Hướng dẫn hạch toán tài khoản 242 – Chi phí chờ phân bổ chi tiết theo Thông tư 99 là nghiệp vụ kế toán thiết yếu, giúp doanh nghiệp phân bổ các khoản chi phí lớn có giá trị sử dụng trong nhiều kỳ kế toán một cách hợp lý và chính xác. Tài khoản 242 phản ánh các khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng chưa được tính hết vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ (ví dụ: công cụ dụng cụ xuất dùng một lần, chi phí thuê tài sản trả trước nhiều kỳ). Việc hạch toán đúng tài khoản này là cực kỳ quan trọng để đảm bảo nguyên tắc phù hợp và không làm méo mó kết quả kinh doanh của từng kỳ. Bài viết này sẽ đi sâu vào nguyên tắc kế toán, kết cấu, nội dung phản ánh và các bút toán hạch toán cụ thể, giúp kế toán viên nắm vững cách thức ghi nhận và phân bổ chi phí trả trước theo đúng quy định hiện hành.
1. Nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 242 – Chi phí chờ phân bổ
Nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 242 – Chi phí chờ phân bổ được quy định tại Mục B Phụ lục II Thông tư 99/2025/TT-BTC, cụ thể:
a) Tài khoản 242 dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh (bao gồm các chi phí đã trả tiền trước và các chi phí chưa trả tiền trước) nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động SXKD của nhiều kỳ kế toán và việc phân bổ các khoản chi phí này vào chi phí SXKD của các kỳ kế toán sau.
b) Các nội dung được phản ánh là chi phí chờ phân bổ, bao gồm:
– Chi phí về thuê cơ sở hạ tầng, thuê hoạt động TSCĐ đã phát sinh (quyền sử dụng đất, nhà xưởng, kho bãi, văn phòng làm việc, cửa hàng và TSCĐ khác) phục vụ cho sản xuất, kinh doanh nhiều kỳ kế toán.
– Chi phí mua bảo hiểm (bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân xe, bảo hiểm tài sản,…) và các khoản chi mà doanh nghiệp đã trả một lần cho nhiều kỳ kế toán;
– Công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán;
– Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán;
– Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê tài chính;
– Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị hợp lý của TSCĐ bán và thuê lại là thuê hoạt động;
– Lợi thế thương mại phát sinh từ việc hợp nhất kinh doanh không hình thành công ty mẹ – công ty con (mua tài sản thuần), trừ trường hợp hợp nhất kinh doanh dưới sự kiểm soát chung;
– Các khoản chi phí chờ phân bổ khác không thỏa mãn điều kiện là TSCĐ, ví dụ như các chi phí khác phát sinh liên quan đến nhiều kỳ, tiền đọc tài liệu khai thác tài nguyên, khoáng sản,…
c) Việc tính và phân bổ chi phí chờ phân bổ vào chi phí SXKD từng kỳ doanh nghiệp phải căn cứ vào tính chất, mức độ từng loại chi phí để lựa chọn phương pháp và tiêu thức phân bổ cho phù hợp. Ví dụ, đối với chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ liên quan đến nhiều kỳ kế toán thì thời gian phân bổ dự kiến có thể tính từ khi TSCĐ được sửa chữa bảo dưỡng hoàn thành, đưa vào sử dụng cho đến lần cần sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ sau hoặc đối với công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán thì thời gian phân bổ có thể là thời gian dự kiến sử dụng hữu ích của công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển hoặc đồ dùng cho thuê,…
d) Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết từng khoản chi phí chờ phân bổ theo từng kỳ hạn, số đã phát sinh, số đã phân bổ vào các đối tượng chịu chi phí của từng kỳ kế toán và số còn lại chưa phân bổ vào chi phí.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 242 – Chi phí chờ phân bổ
Bên Nợ:
Các khoản chi phí chờ phân bổ phát sinh trong kỳ.
