Đầu tư là một trong những hoạt động kinh doanh không thể thiếu trong bối cảnh toàn cầu hóa. Trong những năm gần đây, thu hút vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) tăng mạnh, kéo theo đó là nhu cầu đối với việc xin cấp phép đầu tư nước ngoài vào Việt Nam. Tuy đã có nhiều văn bản quy phạm hướng dẫn, việc chuẩn bị tài liệu cho thủ tục xin giấy phép đầu tư vẫn còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc trên thực tế.
1. Các tài liệu cần chuẩn bị trước khi đầu tư theo hình thức đầu tư thành lập tổ chức kinh tế
1.1. Đối với nhà đầu tư trong nước
Đối với nhà đầu tư trong nước bao gồm (i) cá nhân quốc tịch Việt Nam và (ii) tổ chức kinh tế được thành lập và hoạt động theo quy định pháp luật Việt Nam mà không có nhà đầu tư nước ngoài là thành viên hoặc cổ đông, việc thành lập tổ chức kinh tế sẽ phải tuân theo quy định của pháp luật doanh nghiệp. Thành phần hồ sơ để đầu tư thành lập tổ chức kinh tế sẽ có những sự khác biệt dựa trên loại hình doanh nghiệp thành lập. Hồ sơ và các tài liệu cần chuẩn bị trước khi đầu tư được quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp như sau:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
- Điều lệ công ty;
- Danh sách thành viên (công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên/ công ty hợp danh) hoặc danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (công ty cổ phần);
- Bản sao các giấy tờ:
- Giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
- Giấy tờ pháp lý của thành viên công ty, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài; giấy tờ pháp lý của người đại diện theo ủy quyền của thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông tổ chức đầu tư nước ngoài và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền quản lý cổ phần, phần vốn góp;
1.2. Đối với nhà đầu tư nước ngoài
Nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân có quốc tịch nước ngoài, tổ chức thành lập theo pháp luật nước ngoài thực hiện hoạt động đầu tư kinh doanh tại Việt Nam. Theo quy định tại Điều 22 Luật Đầu tư 2020, nhà đầu tư nước ngoài phải có dự án đầu tư và phải thực hiện thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư trước khi thành lập tổ chức kinh tế tại Việt Nam.
Lưu ý rằng theo quy định tại Điều 23.1 Luật Đầu tư 2020, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài thuộc các trường hợp sau thì phải thực hiện thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư khi thành lập tổ chức kinh tế khác:
- Có nhà đầu tư nước ngoài nắm giữ trên 50% vốn điều lệ hoặc có đa số thành viên hợp danh là cá nhân nước ngoài đối với tổ chức kinh tế là công ty hợp danh;
- Có tổ chức kinh tế quy định tại điểm a khoản này nắm giữ trên 50% vốn điều lệ;
- Có nhà đầu tư nước ngoài và tổ chức kinh tế quy định tại điểm a khoản này nắm giữ trên 50% vốn điều lệ.
Các tài liệu cần chuẩn bị để thực hiện thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư theo quy định tại Điều 33 Luật Đầu tư 2020 và Điều 36 Nghị định 31/2021/NĐ-CP hướng dẫn Luật Đầu tư như sau:
- Văn bản đề nghị thực hiện dự án đầu tư, gồm cả cam kết chịu mọi chi phí, rủi ro nếu dự án không được chấp thuận;
- Tài liệu về tư cách pháp lý của nhà đầu tư;
- Tài liệu chứng minh năng lực tài chính của nhà đầu tư gồm ít nhất một trong các tài liệu sau: báo cáo tài chính 02 năm gần nhất của nhà đầu tư; cam kết hỗ trợ tài chính của công ty mẹ; cam kết hỗ trợ tài chính của tổ chức tài chính; bảo lãnh về năng lực tài chính của nhà đầu tư; tài liệu khác chứng minh năng lực tài chính của nhà đầu tư;
- Đề xuất dự án đầu tư;
- Trường hợp dự án đầu tư không đề nghị Nhà nước giao đất, cho thuê đất, cho phép chuyển mục đích sử dụng đất thì nộp bản sao giấy tờ về quyền sử dụng đất hoặc tài liệu khác xác định quyền sử dụng địa điểm để thực hiện dự án đầu tư;
- Nội dung giải trình về công nghệ sử dụng trong dự án đầu tư đối với dự án thuộc diện thẩm định, lấy ý kiến về công nghệ theo quy định của pháp luật về chuyển giao công nghệ.
