1. Hành nghề công chứng là gì?
Hành nghề công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm:
– Phòng Công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập;
– Văn phòng công chứng do các công chứng viên thành lập.
2. Điều kiện thành lập Văn phòng công chứng
– Do ít nhất hai công chứng viên thành lập.
– Được thành lập theo loại hình công ty hợp danh, các công chứng viên thành lập là thành viên hợp danh và không có thành viên góp vốn;
– Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
– Tên gọi của văn phòng công chứng:
+ Cấu trúc: Văn phòng công chứng + Họ tên Trưởng Văn phòng (hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác theo thỏa thuận giữa các thành viên hợp danh);
+ Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
– Trụ sở của văn phòng công chứng:
+ Có địa chỉ cụ thể;
+ Có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định tại Nghị định 152/2017/NĐ-CP;
+ Có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.
3. Thủ tục đăng ký thành lập và đăng ký hoạt động văn phòng công chứng
Để hoạt động hành nghề công chứng, văn phòng công chứng phải thực hiện thủ tục đăng ký thành lập, sau đó đăng ký hoạt động.
3.1. Đăng ký thành lập văn phòng công chứng
3.1.1. Thành phần hồ sơ
– Đơn đề nghị thành lập văn phòng công chứng (theo Mẫu TP-CC-08 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BTP);
– Đề án thành lập văn phòng công chứng nêu rõ: sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.
– Bản sao Quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.
3.1.2. Nơi nộp hồ sơ
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở
3.1.3. Thời hạn giải quyết
20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
3.2. Đăng ký hoạt động văn phòng công chứng
3.2.1. Thời hạn thực hiện
90 ngày kể từ ngày Văn phòng công chứng nhận được Quyết định cho phép thành lập;
3.2.2. Thành phần hồ sơ
– Đơn đăng ký hoạt động (theo Mẫu TP-CC-09 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BTP);
– Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập;
– Hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có).
3.2.3. Nơi nộp hồ sơ
Sở Tư pháp nơi ra quyết định cho phép thành lập.
3.2.4. Thời hạn giải quyết
10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ
Một số lưu ý:
– Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.
– Trong 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động, văn phòng công chứng phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về:
+ Tên gọi, địa chỉ trụ sở của văn phòng công chứng;
+ Họ, tên, số quyết định bổ nhiệm của công chứng viên hành nghề tại văn phòng công chứng;
+ Số, ngày, tháng, năm cấp giấy đăng ký hoạt động, nơi đăng ký hoạt động và ngày bắt đầu hoạt động.
– Văn phòng công chứng phải lập và lưu trữ các loại sổ sau:
+ Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch (theo Mẫu TP-CC-27 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BTP);
+ Sổ công chứng bản dịch (theo Mẫu TP-CC-28 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BTP);
+ Sổ theo dõi việc sử dụng lao động (theo Mẫu TP-CC-29 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BTP).
+ Sổ văn thư, lưu trữ, sổ về kế toán, tài chính và các loại sổ khác theo quy định của pháp luật có liên quan.
