Thủ quỹ đóng vai trò quan trọng trong vấn đề quản lý tài chính trong doanh nghiệp. Vậy thủ quỹ có được làm kế toán không? Cùng LawFirm.Vn tìm hiểu chi tiết qua bài viết này nhé!
1. Sự khác nhau giữa thủ quỹ và kế toán
Thủ quỹ và kế toán đều đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp, nhưng họ có các nhiệm vụ và phạm vi công việc khác nhau.
Thủ quỹ | Kế toán | |
Nhiệm vụ | Chịu trách nhiệm trực tiếp về việc quản lý tiền mặt và các chứng từ tài chính liên quan. Thủ quỹ thường thực hiện các hoạt động thu chi tiền mặt và đối chiếu sổ quỹ. | Chịu trách nhiệm ghi chép, phân tích và báo cáo tài chính của toàn bộ doanh nghiệp. Kế toán thực hiện các công việc như ghi nhận các giao dịch kinh tế, lập báo cáo tài chính, kiểm toán nội bộ và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý liên quan. |
Phạm vi công việc | Thường tập trung vào việc quản lý tiền mặt, séc và các phiếu thu, chi. | Phạm vi công việc rộng hơn bao gồm ghi nhận tất cả các giao dịch tài chính, lập báo cáo tài chính, phân tích tài chính và quản lý tài sản. |
Trách nhiệm | Thường làm việc trực tiếp với tiền mặt và các chứng từ tài chính ngắn hạn. | Thường làm việc với các sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và các vấn đề tài chính dài hạn. |
Tóm lại, sự khác biệt chính nằm ở phạm vi công việc: thủ quỹ tập trung vào tiền mặt và các giao dịch thu chi tiền mặt, trong khi kế toán có phạm vi rộng hơn, bao gồm việc ghi chép tất cả các giao dịch kinh tế và lập báo cáo tài chính.
2. Thủ quỹ có được làm kế toán không?
Một trong những hành vi bị nghiêm cấm tại Điều 13 Luật Kế toán 2015 là:
Người có trách nhiệm quản lý, điều hành đơn vị kế toán kiêm làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ, trừ doanh nghiệp tư nhân và công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu.
Ngoài ra, Điều 52 Luật này (được hướng dẫn cụ thể tại Điều 19 Nghị định 174/2016/NĐ-CP) có quy định các trường hợp không được làm kế toán. Trong đó bao gồm trường hợp :
“Người đang làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người được giao nhiệm vụ thường xuyên mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán, trừ trường hợp trong cùng doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu và các doanh nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.”
Như vậy, thủ quỹ có được kiêm nhiệm vị trí kế toán không còn tùy thuộc vào loại hình công ty.
Đối với doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu và các doanh nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ thì thủ quỹ được phép kiêm nhiệm vị trí kế toán.
Đối với các loại hình doanh nghiệp khác, thủ quỹ kiêm nhiệm vị trí kế toán là hành vi bị nghiêm cấm, nếu vi phạm sẽ bị xử phạt theo quy định.
Thủ quỹ và kế toán là hai vị trí có vai trò và trách nhiệm riêng biệt trong một tổ chức, không nên để một người kiêm nhiệm cả hai nhằm đảm bảo tính minh bạch và trung thực trong quản lý tài chính.
Khi hai vị trí này do hai người khác nhau đảm nhiệm, sẽ có sự kiểm soát chéo giúp giảm thiểu nguy cơ sai sót hoặc gian lận.
Thủ quỹ quản lý tiền mặt, còn kế toán ghi chép và báo cáo tài chính, phân chia trách nhiệm này giúp theo dõi và ghi chép giao dịch tài chính một cách độc lập.
Việc phân chia công việc cũng giúp mỗi người tập trung vào nhiệm vụ của mình, nâng cao độ chính xác và hiệu quả trong công việc, đồng thời ngăn ngừa xung đột lợi ích và khó khăn hơn cho hành vi gian lận, đảm bảo tính minh bạch, chính xác và trung thực trong quản lý tài chính của tổ chức.
3. Những việc thủ quỹ không được làm
Pháp luật hiện hành chưa có nội dung điều chỉnh phạm vi công việc của thủ quỹ. Tuy nhiên, để để đảm bảo tính minh bạch và trung thực trong quản lý tài chính, doanh nghiệp nên quy định trong nội quy, quy chế nội bộ của doanh nghiệp về những việc thủ quỹ không được làm theo mẫu dưới đây:
Thứ nhất, thủ quỹ không được phép sử dụng quỹ cho mục đích cá nhân hoặc bất kỳ mục đích nào khác mà không có sự phê duyệt của người có thẩm quyền.
Thứ hai, không được thực hiện các giao dịch không có chứng từ. Mọi giao dịch liên quan đến việc nhận và chi tiền phải có chứng từ hợp lệ và được phê duyệt bởi cấp trên có thẩm quyền.
Thứ ba, thủ quỹ không được phép tự ý thay đổi hoặc chỉnh sửa số liệu trên các sổ sách kế toán.
Thứ tư, thủ quỹ không được phép lập hoặc quản lý các quỹ ngoài sổ sách kế toán hoặc không được phê duyệt bởi cơ quan có thẩm quyền.
Thứ năm, thủ quỹ không được chiếm đoạt, biển thủ hoặc sử dụng tài sản của tổ chức cho mục đích cá nhân.
Thứ sáu, thủ quỹ không được phép cung cấp thông tin tài chính sai lệch hoặc gây hiểu lầm cho các bên liên quan.
Thứ bảy, thủ quỹ phải hợp tác với các cơ quan kiểm tra, kiểm toán và không được từ chối hoặc cản trở quá trình kiểm tra, giám sát tài chính.
4. Một số câu hỏi liên quan đến thủ quỹ
4.1. Thủ kho có được kiêm thủ quỹ không?
Căn cứ Điều 52 Luật Kế toán 2015 và Điều 19 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì thủ kho không được kiêm nhiệm vị trí kế toán.
Tuy nhiên, chưa có văn bản nào quy định cấm người làm thủ kho kiêm vị trí thủ quỹ. Mà người dân được quyền làm những điều pháp luật không cấm. Vì vậy, người thủ kho được kiêm thủ quỹ.
Nhưng để đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính, các doanh nghiệp không nên để thủ thủ kho làm thủ quỹ.
4.2. Thủ quỹ có được đi mua hàng không?
Tương tự, hiện chưa có văn bản nào quy định cấm thủ quỹ đi mua hàng. Mà người dân được quyền làm những điều pháp luật không cấm. Vì vậy, thủ quỹ có được đi mua hàng nếu được doanh nghiệp cho phép.
