Chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày họp, chủ tịch hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp hội đồng quản trị phải gửi thông báo mời họp đến các thành viên hội đồng quản trị và kiểm soát viên, nếu điều lệ công ty không có quy định khác.
1. Chủ thể gửi thông báo họp Hội đồng quản trị
Chủ tịch hội đồng quản trị phải gửi thông báo mời họp chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác khi nhận được đề nghị hợp lệ từ những người có thẩm quyền đề nghị.
Trường hợp chủ tịch không triệu tập họp Hội đồng quản trị theo đề nghị thì chủ tịch phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với công ty; người đề nghị có quyền thay thế hội đồng quản trị triệu tập họp và gửi thông báo mời họp hội đồng quản trị.
2. Nội dung thông báo họp Hội đồng quản trị
Thông báo mời họp hội đồng quản trị bao gồm các nội dung sau:
– Thời gian họp cụ thể;
– Địa điểm họp cụ thể (có thể là trụ sở chính của công ty hoặc nơi khác);
– Chương trình họp: chương trình họp bao gồm tất cả các vấn đề sẽ được quyết định thông qua tại cuộc họp sẽ được gửi cho các thành viên Hội đồng quản trị.
(Các thành viên hội đồng quản trị có thể kiến nghị vấn đề đưa vào chương trình họp, và chương trình họp sẽ được chỉnh lại theo kiến nghị và được gửi lại. Chương trình họp có thể được chỉnh lại vài lần trước cuộc họp);
– Các vấn đề cần thảo luận và quyết định.
Các tài liệu phải gửi kèm bao gồm:
– Tài liệu sử dụng tại cuộc họp;
– Mẫu giấy ủy quyền tham dự cuộc họp;
– Phiếu biểu quyết của thành viên.
Phương thức: có thể gửi qua bưu điện, fax, thư điện tử hoặc phương tiện khác, nhưng phải bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên hội đồng quản trị được đăng ký tại công ty.
3. Phương thức gửi thông báo
Thông báo mời họp được gửi bằng bưu điện, fax, thư điện tử hoặc phương tiện khác, nhưng phải bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên Hội đồng quản trị được đăng ký tại công ty.
Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập gửi thông báo mời họp và các tài liệu kèm theo đến các Kiểm soát viên như đối với các thành viên Hội đồng quản trị.
Kiểm soát viên có quyền dự các cuộc họp của hội đồng quản trị; có quyền thảo luận nhưng không được biểu quyết.