- Tài liệu khác liên quan đến dự án đầu tư, yêu cầu về điều kiện, năng lực của nhà đầu tư theo quy định của pháp luật (nếu có).
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, nhà đầu tư nước ngoài sẽ tiến hành thủ tục thành lập doanh nghiệp theo quy định pháp luật doanh nghiệp. Hồ sơ tài liệu cần chuẩn bị tương tự như đối với trường hợp nhà đầu tư trong nước được nêu tại Mục 1.1 và cần thêm Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
2. Các tài liệu cần chuẩn bị trước khi đầu tư theo hình thức góp vốn, mua cổ phần, phần vốn góp
Nhà đầu tư trong nước góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của tổ chức kinh tế phải đáp ứng các điều kiện và thực hiện thủ tục thay đổi thành viên, cổ đông theo quy định của pháp luật tương ứng với từng loại hình tổ chức kinh tế.
Đối với nhà đầu tư nước ngoài, nhà đầu tư nước ngoài sẽ phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, phần vốn góp trước khi thay đổi thành viên, cổ đông nếu thuộc một trong các trường hợp thuộc quy định tại Điều 26.2 Luật Đầu tư năm 2020. Trong trường hợp phải thực hiện thủ tục này, hồ sơ tài liệu nhà đầu tư nước ngoài phải chuẩn bị như sau:
- Văn bản đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp và tổ chức kinh tế có nhà đầu tư nước ngoài góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp;
- Văn bản thỏa thuận nguyên tắc về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp giữa nhà đầu tư nước ngoài và tổ chức kinh tế có nhà đầu tư nước ngoài góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp hoặc giữa nhà đầu tư nước ngoài với cổ đông hoặc thành viên của tổ chức kinh tế đó;
- Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của tổ chức kinh tế có nhà đầu tư nước ngoài góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp (đối với trường hợp tổ chức kinh tế đó có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại đảo, xã, phường, thị trấn biên giới và xã, phường, thị trấn ven biển; khu vực khác có ảnh hưởng đến quốc phòng, an ninh).
3. Các tài liệu cần chuẩn bị trước khi đầu tư theo hình thức hợp đồng hợp tác kinh doanh (BCC)
Hợp đồng hợp tác kinh doanh (hay còn gọi là hợp đồng BCC) là hợp đồng được ký giữa các nhà đầu tư nhằm hợp tác kinh doanh, phân chia lợi nhuận, phân chia sản phẩm theo quy định của pháp luật mà không thành lập tổ chức kinh tế. Theo đó, các nhà đầu tư cần chuẩn bị và ký kết hợp đồng BCC. Nội dung của Hợp đồng BCC phải được đảm bảo có đầy đủ các nội dung như được quy định tại Điều 28 Luật Đầu tư 2020.
Trong trường hợp các bên trong hợp đồng BCC đều là các nhà đầu tư trong nước, các bên chuẩn bị, ký kết hợp đồng và thực hiện dự án đầu tư theo quy định của pháp luật về dân sự.
