Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần.
1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được quy định như thế nào?
1.1. Quy định về cuộc họp Đại hội đồng cổ đông
Theo Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về cuộc họp Đại hội đồng cổ đông như sau:
– Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường. Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.
– Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
1.2. Các vấn đề thảo luận và thông qua trong cuộc họp đại hội đồng cổ đông thường niên
Đại hội đồng cổ đông thường niên thảo luận và thông qua các vấn đề sau đây:
– Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
– Báo cáo tài chính hằng năm;
– Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;
– Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
– Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên;
– Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;
– Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.
2. Triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông được thực hiện như thế nào?
Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thường niên và bất thường. Hội đồng quản trị triệu tập họp bất thường Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây:
(i) Hội đồng quản trị xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty;
(ii) Số lượng thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật;
(iii) Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật này;
(iv) Theo yêu cầu của Ban kiểm soát;
(iv) Trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày xảy ra trường hợp quy định tại (ii) hoặc nhận được yêu cầu triệu tập họp quy định tại (iii) và (iv). Trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và các thành viên Hội đồng quản trị phải bồi thường thiệt hại phát sinh cho công ty.
Trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định trên thì trong thời hạn 30 ngày tiếp theo, Ban kiểm soát thay thế Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định của Luật này. Trường hợp Ban kiểm soát không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định thì Ban kiểm soát phải bồi thường thiệt hại phát sinh cho công ty.
Trường hợp Ban kiểm soát không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định trên thì cổ đông hoặc nhóm cổ đông theo quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật này có quyền đại diện công ty triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định của Luật này.
Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải thực hiện các công việc sau đây:
– Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp;
– Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông;
– Lập chương trình và nội dung cuộc họp;
– Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp;
– Dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp; danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;
– Xác định thời gian và địa điểm họp;
– Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp theo quy định của Luật này;
– Công việc khác phục vụ cuộc họp.
3. Quy trình tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 để tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong công ty cổ phần trải qua các bước cơ bản sau:
Bước 1: Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông
Theo quy định tại Điều 141 Luật Doanh nghiệp 2020, danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn.
Bước 2: Mời họp Đại hội đồng cổ đông
Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ liên lạc của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp.
Thông báo mời họp được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty; trường hợp công ty xét thấy cần thiết thì đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương theo quy định của Điều lệ công ty.
