Hướng dẫn hạch toán tài khoản 344 – Nhận ký quỹ, ký cược chi tiết theo Thông tư 99 là nghiệp vụ kế toán thường gặp, áp dụng cho các doanh nghiệp nhận tiền hoặc tài sản từ khách hàng, đối tác nhằm đảm bảo việc thực hiện các hợp đồng dài hạn. Tài khoản 344 được sử dụng để phản ánh số tiền hoặc giá trị tài sản mà doanh nghiệp nhận ký quỹ, ký cược và có nghĩa vụ hoàn trả khi hợp đồng kết thúc hoặc điều kiện được thỏa mãn. Việc hạch toán đúng tài khoản này là cực kỳ quan trọng để quản lý chặt chẽ nghĩa vụ nợ, tách biệt khoản tiền này với doanh thu và đảm bảo tính minh bạch của các cam kết. Bài viết này sẽ đi sâu vào nguyên tắc kế toán, kết cấu, nội dung phản ánh và các bút toán hạch toán cụ thể, giúp kế toán viên nắm vững cách thức ghi nhận và xử lý các khoản nhận ký quỹ, ký cược theo đúng quy định hiện hành.
1. Nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 344 – Nhận ký quỹ, ký cược
Nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 344 – Nhận ký quỹ, ký cược được quy định tại Mục B Phụ lục II Thông tư 99/2025/TT-BTC, cụ thể:
a) Tài khoản 344 dùng để phản ánh các khoản tiền mà doanh nghiệp nhận ký quỹ, ký cược của các đơn vị, cá nhân bên ngoài để đảm bảo cho các dịch vụ liên quan đến sản xuất, kinh doanh được thực hiện đúng hợp đồng kinh tế đã ký kết, như nhận tiền ký quỹ, ký cược để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng kinh tế, hợp đồng đại lý,…
b) Kế toán nhận ký quỹ, ký cược phải theo dõi chi tiết từng khoản tiền nhận ký quỹ, ký cược của từng đối tượng theo kỳ hạn và theo từng loại nguyên tệ. Các khoản nhận ký quỹ, ký cược phải trả có kỳ hạn còn lại từ 12 tháng trở xuống hoặc không có quyền từ chối nghĩa vụ chi trả tại bất kỳ thời điểm nào trong thời hạn 12 tháng kể từ thời điểm kết thúc kỳ kết toán phải được trình bày là nợ ngắn hạn, các khoản nhận ký quỹ, ký cược còn lại được trình bày là nợ dài hạn.
c) Trường hợp nhận cầm cố, thế chấp bằng giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản (như giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc sử dụng bất động sản, sổ tiết kiệm,…) thì không phản ánh ở tài khoản này mà được trình bày trên Thuyết minh Báo cáo tài chính.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 344 – Nhận ký quỹ, ký cược
Bên Nợ: Hoàn trả tiền nhận ký quỹ, ký cược.
Bên Có: Nhận ký quỹ, ký cược bằng tiền.
Số dư bên Có: số tiền nhận ký quỹ, ký cược chưa trả tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu đối với tài khoản 344 – Nhận ký quỹ, ký cược
3.1. Khi nhận tiền ký quỹ, ký cược của đơn vị, cá nhân bên ngoài
Khi nhận tiền ký quỹ, ký cược của đơn vị, cá nhân bên ngoài, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cược (chi tiết cho từng đối tượng).
3.2. Khi hoàn trả tiền ký quỹ, ký cược cho đối tác
Khi hoàn trả tiền ký quỹ, ký cược cho đối tác, ghi:
Nợ TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cược
Có các TK 111, 112,…
3.3. Trường hợp đơn vị ký quỹ, ký cược vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết với doanh nghiệp, bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế
– Khi nhận được khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết: Nếu khấu trừ vào tiền nhận ký quỹ, ký cược, ghi:
Nợ TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cược
Có TK 711 – Thu nhập khác.
– Khi thực trả khoản ký quỹ, ký cược còn lại, ghi:
Nợ TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cược (đã khấu trừ tiền phạt)
Có các TK 111, 112.
Xem thêm: Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 99