Đối với trường hợp hợp đồng BCC được ký kết giữa nhà đầu tư trong nước với nhà đầu tư nước ngoài hoặc giữa các nhà đầu tư nước ngoài, sau khi ký kết hợp đồng BCC, các nhà đầu tư phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Về các tài liệu cần chuẩn bị để thực hiện thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, ngoài các tài liệu được nêu tại mục 1.2 phía trên, nhà đầu tư cần chuẩn bị Hợp đồng BCC đã được ký kết giữa các bên để nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Trường hợp nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng BCC có nhu cầu thành lập văn phòng điều hành để thực hiện hợp đồng, nhà đầu tư cần chuẩn bị hồ sơ tài liệu để thành lập văn phòng điều hành, gồm:
- Văn bản đăng ký thành lập văn phòng điều hành;
- Quyết định của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng BCC về việc thành lập văn phòng điều hành;
- Bản sao quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng điều hành;
- Bản sao hợp đồng BCC.
4. Những yếu tố giúp các tài liệu cần chuẩn bị trước khi đầu tư chính xác, hiệu quả trong quá trình thực hiện các thủ tục đầu tư
Chuẩn bị các tài liệu cần thiết trước khi xin giấy chứng nhận đăng ký đầu tư là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, chu đáo, tỉ mỉ. Dưới đây là một số phương pháp mà doanh nghiệp có thể áp dụng để chuẩn bị các tài liệu này một cách hiệu quả:
4.1. Xác định và Lập kế hoạch đầu tư chiến lược
– Xác định các yêu cầu: Đầu tiên, căn cứ vào nhu cầu đầu tư của mình, doanh nghiệp cần hiểu rõ các quy định của pháp luật và các yêu cầu cụ thể của cơ quan cấp phép hoặc quy định pháp luật địa phương về loại tài liệu cần chuẩn bị.
– Lập kế hoạch chi tiết: Tạo ra một lịch trình cụ thể cho việc thu thập, xử lý và chuẩn bị mỗi tài liệu. Phân chia các công việc thành các giai đoạn nhỏ và xác định người chịu trách nhiệm cho từng phần.
4.2. Thu thập thông tin về dự án đầu tư
– Liên hệ với các bộ phận trong doanh nghiệp nhằm giao nhiệm vụ thu thập thông tin cho các bộ phận liên quan như kế toán, pháp lý, nhân sự và quản lý để đảm bảo rằng tất cả các thông tin cần thiết để đăng ký và thực hiện dự án là đầy đủ.
– Kiểm tra thông tin: đối chiếu các thông tin, yêu cầu, đề xuất của các phòng ban nội bộ để đảm bảo rằng tất cả các thông tin thu thập đều chính xác và được kiểm tra kỹ lưỡng để tránh sai sót. Quá trình này nên được tham vấn với các luật sư địa phương nhằm tránh những sai sót trong quá trình đăng ký dự án trên thực tế.
– Kiểm tra, đánh giá và chuẩn bị hồ sơ hoàn chỉnh
– Đánh giá tính chính xác và hợp lệ: Đảm bảo rằng mỗi tài liệu được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ bởi nhân sự có chuyên môn.
– Tạo hồ sơ hoàn chỉnh: Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu cần thiết đã được chuẩn bị đầy đủ, sắp xếp các tài liệu vào các hồ sơ hoàn chỉnh với danh mục tài liệu kèm theo nhằm giúp cơ quan Nhà nước có thẩm quyền tra cứu.
4.3. Đảm bảo hình thức của tài liệu
– Đảm bảo về hình thức của tài liệu: Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu đã được thể hiện đúng hình thức đã được quy định của pháp luật, các bản gốc phải có đầy đủ chữ ký đóng dấu, bản sao phải được công chứng, chứng thực hợp lệ. Đối với những tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp đều phải được hợp pháp hoá lãnh sự trước khi nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
– Lưu trữ an toàn: Lưu trữ các bản sao và tài liệu gốc một cách an toàn và dễ dàng truy cập để sẵn sàng bổ sung hồ sơ khi cần thiết.
4.4. Tư vấn pháp lý
Nhà đầu tư nên tìm kiếm sự tư vấn từ luật sư hoặc chuyên gia pháp lý để đảm bảo rằng tất cả các tài liệu đều tuân thủ đúng quy định và tiêu chuẩn pháp lý, cũng như được hỗ trợ để tiến hành các thủ tục cần thiết trong việc đầu tư tại Việt Nam.
