Hướng dẫn hạch toán tài khoản 335 – Chi phí phải trả chi tiết theo Thông tư 99 là nghiệp vụ kế toán then chốt, giúp doanh nghiệp thực hiện nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong cùng một kỳ kế toán. Tài khoản 335 phản ánh các khoản chi phí đã thực tế phát sinh trong kỳ nhưng chưa có hóa đơn hoặc chưa thực hiện thanh toán, cần được tạm tính để ghi nhận vào chi phí. Việc hạch toán đúng tài khoản này là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính chính xác của chi phí, lợi nhuận và nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp. Bài viết này sẽ đi sâu vào nguyên tắc kế toán, kết cấu, nội dung phản ánh và các bút toán hạch toán cụ thể, giúp kế toán viên nắm vững cách thức ghi nhận, tạm tính và xử lý các khoản chi phí phải trả theo đúng quy định hiện hành.
1. Nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 335 – Chi phí phải trả
Nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 335 – Chi phí phải trả được quy định tại Mục B Phụ lục II Thông tư 99/2025/TT-BTC, cụ thể:
a) Tài khoản 335 dùng để phản ánh các khoản phải trả cho hàng hóa, dịch vụ đã nhận được từ người bán hoặc đã cung cấp cho người mua trong kỳ báo cáo nhưng thực tế chưa chi trả do chưa có đủ chứng từ, hồ sơ, tài liệu kế toán, được ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ báo cáo.
Tài khoản này còn phản ánh cả các khoản phải trả cho người lao động trong kỳ như phải trả về tiền lương nghỉ phép và các khoản chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ báo cáo phải trích trước, như:
– Chi phí trong thời gian doanh nghiệp ngừng sản xuất theo mùa, vụ có thể xây dựng được kế hoạch ngừng sản xuất. Doanh nghiệp tiến hành tính trước và hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ những chi phí sẽ phải chi trong thời gian ngừng sản xuất, kinh doanh;
– Trích trước chi phí lãi tiền vay phải trả trong trường hợp vay trả lãi sau, lãi trái phiếu trả sau (khi trái phiếu đáo hạn).
b) Doanh nghiệp phải phân biệt các khoản chi phí phải trả (hay còn được gọi là chi phí trích trước hoặc chi phí dồn tích) với các khoản dự phòng phải trả được phản ánh trên Tài khoản 352 – Dựphòng phải trả để ghi nhận trên sổ kế toán và trình bày Báo cáo tài chính phù hợp với bản chất của từng khoản mục, cụ thể:
– Các khoản dự phòng phải trả là nghĩa vụ nợ hiện tại nhưng thường chưa xác định được thời gian thanh toán cụ thể; Các khoản chi phí phải trả là nghĩa vụ nợ hiện tại chắc chắn về thời gian phải thanh toán;
– Các khoản dự phòng phải trả ước tính được nhưng có thể chưa xác định được chắc chắn số sẽ phải trả (ví dụ khoản chi phí dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây dựng, dự phòng tái cơ cấu doanh nghiệp,…); Các khoản chi phí phải trả xác định được chắc chắn số sẽ phải trả;
– Trên Báo cáo tình hình tài chính, các khoản dự phòng phải trả được trình bày tách biệt với các khoản phải trả thương mại và phải trả khác trong khi chi phí phải trả là một phần của các khoản phải trả thương mại hoặc phải trả khác.
c) Các khoản trích trước không được phản ánh vào Tài khoản 335 – Chi phí phải trả mà được phản ánh là dự phòng phải trả, như:
– Dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây dựng, dự phòng tái cơ cấu doanh nghiệp;
– Các khoản dự phòng phải trả khác (quy định trong Tài khoản 352 – Dự phòng phải trả).
d) Việc trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phải được tính toán một cách chặt chẽ (lập dự toán chi phí và được cấp có thẩm quyền phê duyệt) và phải có bằng chứng hợp lý, tin cậy về các khoản chi phí phải trích trước trong kỳ, để đảm bảo số chi phí phải trả hạch toán vào tài khoản này phù hợp với số chi phí thực tế phát sinh. Nghiêm cấm việc trích trước vào chi phí những nội dung không được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
đ) Vềnguyên tắc, các khoản chi phí phải trả phải được quyết toán với số chi phí thực tế phát sinh. Số chênh lệch giữa số trích trước và chi phí thực tế được điều chỉnh tăng/giảm chi phí của các bộ phận có liên quan.
e) Việc vốn hóa chi phí đi vay phải tuân thủ Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 16 – Chi phí đi vay. Nhà thầu không vốn hóa lãi vay khi đi vay để phục vụ việc thi công, xây dựng công trình, tài sản cho khách hàng, kể cả trường hợp đối với khoản vay riêng, ví dụ: Nhà thầu xây lắp vay tiền để thi công xây dựng công trình cho khách hàng, công ty đóng tàu theo hợp đồng cho chủ tàu,…
g) Những khoản chi phí trích trước chưa sử dụng cuối năm phải giải trình trong bản thuyết minh Báo cáo tài chính.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 335 – Chi phí phải trả
Bên Nợ:
– Kết chuyển các khoản chi phí thực tế phát sinh đã được tính vào chi phí phải trả;
– Số chênh lệch về chi phí phải trả lớn hơn số chi phí thực tế được ghi giảm chi phí.
Bên Có:
Chi phí phải trả dự tính trước và ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
Số dư bên Có:
Chi phí phải trả đã tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu đối với tài khoản 335 – Chi phí phải trả
3.1.Trích trước vào chi phí về tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất
Trích trước vào chi phí về tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất, ghi:
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
Có TK 335 – Chi phí phải trả.
3.2. Khi tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân sản xuất, nếu số trích trước lớn hơn số thực tế phải trả
Khi tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân sản xuất, nếu số trích trước lớn hơn số thực tế phải trả, ghi:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (số đã trích trước)
Có TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.
3.3. Trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh những chi phí dự tính phải chi trong thời gian ngừng việc theo thời vụ hoặc ngừng việc theo kế hoạch
Trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh những chi phí dự tính phải chi trong thời gian ngừng việc theo thời vụ hoặc ngừng việc theo kế hoạch, ghi:
Nợ các TK 623, 627
Có TK 335 – Chi phí phải trả.
3.4. Chi phí thực tế phát sinh liên quan đến các khoản chi phí trích trước
Chi phí thực tế phát sinh liên quan đến các khoản chi phí trích trước, ghi:
Nợ các TK 623, 627 (nếu số chi phí thực tế phát sinh lớn hơn số đã trích trước)
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (số đã trích trước)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 152, 153, 331, 334,…
Có các TK 623, 627 (nếu số chi phí thực tế phát sinh nhỏ hơn số đã trích trước).
3.5. Trường hợp lãi vay trả sau, cuối kỳ tính lãi tiền vay phải trả trong kỳ
Trường hợp lãi vay trả sau, cuối kỳ tính lãi tiền vay phải trả trong kỳ, ghi:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (lãi tiền vay vốn sản xuất, kinh doanh)
Nợ các TK 627, 241 (lãi vay được vốn hóa)
Có TK 335 – Chi phí phải trả.
Xem thêm: Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 99
