Định khoản khi mua hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ như thế nào? Có thể còn nhiều kế toán, đặc biệt kế toán mới vào nghề đang rất cần được biết. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn kiến thức về định khoản khi mua hàng hóa. Cùng LawFirm.Vn tìm hiểu nhé!
1. Hồ sơ cần thiết thực hiện định khoản khi mua hàng hóa
Hồ sơ, chứng từ, hóa đơn là những căn cứ để lập định khoản, vì vậy không được thiếu những loại giấy tờ sau:
– Hợp đồng mua bán hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
– Hóa đơn mua hàng (hóa đơn GTGT).
– Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng/Phiếu chi tiền mặt/UNC Chuyển tiền qua Ngân hàng.
– Phiếu xuất kho của người bán từng lần (hóa đơn về sau hàng).
– Phiếu thu tiền của người bán
2. Định khoản trường hợp hàng hóa về cùng hóa đơn
Mua ngoài:
Trong nước:
Nợ TK 152 “mua NVL”
Nợ TK 153 “mua CCDC”
Nợ TK 156 “mua hàng hoá để bán”
Nợ TK 1331 “Thuế GTGT đầu vào”
Có TK 111, 112, 331 : Tổng thanh toán
Nhập khẩu: Nợ TK 152, 153, 156
Có TK 3332 (thuế TTĐB nếu có)
Có TK 3333 (thuế nhập khẩu nếu có)
Có TK 331 (số tiền chưa thanh toán)
Nợ TK 13312
Có TK 33312 (thuế GTGT hàng nhập khẩu)
Mua ngoài xảy ra 2 trường hợp:
– Trường hợp 1: Hàng thiếu so với ghi trong hóa đơn. Trong trường hợp này, kế toán cần ghi chép lại số lượng hàng hóa thực nhận (để đảm bảo có thể có người cùng kiểm tra, chứng kiến) và tiến hành lập biên bản để làm căn cứ xử lý, báo với bên bán hàng.
Nợ TK 152, 153, 156: Số hàng thực nhận
Nợ TK 1331: Theo hoá đơn
Nợ TK 1381: Số hàng thiếu
Có TK 331: Theo HĐ
Xử lý:
+ Nếu người bán giao tiếp số hàng thiếu
Nợ TK 152. 153. 156: hàng thiếu
Có TK 1381
+ Nếu người bán không còn hàng để giao lại cho người mua
Nợ TK 331, 111, 112
Có TK 1381: tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 1331
+ Không rõ lý do.
Quy trách nhiệm: Nợ TK 1388 ( chờ xử lý)
Nợ TK 334 ( trừ lương)
Nợ TK 811 ( chi phí khác)
Có TK 1381
– Trường hợp 2: Hàng thừa so với ghi trong hóa đơn. Kế toán cần ghi chép lại toàn bộ số hàng thừa, lập biên bản để xử lý => nhập toàn bộ số hàng thừa.
Nợ TK 152, 153, 156: Toàn bộ số hàng đã nhận
Nợ TK 1331: GTGT theo hoá đơn
Có TK 3388: Số hàng thừa
Có TK 331: Số tiền thanh toán theo hoá đơn
Xử lý: + TK 3388 “Phải trả, phải nộp khác
Trả lại người bán: Nợ TK 3388
Có TK 152, 153, 156 (hàng thừa)
Mua lại: Nợ TK 3388
Nợ TK 1331
Có TK 331 (số hàng thừa)
+ Yêu cầu người bán viết hoá đơn bổ sung với điều kiện là bổ sung số hàng hoá trên theo biên bản đã ký kết
Không rõ lý do: Nợ TK 3388
Có TK 711
* Nhập theo số hàng thực nhận:
Nợ TK 152, 153, 156 : theo hoá đơn
Nợ TK 1331 theo hoá đơn
Có TK 331 theo hoá đơn
Nợ TK 002: giữ hộ (ghi ngoài bảng ko ghi sổ )
=> Xử lý: a Mua lại : Nợ TK 152, 153, 156
Nợ TK 1331 ( người bán viết HĐ bổ sung)
Có TK 331
Trả lại: Có TK 002
Không rõ lý do: Nợ TK 152, 153, 156
Có TK 711 (theo giá tương đương)
3. Định khoản trường hợp hàng về nhưng hóa đơn chưa về
– Trường hợp hóa đơn không về cùng hàng hóa, buộc phải dùng phiếu xuất kho để làm căn cứ nhập kho cho hàng hóa theo giá tạm tính.
- Ví dụ: Nếu là kế toán của bên bán hàng khi viết phiếu xuất kho viết theo giá bán chưa có thuế Nợ TK 152. 153, 156 (Theo giá tạm tính chưa thuế)Có TK 331
– Trường hợp hóa đơn chưa về cùng hàng hóa nhưng sẽ về trong tháng thì kế toán vẫn ghi sổ bình thường. Nếu sang tháng hóa đơn mới về thì kế toán điều chỉnh bút toán trên bằng 1 trong 2 cách sau:
- Cách 1: Xoá giá tạm tính = bút toán đỏ rồi ghi giá thực tế = bút toán thường.
Nội dung ghi: Huỷ bút toán ghi ngày …. Theo phiếu xuất kho…
Nợ TK 152, 153, 156
Nợ TK 1331
Có TK 331
- Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ
Trường hợp nếu giá tạm tính > giá thực tế
Hoặc bút toán thường ( giá tạm tính < giá thực tế )
Nợ TK 1331 bổ sung thuế GTGT
Có TK 331
Ví dụ: Công ty X mua hàng hóa ngày 22/10 nhưng chưa có hoá đơn. Đơn vị bán hàng ra ngày 23/4 và đã viết hoá đơn cho khách. Đến 1/11 hoá đơn bên bán mới gửi về công ty X ghi 1/11. Kế toán xử lý thế nào?
=> Xử lý:
Mua hàng ngày 22/10 chưa hoá đơn -> yêu cầu viết hoá đơn cho ngày 22/10. Khi bên bán nói bên mua chưa thanh toán tiền thì chưa viết hoá đơn -> Bên mua yêu cầu bên bán viết hoá đơn nhưng chưa xé ra khỏi cuống khi nào có thanh toán tiền thì xé hoá đơn ra là được, còn nếu trong trường hợp viết hoá đơn ngày 1/11 thì yêu cầu bên bán ghi phần nội dung là hoá đơn tiền hàng theo phiếu xuất kho số…. Nếu trong trường hợp bên bán viết hoá đơn mà bên mua không lấy thì đã xé hoá đơn ra rồi thì vẫn kẹp hoá đơn lại và lập biên bản ghi là bên mua không chấp nhận lấy hoá đơn.
4. Định khoản trường hợp hàng về trước hàng về sau
– Theo quyết định 15:
Nợ TK 151 (Hàng đang đi đường )
Nợ TK 1331
Có TK 111, 112, 331
– Hàng về:
Nợ TK 152, 153, 156
Có TK 151
– Ngoài ra, theo Quyết định 48 sẽ không hạch toán qua TK 151, khi hàng đang đi đường thì kế toán vẫn hạch toán vào kho để làm cơ sở xuất hoá đơn khi người mua cần hoặc có thể đưa vào TK 151 nhưng phải có giải trình.
– Đối với hàng hóa nhập khẩu tuyệt đối không được xuất bán trước khi chưa có hàng.
Xem thêm: Định khoản tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng theo thông tư 107
Xem thêm: Định khoản tài khoản 113 – Tiền đang chuyển theo Thông tư 107
Xem thêm: Định khoản tài khoản 138 – Phải thu khác theo thông tư 107
