Các cuộc họp của Hội đồng quản trị phải được lập thành biên bản với những nội dung chính bắt buộc phải có và lưu giữ theo quy định của pháp luật.
1. Mẫu Biên bản họp của Hội đồng quản trị
| (TÊN DOANH NGHIỆP) ———- | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| Số: … | …, ngày … tháng … năm … |
BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Về việc ……………………………………..
Hôm nay, vào lúc ……….. (thời gian bắt đầu cuộc họp) ngày …/…/…………………
………………………………………(Tên doanh nghiệp) (Sau đây gọi tắt là Công Ty)
Mã số doanh nghiệp: ……………… do …………………cấp ngày……………………
Địa chỉ trụ sở chính tại: ………………………………………………………………….
Tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị của Công Ty tại địa chỉ:
……………………………………………………………………………………………..
I. THÀNH PHẦN THAM DỰ
Hội đồng quản trị công ty gồm có …….. (số lượng thành viên Hội đồng quản trị) thành viên, trong đó, có ………………… thành viên có mặt và tham dự cuộc họp, đạt tỷ lệ …… % gồm các Ông/Bà sau:
- Ông / Bà ……………………………– Chủ tịch Hội đồng quản trị;
- Ông / Bà ……………………………….. – Thành viên Hội đồng quản trị;
- Ông / Bà ……………………….. – Thành viên Hội đồng quản trị;
- Ông / Bà ……………………….. – Thành viên Hội đồng quản trị;
- …………………………………………………………………………………………..
Ngoài ra gồm có:
-…………………. (Các thành viên khác được mời tham dự – Nếu có)
Chủ tọa cuộc họp: Ông/Bà ……………………………………………
Thư ký cuộc họp: Ông/Bà …………………………………………….
Ông / Bà …………………… (Chủ tọa) tuyên bố cuộc họp hội đồng quản trị được tiến hành do đủ điều kiện theo quy định tại Khoản 8 điều 153 Luật doanh nghiệp 2014 và Điều lệ Công ty.
II. MỤC ĐÍCH, CHƯƠNG TRÌNH VÀ NỘI DUNG CUỘC HỌP
1. Mục đích: Cuộc họp Hội đồng quản trị được triệu tập để thảo luận, biểu quyết thông qua các vấn đề thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị.
2. Thời gian: Từ ……………..giờ đến …………….. giờ
3. Nội dung cuộc họp: Cuộc họp bàn về việc …………………………………………………
III. CÁC VẤN ĐỀ ĐƯỢC THẢO LUẬN VÀ BIỂU QUYẾT TẠI CUỘC HỌP
Hội đồng quản trị thống nhất việc ……( tên vấn đề thảo luận tại cuộc họp)
……………………………………………………………………………………………
Hội đồng quản trị giao Chủ tịch Hội đồng quản trị công ty và các thành viên có liên quan thực hiện các thủ tục pháp lý có liên quan tới việc ……(tên vấn đề thảo luận tại cuộc họp) theo quy định của Điều lệ công ty và quy định của pháp luật.
IV. Ý KIẾN CỦA CÁC THÀNH VIÊN DỰ HỌP
Các thành viên dự họp hoàn toàn …………. (đồng ý/không đồng ý) với nội dung nêu trên.
V. KẾT QUẢ BIỂU QUYẾT
Hội đồng quản trị tổ chức biểu quyết việc …. ……(tên vấn đề thảo luận tại cuộc họp) tại cuộc họp và kết quả đạt được như sau:
– Số phiếu tán thành: …… phiếu/ phiếu, đạt tỷ lệ ……..% trên tổng số phiếu biểu quyết của thành viên dự họp.
– Số phiếu không tán thành: …………..phiếu/ phiếu, đạt tỷ lệ ……% trên tổng số phiếu biểu quyết của thành viên dự họp.
– Không có ý kiến: ……………. phiếu, đạt tỷ lệ ………..% trên tổng số phiếu biểu quyết của thành viên dự họp.
VI. CÁC VẤN ĐỀ ĐƯỢC THÔNG QUA TẠI CUỘC HỌP
Căn cứ kết quả biểu quyết, Hội đồng quản trị thông qua các nội dung sau:
Thông qua quyết định …… (tên vấn đề thảo luận tại cuộc họp) với nội dung nêu trên
Cuộc họp kết thúc vào lúc ……. giờ ……… phút cùng ngày. Biên bản này được lập trước khi kết thúc cuộc họp này và được lập thành ………. bản gốc bằng tiếng Việt có giá trị pháp lý ngang nhau. Các thành viên dự họp không có ý kiến gì thêm. Thư ký cuộc họp đã đọc cho tất cả các thành viên dự họp nghe đầy đủ nội dung của biên bản này
| CHỦ TỌA (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) | THƯ KÝ (Ký và ghi rõ họ tên) |
| CÁC THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ DỰ HỌP (Ký và ghi rõ họ tên) | |
Biên bản họp Hội đồng quản trị:
2. Hình thức của biên bản họp hội đồng quản trị
Các cuộc họp của hội đồng quản trị trong công ty cổ phần phải được lập thành biên bản với đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật.
Biên bản họp hội đồng quản trị phải tuân thủ quy định về hình thức của pháp luật có liên quan và có thể ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn việc sử dụng ngôn ngữ của biên bản bằng tiếng Việt hoặc có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài nếu có nhu cầu.
3. Nội dung của biên bản họp hội đồng quản trị
Biên bản họp phải có các nội dung chính sau đây:
– Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
– Thời gian, địa điểm họp;
– Mục đích, chương trình và nội dung họp;
– Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;
– Vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;
– Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;
– Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
– Vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;
– Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 158 Luật Doanh nghiệp 2020.
