trong đó thành viên có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng thành viên không vượt quá 50. Các thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp.

– Tên công ty: Khi đặt tên công ty TNHH cần tuân thủ quy định đặt tên tại Luật Doanh nghiệp 2020, cụ thể, tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau đây:

(i) Loại hình doanh nghiệp: Loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH”

(ii) Tên riêng: Được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

Lưu ý: Không đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với công ty, doanh nghiệp khác.

– Địa chủ trụ sở chính: Trụ sở chính của công ty phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của công ty và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính.

– Vốn điều lệ: là tổng giá trị tài sản do các thành viên công ty đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn.

Lưu ý: Đối với một số ngành đặc thù yêu cầu mức vốn điều lệ tối thiểu khi đăng ký thì công ty, doanh nghiệp phải đăng ký vốn điều lệ bằng hoặc lớn hơn mức quy định.

– Ngành nghề kinh doanh: Công ty dự kiến thành lập phải đăng ký mã ngành, nghề kinh doanh theo quy định tại Quyết định 27/2018/QĐ-TTg về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Lưu ý: Đối với các ngành, nghề kinh doanh thuộc danh mục ngành, nghề kinh doanh có điều kiện theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện kinh doanh theo quy định trước khi tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh.

2.2. Nộp hồ sơ và nhận kết quả đăng ký chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty TNHH

2.2.1. Thành phần hồ sơ

Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty TNHH hai thành viên trở lên bao gồm:

– Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (bản chính);

 Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp công ty TNHH hai thành viên trở lên (Mẫu số 3 Phụ lục I) ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC;

– Điều lệ công ty TNHH hai thành viên trở lên;

– Danh sách thành viên (Mẫu số 6 Phụ lục I) ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC;

– Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có) (Mẫu số 10 Phụ lục I) ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC;

– Bản sao các giấy tờ sau đây:

+ Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;

+ Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức.

Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

+ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.

Lưu ý: Trường hợp thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên là tổ chức kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.

2.2.2. Nơi nộp hồ sơ

Người thành lập công ty hoặc công ty hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo phương thức sau đây:

– Đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính;

– Đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính;

– Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

2.2.3. Thời hạn giải quyết

Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty TNHH là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

2.2.4. Nhận kết quả

Sau khi hồ sơ đăng ký được chấp thuận bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền, công ty sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở để thực hiện chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh.

2.3. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Công ty sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và phải nộp phí theo quy định của pháp luật. Nội dung công bố bao gồm các nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các thông tin ngành, nghề kinh doanh.

3. Dịch vụ chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty TNHH tại VN Law Firm

Dịch vụ chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty TNHH tại VN Law Firm giúp quý khách hàng giảm khá nhiều thời gian và công sức. Đến với VN Law Firm bạn sẽ được cung cấp dịch vụ chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty TNHH bao gồm:

• Tư vấn quy trình, thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty TNHH;
• Tư vấn khách hàng chuẩn bị tài liệu cần thiết;
• Soạn thảo và thay mặt khách hàng nộp hồ sơ chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty TNHH tại Phòng đăng ký kinh doanh;
• Theo dõi hồ sơ, bổ sung hoặc sửa chữa hồ sơ (nếu có) theo yêu cầu của chuyên viên;
• Thực hiện thủ tục công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp lên Cổng thông tin;
• Bàn giao giấy phép kinh doanh;
• Hướng dẫn các thủ tục cần lưu ý sau thành lập công ty, doanh nghiệp cho khách hàng…

4. Câu hỏi thường gặp khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty TNHH