Hiện nay theo quy định của pháp luật thì trước khi Tòa án thụ lý vụ việc hành chính hay dân sự thì hoạt động hòa giải, đối thoại tại Tòa án là hoạt động được tiến hành bởi hòa giải viên với mục đích hỗ trợ các bên thỏa thuận với nhau để giải quyết vụ việc.
1. Thành phần hòa giải, đối thoại tại Tòa án
Căn cứ theo quy định tại Điều 25 Luật hòa giải đối thoại tại Tòa án 2020 quy định:
1. Thành phần phiên hòa giải, đối thoại gồm có:
a) Hòa giải viên;
b) Các bên, người đại diện, người phiên dịch;
c) Người được mời tham gia hòa giải, đối thoại trong trường hợp cần thiết.
2. Các bên có thể trực tiếp hoặc ủy quyền cho người đại diện tham gia hòa giải, đối thoại; đồng thời phải thông báo bằng văn bản về họ, tên, địa chỉ của người đại diện cho bên kia và Hòa giải viên biết. Đối với hòa giải việc ly hôn, các bên trong quan hệ vợ, chồng phải trực tiếp tham gia hòa giải.
Quyền và nghĩa vụ của người đại diện của các bên được xác định theo quy định của Bộ luật Dân sự.
3. Người bị kiện trong khiếu kiện hành chính có thể ủy quyền cho người đại diện tham gia đối thoại. Người đại diện theo ủy quyền phải có đầy đủ thẩm quyền để giải quyết khiếu kiện.
Theo như quy định trên chúng ta có thể thấy có những thành phần phiên hòa giải đối thoại tại tòa sẽ gồm có hòa giải viên; các bên, người đại diện, người phiên dịch và người được mời tham gia hòa giải, đối thoại trong trường hợp cần thiết. Như chúng ta đã biết thì hòa giải, đối thoại tại Tòa án là hoạt động do Hòa giải viên tiến hành trước khi Tòa án thụ lý vụ việc dân sự, vụ án hành chính nhằm mục đích để có thể thưc hiện các hoạt động hỗ trợ các bên thỏa thuận, thống nhất giải quyết vụ việc dân sự, khiếu kiện hành chính theo quy định của pháp luật đề ra cụ thể tại khoản 2, 3 Điều 2 Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án quy định. Trường hợp mà các bên thông qua hòa giải hoặc đối thoại, tự nguyện thỏa thuận, thống nhất về việc giải quyết một phần hoặc toàn bộ vụ việc dân sự, khiếu kiện hành chính thì được coi là hòa giải thành và đối thoại thành. Theo đó Tòa án ra Quyết định công nhận kết quả hòa giải thành, đối thoại thành là đương nhiên vì thế mà không phải ra thông báo thụ lý vụ việc theo quy định nữa vì hòa giải thành tức là không còn tranh chấp phát sinh.
Theo đó nếu hai bên hòa giải thành và đối thoại thành, Hòa giải viên sẽ tiến hành ghi nhận kết quả bằng biên bản với những nội dung hòa giải theo quy định. Trong trường hợp mà các bên có yêu cầu, Hòa giải viên chuyển toàn bộ tài liệu cùng biên bản hòa giải thành đến Tòa án có thẩm quyền theo quy định để ra Quyết định công nhận kết quả hòa giải thành, đối thoại thành. Bên cạnh đó hiện nay chúng ta thấy vẫn chưa có hướng dẫn về mẫu quyết định công nhận kết quả hòa giải thành và mẫu quyết định công nhận kết quả đối thoại thành chính vì thể nên khi Tòa án ban hành Quyết định còn thiếu thống nhất về căn cứ ban hành và nội dung quyết định.
2. Trình tự phiên hòa giải, đối thoại tại Tòa án
2.1. Nộp đơn khởi kiện, đơn yêu cầu, đơn khiếu kiện hành chính và Tòa án thụ lý đơn
Người khởi kiện, người yêu cầu gửi đơn khởi kiện, đơn yêu cầu giải quyết vụ việc dân sự, khiếu kiện hành chính kèm theo tài liệu, chứng cứ đến Tòa án có thẩm quyền giải quyết bằng các hình thức: Nộp trực tiếp, nộp thông qua dịch vụ bưu chính hoặc thông qua hình thức nộp trực tuyến tại Cổng thông tin điện tử của Tòa án.
Sau khi nhận đơn Tòa án tiến hành xem xét đơn trong 02 ngày làm việc ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn khởi kiện, đơn yêu cầu, đơn khiếu kiện hành chính. Nếu đơn thuộc thẩm quyền của Tòa án và không thuộc các trường hợp không hòa giải, đối thoại tại Tòa án theo quy định tại khoản 3, Điều 16 Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án thì Tòa án thông báo bằng văn bản cho người khởi kiện, người yêu cầu biết về quyền được lựa chọn hòa giải, đối thoại và lựa chọn Hòa giải viên.
