Hồ sơ, thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh sang công ty cổ phần

Chuyển đổi hộ kinh doanh sang công ty cổ phần là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp huy động vốn, mở rộng hoạt động và nâng cao uy tín. Quy trình này đòi hỏi hồ sơ pháp lý đầy đủ và thủ tục tuân thủ nghiêm ngặt. VN Law Firm cung cấp dịch vụ tư vấn toàn diện, đảm bảo chuyển đổi nhanh chóng, hợp pháp với chi phí tối ưu.

1. Tại sao nên chuyển đổi hộ kinh doanh sang công ty cổ phàn?

Việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty cổ phần là một bước tiến vượt bậc, đánh dấu sự thay đổi từ một mô hình kinh doanh nhỏ lẻ sang một doanh nghiệp có quy mô lớn và khả năng phát triển không giới hạn. Đây là lựa chọn lý tưởng khi bạn có tham vọng mở rộng quy mô, huy động vốn lớn từ công chúng và chuẩn bị cho việc niêm yết trên thị trường chứng khoán. Lợi ích của việc chuyển đổi:

• Khả năng huy động vốn khổng lồ: Đây là lợi thế lớn nhất của công ty cổ phần. Thông qua việc phát hành cổ phiếu, công ty có thể huy động vốn từ một số lượng lớn các nhà đầu tư, bao gồm cả công chúng. Điều này giúp doanh nghiệp có được nguồn lực tài chính dồi dào để đầu tư vào các dự án lớn, mở rộng sản xuất, hay mua lại các doanh nghiệp khác.
• Hạn chế rủi ro tài chính: Tương tự như công ty TNHH, các cổ đông của công ty cổ phần chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn đã góp. Tài sản cá nhân của cổ đông được bảo vệ, không bị ảnh hưởng nếu công ty phá sản.
• Tăng cường uy tín và vị thế: Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân đầy đủ, được quản lý theo một hệ thống chặt chẽ, tạo sự tin cậy cao với đối tác, khách hàng và các tổ chức tài chính.
• Tính thanh khoản cao của vốn góp: Cổ phần trong công ty có thể được chuyển nhượng một cách tự do, giúp các cổ đông dễ dàng mua bán, trao đổi và rút vốn khi cần thiết (trừ một số hạn chế đối với cổ đông sáng lập trong giai đoạn đầu).
• Quản lý chuyên nghiệp và minh bạch: Cấu trúc quản lý của công ty cổ phần được quy định rõ ràng với Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc. Điều này đảm bảo sự minh bạch trong hoạt động và giúp công ty vận hành một cách chuyên nghiệp hơn.

2. Trình tự, hồ sơ và thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh sang công ty cổ phần

Trình tự, thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty cổ phần cơ bản gồm 03 bước sau: (i) Kiểm tra điều kiện đăng ký kinh doanh; (ii) Nộp hồ sơ, nhận kết quả đăng ký thành lập công ty và (iii) Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.

2.1. Kiểm tra các điều kiện đăng ký kinh doanh

Trước khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty cổ phần, những người sáng lập cần kiểm tra các điều kiện tiên quyết trước khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh như:

– Chủ thể thành lập và quản lý công ty: Theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020, mọi tổ chức, cá nhân đều có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam theo quy định, trừ một số trường hợp theo quy định pháp luật như: cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức; người chưa thành niên; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự…

– Loại hình đăng ký kinh doanh: Công ty cổ phần là doanh nghiệp, trong đó:

• Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần;
• Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chế số lượng tối đa;
• Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp;

– Tên công ty: Khi đặt tên công ty cổ phần cần tuân thủ quy định đặt tên tại Luật Doanh nghiệp 2020, cụ thể, tên tiếng Việt của công ty cổ phần bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau đây:

(i) Loại hình doanh nghiệp: Loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP”

(ii) Tên riêng: Được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

Lưu ý: Không đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với công ty, doanh nghiệp khác.

– Địa chủ trụ sở chính: Trụ sở chính của công ty phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của công ty và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính.

– Vốn điều lệ: là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập công ty cổ phần.

Lưu ý: Đối với một số ngành đặc thù yêu cầu mức vốn điều lệ tối thiểu khi đăng ký thì công ty phải đăng ký vốn điều lệ bằng hoặc lớn hơn mức quy định.

– Ngành nghề kinh doanh: Công ty dự kiến thành lập phải đăng ký mã ngành, nghề kinh doanh theo quy định tại Quyết định 27/2018/QĐ-TTg về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Lưu ý: Đối với các ngành, nghề kinh doanh thuộc danh mục ngành, nghề kinh doanh có điều kiện theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện kinh doanh theo quy định trước khi tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh.

2.2. Nộp hồ sơ và nhận kết quả đăng ký chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty cổ phần

2.2.1. Thành phần hồ sơ

Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty cổ phần bao gồm:

– Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (bản chính);

– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp công ty cổ phần (Mẫu số 4 Phụ lục I) ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC;

– Điều lệ công ty cổ phần;

– Danh sách cổ đông sáng lập công ty cổ phần (Mẫu số 7 Phụ lục I) ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC;

– Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (Mẫu số 8 Phụ lục I) ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC;

– Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có) (Mẫu số 10 Phụ lục I) ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC;

– Danh sách kê khai thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có) (Mẫu số 11 Phụ lục I) ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC;

– Bản sao các giấy tờ sau đây:

+ Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;

+ Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với cổ đông là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.

Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

+ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.

Lưu ý: Trường hợp cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2028/NĐ-CP thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.

2.2.2. Nơi nộp hồ sơ

Người thành lập công ty hoặc công ty hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo phương thức sau đây:

– Đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính;

– Đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính;

– Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

2.2.3. Thời hạn giải quyết

Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty cổ phần là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

2.2.4. Nhận kết quả

Sau khi hồ sơ đăng ký được chấp thuận bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền, công ty sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở để thực hiện chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh.

2.3. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Công ty sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và phải nộp phí theo quy định của pháp luật. Nội dung công bố bao gồm các nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các thông tin ngành, nghề kinh doanh.

3. Dịch vụ chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty cổ phần tại VN Law Firm

Dịch vụ chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty cổ phần tại VN Law Firm giúp quý khách hàng giảm khá nhiều thời gian và công sức. Đến với VN Law Firm bạn sẽ được cung cấp dịch vụ chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty cổ phần bao gồm:

• Tư vấn quy trình, thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty cổ phần;
• Tư vấn khách hàng chuẩn bị tài liệu cần thiết;
• Soạn thảo và thay mặt khách hàng nộp hồ sơ chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty cổ phần tại Phòng đăng ký kinh doanh;
• Theo dõi hồ sơ, bổ sung hoặc sửa chữa hồ sơ (nếu có) theo yêu cầu của chuyên viên;
• Thực hiện thủ tục công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp lên Cổng thông tin;
• Bàn giao giấy phép kinh doanh;
• Hướng dẫn các thủ tục cần lưu ý sau thành lập công ty, doanh nghiệp cho khách hàng…

4. Câu hỏi thường gặp khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty cổ phần