Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc tuân thủ các quy định về thuế và hóa đơn là điều cực kỳ quan trọng đối với mọi tổ chức và cá nhân. Tuy nhiên, đôi khi có thể xảy ra những vi phạm về thuế và hóa đơn từ phía các doanh nghiệp hoặc cá nhân. Trước những vi phạm này, quy định pháp luật đã quy định rõ các trường hợp cần phải nộp công văn giải trình để làm rõ hành vi vi phạm và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu rõ hơn về những tình huống cụ thể khi cần phải nộp công văn giải trình vi phạm về thuế và hóa đơn, cùng những quy định và hậu quả pháp lý liên quan.
1. Các trường hợp cần gửi công văn giải trình vi phạm về thuế, hóa đơn
Theo quy định tại khoản 1 Điều 37 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có nghĩa vụ nộp công văn giải trình cho cơ quan thuế trong 10 ngày kể từ ngày nhận được Thông báo vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn do cơ quan thuế ban hành trong các trường hợp sau:
1.1. Vi phạm về thuế
Nộp thuế thiếu, chậm:
- Nộp thiếu số tiền thuế phải nộp theo quy định.
- Nộp chậm số tiền thuế phải nộp theo quy định.
Khai thuế sai, sót:
- Khai sai số tiền thuế phải nộp.
- Khai sót số tiền thuế phải nộp.
- Khai sai nội dung tờ khai thuế.
- Khai sót nội dung tờ khai thuế.
Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp:
- Sử dụng hóa đơn do tổ chức, cá nhân khác in.
- Sử dụng hóa đơn đã bị hủy.
- Sử dụng hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung theo quy định.
- Sử dụng hóa đơn để ghi nhận các khoản thu, chi không đúng sự thật.
Vi phạm các quy định khác về thuế:
- Không đăng ký thuế theo quy định.
- Không kê khai thuế theo quy định.
- Không nộp thuế theo quy định.
- Không lập, lưu giữ sổ sách kế toán theo quy định.
- Không hợp tác với cơ quan thuế trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.
1.2. Vi phạm về hóa đơn
Sử dụng hóa đơn sai quy định:
- Sử dụng hóa đơn không đúng với mục đích sử dụng.
- Sử dụng hóa đơn không đúng với đối tượng sử dụng.
- Sử dụng hóa đơn không đúng với thời gian sử dụng.
In, xuất hóa đơn không đúng quy định:
- In hóa đơn không đúng mẫu.
- In hóa đơn không đúng số lượng.
- In hóa đơn không đúng nội dung.
- Xuất hóa đơn không đúng đối tượng.
- Xuất hóa đơn không đúng thời điểm.
Quản lý hóa đơn không đúng quy định:
- Không lập, lưu giữ sổ sách quản lý hóa đơn theo quy định.
- Không kiểm tra, giám sát việc sử dụng hóa đơn theo quy định.
- Không kê khai, báo cáo về việc sử dụng hóa đơn theo quy định.
Vi phạm các quy định khác về hóa đơn:
- Mua, bán hóa đơn.
- Cho, tặng hóa đơn.
- Sử dụng hóa đơn giả.
- Sử dụng hóa đơn đã bị thu hồi.
Lưu ý:
– Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân cần căn cứ vào nội dung Thông báo vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn do cơ quan thuế ban hành để xác định cụ thể hành vi vi phạm và lập công văn giải trình cho phù hợp.
– Công văn giải trình cần được lập đầy đủ, chính xác, đúng thời hạn và có đầy đủ chữ ký, đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân vi phạm.
2. Thời hạn gửi công văn giải trình vi phạm về thuế, hóa đơn
Theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về xử lý vi phạm hành chính, thời hạn gửi công văn giải trình vi phạm về thuế, hóa đơn được quy định như sau:
2.1. Thời hạn chung
Tổ chức, cá nhân vi phạm hành chính thuế phải gửi công văn giải trình cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính thuế trong thời hạn không quá 05 ngày, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính.
2.2. Trường hợp đặc biệt
Trường hợp có nhiều tình tiết cần điều tra: Thời hạn nộp giải trình có thể kéo dài hơn nhưng không quá 15 ngày.
Cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính thuế yêu cầu được giải trình trực tiếp: Phải gửi văn bản yêu cầu được giải trình trực tiếp đến người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính thuế trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính thuế.
Lưu ý:
– Ngày lập biên bản vi phạm hành chính là ngày được ghi trên biên bản vi phạm hành chính do cơ quan thuế lập.
– Công văn giải trình phải được lập thành 02 bản, có đầy đủ chữ ký, đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân vi phạm.
- Bản gốc công văn giải trình được gửi cho cơ quan thuế có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính thuế.
- Bản sao công văn giải trình được lưu giữ tại tổ chức, cá nhân vi phạm.
3. Hậu quả khi không gửi công văn giải trình vi phạm về thuế, hóa đơn đúng hạn
Theo Điều 3 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc không nộp công văn giải trình vi phạm về thuế, hóa đơn đúng hạn có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng cho tổ chức, cá nhân vi phạm như sau:
3.1. Bị xử phạt vi phạm hành chính
Quyết định xử phạt vi phạm hành chính:
- Cơ quan thuế có thẩm quyền sẽ ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính đối với tổ chức, cá nhân vi phạm.
- Mức phạt cụ thể sẽ phụ thuộc vào từng hành vi vi phạm và quy định của pháp luật.
Tình tiết tăng nặng: Việc không nộp giải trình có thể khiến cơ quan thuế xem xét đây là tình tiết tăng nặng hành vi vi phạm, dẫn đến mức phạt cao hơn.
3.2. Ảnh hưởng đến uy tín của tổ chức, cá nhân vi phạm
Thiếu tôn trọng pháp luật:
- Việc không nộp giải trình đúng hạn thể hiện sự thiếu tôn trọng pháp luật và thái độ hợp tác không tốt với cơ quan thuế.
- Điều này có thể ảnh hưởng đến uy tín của tổ chức, cá nhân vi phạm trong mắt cơ quan quản lý nhà nước và các đối tác kinh doanh.
Danh sách vi phạm thuế: Trong một số trường hợp, việc không nộp giải trình có thể dẫn đến việc tổ chức, cá nhân vi phạm bị đưa vào danh sách “doanh nghiệp/cá nhân vi phạm thuế”, gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh.
3.3. Gây khó khăn cho việc giải quyết vụ việc
Xác định nguyên nhân vi phạm: Việc không nộp giải trình có thể khiến cơ quan thuế gặp khó khăn trong việc xác định nguyên nhân, làm rõ hành vi vi phạm và đưa ra biện pháp xử lý phù hợp.
Kéo dài thời gian giải quyết: Điều này có thể dẫn đến việc kéo dài thời gian giải quyết vụ việc, gây ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của tổ chức, cá nhân vi phạm.