2.2. Thực hiện lựa chọn hòa giải, đối thoại và lựa chọn Hòa giải viên của người khởi kiện, người yêu cầu
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của Tòa án, người khởi kiện, người yêu cầu gửi câu trả lời đồng ý hoặc không đồng ý cho Tòa án, trường hợp người khởi kiện, người yêu cầu trực tiếp đến Tòa án trình bày ý kiến thì Tòa án lập biên bản ghi nhận ý kiến; biên bản có chữ ký hoặc điểm chỉ của họ. Hết thời hạn này Tòa án xử lý như sau:
Thứ nhất, đồng ý: Tòa án phân công Thẩm phán phụ trách hòa giải, đối thoại thực hiện hòa giải, đối thoại. Trong 03 ngày làm việc, Thẩm phán phụ trách hòa giải, đối thoại chỉ định Hòa giải viên.
Thứ hai, không đồng ý: Tòa án chuyển đơn để xử lý theo quy định của pháp luật về tố tụng.
Thứ ba, hết thời hạn 3 ngày nhưng người khởi kiện, người yêu cầu chưa trả lời: Thông báo lại lần thứ hai cho người khởi kiện, người yêu cầu biết để thực hiện quyền lựa chọn hòa giải, đối thoại và lựa chọn Hòa giải viên. Người khởi kiện, người yêu cầu có thêm ba ngày để tiếp tục trả lời: Nếu đồng ý hoặc hết thời hạn này vẫn chưa trả lời thì Tòa án phân công Thẩm phán phụ trách hòa giải, đối thoại và trong vòng 03 ngày Thẩm phán phụ trách chỉ định Hòa giải viên tiến hành hòa giải. Sau đó, Tòa án thông báo bằng văn bản về việc chuyển vụ việc sang hòa giải, đối thoại và văn bản chỉ định Hòa giải viên cho Hòa giải viên, người khởi kiện, người yêu cầu, người bị kiện, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, Tòa án nhân dân cấp huyện khác nếu Hòa giải viên của Tòa án nhân dân cấp huyện khác.
2.3. Thực hiện quyền lựa chọn hòa giải, đối thoại tại Tòa án và lựa chọn Hòa giải viên của người bị kiện
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của Tòa án người bị kiện phải trả lời Tòa án đồng ý hoặc không đồng ý, hết thời hạn này sẽ xử lý như sau:
Thứ nhất, người bị kiện đồng ý hoặc không trả lời Tòa án: Hòa giải viên tiến hành hòa giải, đối thoại.
Thứ hai, người bị kiện không đồng ý: Tòa án chuyển đơn để xử lý theo quy định của pháp luật về tố tụng.
Thứ ba, người bị kiện đề nghị thay đổi Hòa giải viên: Thẩm phán phụ trách hòa giải, đối thoại chỉ định Hòa giải viên khác nếu người bị kiện đề nghị thay đổi Hòa giải viên.
2.4. Hòa giải viên tiến hành hòa giải và lập biên bản ghi nhận kết quả hòa giải, đối thoại tại Tòa án
Thời hạn hòa giải, đối thoại là 20 ngày kể từ ngày Hòa giải viên được chỉ định; đối với vụ việc phức tạp, thời hạn này có thể được kéo dài nhưng không quá 30 ngày. Các bên có thể thống nhất kéo dài thời hạn hòa giải, đối thoại, nhưng không quá 02 tháng.
Chậm nhất là 05 ngày trước ngày mở phiên hòa giải, đối thoại Hòa giải viên ấn định thời gian, địa điểm tiến hành phiên hòa giải, đối thoại và thông báo cho các bên, người đại diện, người phiên dịch. Việc thông báo có thể thực hiện bằng văn bản hoặc hình thức khác thuận tiện cho các bên. Khi đến thời hạn ấn định, Hòa giải viên tiến hành tổ chức phiên họp và lập biên bản ghi nhận kết quả hòa giải, đối thoại tại Tòa án.
Khi các bên đạt được sự thỏa thuận, thống nhất với nhau về việc giải quyết toàn bộ hoặc một phần vụ việc dân sự, khiếu kiện hành chính, Hòa giải viên ấn định thời gian, địa điểm mở phiên họp ghi nhận kết quả hòa giải, đối thoại. Phiên họp ghi nhận kết quả hòa giải, đối thoại có thể được tổ chức ngay sau phiên hòa giải, đối thoại hoặc vào thời gian phù hợp khác. Trường hợp hoãn phiên họp ghi nhận kết quả hòa giải, đối thoại tại Tòa án thì thời hạn tối đa là 07 ngày, sau đó Hòa giải viên tiếp tục mở lại phiên họp ghi nhận kết quả hòa giải, đối thoại tại Tòa án.
Sau khi lập biên bản ghi nhận kết quả hòa giải, biên bản ghi nhận kết quả đối thoại, Hòa giải viên chuyển biên bản cùng tài liệu kèm theo cho Tòa án có thẩm quyền giải quyết vụ việc dân sự, khiếu kiện hành chính để ra quyết định công nhận kết quả hòa giải thành, đối thoại thành trong trường hợp các bên có yêu cầu.
2.5. Quyết định công nhận hoặc không công nhận công nhận kết quả hòa giải thành, đối thoại thành
Thời hạn chuẩn bị ra quyết định công nhận kết quả hòa giải thành, đối thoại thành là 15 ngày kể từ ngày Tòa án nhận được biên bản và tài liệu kèm theo.
Như vậy để có thể tiến hành hòa giải giữa các bên với nhau cần thực hiện theo trình tự phiên hòa giải, đối thoại tại Tòa án và luu ý thực hiện theo đúng thời hạn giải quyết theo pháp luật quy định.
