Hồ sơ, thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty

Việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty là bước phát triển quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô, nâng cao uy tín và hưởng các ưu đãi về thuế, vay vốn. Tuy nhiên, quá trình này đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải nắm rõ thủ tục pháp lý để đảm bảo việc chuyển đổi diễn ra thuận lợi. Bài viết này LawFirm.Vn sẽ hướng dẫn chi tiết hồ sơ và các bước thực hiện chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty theo quy định hiện hành.

1. Tại sao nên chuyển đổi hộ kinh doanh sang công ty?

Chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty mang lại nhiều lợi ích quan trọng, đặc biệt khi quy mô kinh doanh mở rộng.

– Công ty có tư cách pháp nhân, giúp hạn chế rủi ro tài chính vì chủ sở hữu chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn góp, khác với hộ kinh doanh phải chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản cá nhân.

– Công ty dễ dàng huy động vốn từ ngân hàng, nhà đầu tư hoặc phát hành cổ phiếu, trong khi hộ kinh doanh gặp khó khăn trong tiếp cận nguồn vốn lớn.

– Hình ảnh công ty chuyên nghiệp hơn, tạo niềm tin với đối tác và khách hàng, đồng thời có cơ hội tham gia các dự án lớn hoặc hợp tác quốc tế.

– Công ty được hưởng nhiều ưu đãi thuế, chi phí được khấu trừ hợp lý, trong khi hộ kinh doanh chịu thuế cá nhân cao hơn.

– Việc chuyển đổi giúp quản lý kinh doanh bài bản hơn với cơ cấu tổ chức rõ ràng, dễ dàng mở rộng thị trường.

Tóm lại, chuyển sang mô hình công ty là bước phát triển tất yếu để tăng tính cạnh tranh và phát triển bền vững.

2. Trình tự, hồ sơ và thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty

Trình tự, thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty cơ bản gồm 03 bước sau: (i) Kiểm tra điều kiện đăng ký kinh doanh; (ii) Nộp hồ sơ, nhận kết quả đăng ký thành lập công ty, doanh nghiệp và (iii) Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.

2.1. Kiểm tra các điều kiện đăng ký kinh doanh

Trước khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty, (những) người sáng lập cần kiểm tra các điều kiện tiên quyết trước khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh như:

– Chủ thể thành lập và quản lý công ty, doanh nghiệp: Theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020, mọi tổ chức, cá nhân đều có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam theo quy định, trừ trường hợp theo quy định pháp luật.

– Loại hình đăng ký kinh doanh: Theo quy định của pháp luật Việt Nam, hiện nay có 05 loại hình doanh nghiệp, bao gồm: Doanh nghiệp tư nhân; Công ty hợp danh; Công ty TNHH một thành viên; Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty cổ phần.

– Tên công ty/doanh nghiệp: Khi đặt tên công ty, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định đặt tên tại Luật Doanh nghiệp 2020, không đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với công ty, doanh nghiệp khác.

– Địa chủ trụ sở chính: Trụ sở chính của công ty, doanh nghiệp phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính.

– Vốn điều lệ: là tổng giá trị tài sản do các thành viên công ty, chủ sở hữu công ty đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập công ty cổ phần.

Lưu ý: Đối với một số ngành đặc thù yêu cầu mức vốn điều lệ tối thiểu khi đăng ký thì công ty, doanh nghiệp phải đăng ký vốn điều lệ bằng hoặc lớn hơn mức quy định.

– Ngành nghề kinh doanh: Công ty, doanh nghiệp dự kiến thành lập phải đăng ký mã ngành, nghề kinh doanh theo quy định tại Quyết định 27/2018/QĐ-TTg về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Lưu ý: Đối với các ngành, nghề kinh doanh thuộc danh mục ngành, nghề kinh doanh có điều kiện theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện kinh doanh theo quy định trước khi tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh.

2.2. Nộp hồ sơ và nhận kết quả đăng ký chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty

2.2.1. Thành phần hồ sơ

Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty bao gồm:

– Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (bản chính);

– Giấy tờ tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp (Cụ thể: Doanh nghiệp tư nhân; Công ty hợp danh; Công ty TNHH một thành viên; Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty cổ phần);

– Bản sao văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài (đối với trường hợp doanh nghiệp được chuyển đổi từ hộ kinh doanh có nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài tham gia góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư)

– Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật.

2.2.2. Nơi nộp hồ sơ

Người thành lập công ty hoặc công ty hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo phương thức sau đây:

– Đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính;

– Đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính;

– Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

2.2.3. Thời hạn giải quyết

Thời hạn giải quyết hồ sơ chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

2.2.4. Nhận kết quả

Sau khi hồ sơ đăng ký được chấp thuận bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền, công ty sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh gửi thông tin về việc thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở.

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã gửi thông tin về việc chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh cho Cơ quan thuế và ra thông báo về việc hộ kinh doanh đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, chuyển tình trạng pháp lý của hộ kinh doanh sang tình trạng đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động.

Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông tin cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã khi hộ kinh doanh đã hoàn thành nghĩa vụ thuế. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin của Cơ quan thuế về việc hộ kinh doanh hoàn thành nghĩa vụ thuế, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã chuyển tình trạng pháp lý của hộ kinh doanh sang tình trạng đã chấm dứt hoạt động trong Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh.

2.3. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Công ty sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và phải nộp phí theo quy định của pháp luật. Nội dung công bố bao gồm các nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các thông tin ngành, nghề kinh doanh.

3. Dịch vụ chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty tại VN Law Firm

Dịch vụ chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty tại VN Law Firm giúp quý khách hàng giảm khá nhiều thời gian và công sức. Đến với VN Law Firm bạn sẽ được cung cấp dịch vụ chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty bao gồm:

• Tư vấn quy trình, thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty;
• Tư vấn khách hàng chuẩn bị tài liệu cần thiết;
• Soạn thảo và thay mặt khách hàng nộp hồ sơ chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty, doanh nghiệp tại Phòng đăng ký kinh doanh;
• Theo dõi hồ sơ, bổ sung hoặc sửa chữa hồ sơ (nếu có) theo yêu cầu của chuyên viên;
• Thực hiện thủ tục công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp lên Cổng thông tin;
• Bàn giao giấy phép kinh doanh;
• Hướng dẫn các thủ tục cần lưu ý sau thành lập công ty, doanh nghiệp cho khách hàng…

4. Câu hỏi thường gặp khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty