Chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp có được coi là chi phí hợp lý?

Khi chuẩn bị thành lập doanh nghiệp, nhà đầu tư thường quan tâm đến 2 vấn đề: hợp đồng trước thành lập doanh nghiệp và chi phí trước thành lập doanh nghiệp.

1. Hợp đồng trước thành lập doanh nghiệp

Trước khi thành lập doanh nghiệp, người thành lập không tránh khỏi phải thực hiện một số giao dịch để chuẩn bị cho việc thành lập và hoạt động, trong đó, một số giao dịch bắt buộc phải được lập thành văn bản. Vậy giá trị pháp lý của những hợp đồng được ký trước khi thành lập doanh nghiệp là như thế nào?

Người thành lập doanh nghiệp được ký các loại hợp đồng phục vụ cho việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp trước và trong quá trình đăng ký doanh nghiệp (ví dụ như: hợp đồng thuê/mua nhà, hợp đồng thuê/mua trang thiết bị, hợp đồng quảng cáo…).

Tuy nhiên, do doanh nghiệp chưa thành lập nên hậu quả pháp lý của việc ký kết hợp đồng trước khi thành lập doanh nghiệp có thể xảy ra hai trường hợp: doanh nghiệp được thành lập và doanh nghiệp không được thành lập.

– Nếu doanh nghiệp được cấp giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: lúc này, doanh nghiệp phải tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng, các bên phải thực hiện việc chuyển giao quyền, nghĩa vụ theo hợp đồng theo quy định của Bộ luật Dân sự, trừ trường hợp các bên hợp đồng có thỏa thuận khác.

– Nếu doanh nghiệp không được cấp giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: người ký kết hợp đồng chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng, trường hợp có người khác tham gia thành lập doanh nghiệp thì cùng liên đới chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng đó.

Để hạn chế rủi ro, những nhà đầu dự định thành lập doanh nghiệp nên thỏa thuận cụ thể với nhau về nghĩa vụ pháp lý phát sinh từ việc ký hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp không được thành lập.

2. Chi phí trước thành lập doanh nghiệp

Để thành lập doanh nghiệp và chuẩn bị cho quá trình hoạt động có thể phát sinh các chi phí sau:

– Chi phí thành lập doanh nghiệp như chi phí thuê trụ sở, chi phí mua trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động kinh doanh, …

– Chi phí thuê và đào tạo nhân viên, …

– Chi phí quảng cáo

…

– Lệ phí nộp hồ sơ tại Sở kế hoạch – Đầu tư:

Vậy, những khoản chi phí này có phải là chi phí hợp lý của doanh nghiệp và có được khấu trừ thuế (nếu có) không?

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:

Trừ các khoản chi không được trừ, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

– Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

– Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

– Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Đồng thời, theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư số 45/2013/TT-BTC:

Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp, … không phải là tài sản cố định vô hình mà được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp trong thời gian tối đa không quá 3 năm theo quy định của Luật thuế TNDN.

Ngoài ra, căn cứ điểm b khoản 12 Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC: Do đó, đối với các khoản chi phí phát sinh trước khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ theo quy định (giấy thỏa thuận giữa các sáng lập viên, giấy ủy quyền, hợp đồng, hóa đơn, chứng từ đứng tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền), phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì được hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, chi phí được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh, tối đa không quá 3 năm kể từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động.

12. Cơ sở kinh doanh được kê khai, khấu trừ thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào dưới hình thức ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác mà hóa đơn mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền bao gồm các trường hợp sau đây:

b) Trước khi thành lập doanh nghiệp, các sáng lập viên có văn bản ủy quyền cho tổ chức, cá nhân thực hiện chi hộ một số khoản chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp, mua sắm hàng hóa, vật tư thì doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn GTGT đứng tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền và phải thực hiện thanh toán cho tổ chức, cá nhân được ủy quyền qua ngân hàng đối với những hóa đơn có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên.

Theo hướng dẫn nêu trên, trường hợp trước khi thành lập doanh nghiệp, các sáng lập viên của doanh nghiệp có văn bản ủy quyền cho bên thứ ba (gọi tắt là các tổ chức, cá nhân được ủy quyền) thực hiện chi hộ một số khoản chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp, mua sắm hàng hóa, vật tư thì với các hóa đơn mua hàng mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền, doanh nghiệp không phải điều chỉnh hóa đơn (thông tin đơn vị mua hàng) và được coi là chứng từ hợp lý, hợp lệ để hạch toán vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân nếu các hóa đơn này đáp ứng đủ điều kiện nêu trên.

Cũng căn cứ theo những quy định trên, doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo các hóa đơn giá trị gia tăng đứng tên tổ chức/cá nhân được ủy quyền. Doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán cho tổ chức, cá nhân được ủy quyền qua ngân hàng đối với những hóa đơn có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên.

Trường hợp các khoản chi phí phát sinh trước khi được cấp giấy phép thành lập nhưng không có văn bản ủy quyền cho tổ chức, cá nhân thực hiện chi hộ và không đảm bảo hóa đơn, chứng từ theo quy định, thì doanh nghiệp không được kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và không được hạch toán chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.