Bên Có:
Các khoản chi phí chờ phân bổ đã tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
Số dư bên Nợ:
Các khoản chi phí chờ phân bổ chưa tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu đối với tài khoản 242 – Chi phí chờ phân bổ
3.1. Khi phát sinh các khoản chi phí phải phân bổ dần vào chi phí SXKD của nhiều kỳ
Khi phát sinh các khoản chi phí phải phân bổ dần vào chi phí SXKD của nhiều kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán có liên quan, ghi:
Nợ TK 242 – Chi phí chờ phân bổ
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 153, 331, 334, 338,…
Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí chờ phân bổ vào chi phí SXKD của từng kỳ, ghi:
Nợ các TK 623, 627, 635, 641, 642,…
Có TK 242 – Chi phí chờ phân bổ.
3.2. Khi trả trước tiền thuê TSCĐ, thuê cơ sở hạ tầng theo phương thức thuê hoạt động và phục vụ hoạt động kinh doanh cho nhiều kỳ
Khi trả trước tiền thuê TSCĐ, thuê cơ sở hạ tầng theo phương thức thuê hoạt động và phục vụ hoạt động kinh doanh cho nhiều kỳ, ghi:
Nợ TK 242 – Chi phí chờ phân bổ
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112,…
3.3. Xuất dùng công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ
Xuất dùng công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ, ghi:
– Khi xuất dùng hoặc cho thuê, ghi:
Nợ TK 242 – Chi phí chờ phân bổ
Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ.
– Định kỳ, tiến hành phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê đã xuất kho theo tiêu thức hợp lý tùy theo đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, ví dụ thời gian sử dụng hoặc mức độ, khối lượng sản phẩm, dịch vụ mà công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh trong từng kỳ kế toán,… Khi phân bổ, ghi:
Nợ các TK 623, 627, 641, 642,…
Có TK 242 – Chi phí chờ phân bổ.
3.4. Trường hợp chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ liên quan nhiều kỳ kế toán, khi công việc sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ hoàn thành
– Kết chuyển chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ vào tài khoản chi phí chờ phân bổ, ghi:
Nợ TK 242 – Chi phí chờ phân bổ.
Có TK 241 – XDCB dở dang (2413).
– Định kỳ, tính và phân bổ chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong từng kỳ, ghi:
Nợ các TK 623, 627, 641, 642,…
Có TK 242 – Chi phí chờ phân bổ.
3.5. Lợi thế thương mại phát sinh tại ngày mua đối với trường hợp hợp nhất kinh doanh không dẫn đến quan hệ công ty mẹ – công ty con
Lợi thế thương mại phát sinh tại ngày mua đối với trường hợp hợp nhất kinh doanh không dẫn đến quan hệ công ty mẹ – công ty con (mua một hoạt động kinh doanh), trừ trường hợp hợp nhất kinh doanh dưới sự kiểm soát chung theo quy định:
– Nếu việc mua, bán khi hợp nhất kinh doanh được bên mua thanh toán bằng tiền, hoặc các khoản tương đương tiền, ghi:
Nợ các TK 131, 138, 152, 153, 155, 156, 211, 213, 217…. (theo giá trị hợp lý của các tài sản đã mua)
Nợ TK 242 – Chi phí chờ phân bổ (chi tiết lợi thế thương mại)
Có các TK 331, 3411, … (theo giá trị hợp lý của các khoản nợ phải trả và nợ tiềm tàng phải gánh chịu)
Có các TK 111, 112, 121 (số tiền hoặc các khoản tương đương tiền bên mua đã thanh toán).
– Nếu việc mua, bán khi hợp nhất kinh doanh được thực hiện bằng việc bên mua phát hành cổ phiếu, ghi:
Nợ các TK 131, 138, 152, 153, 155, 156, 211, 213, 217,… (theo giá trị hợp lý của các tài sản đã mua)
Nợ TK 242 – Chi phí chờ phân bổ (chi tiết lợi thế thương mại)
Nợ TK 4112 – Thặng dư vốn (giá phát hành nhỏ hơn mệnh giá) (nếu có)
Có TK 4111 – Vốn góp của chủ sở hữu (theo mệnh giá)
Có các TK 331, 3411… (theo giá trị hợp lý của các khoản nợ phải trả và nợ tiềm tàng phải gánh chịu)
Có TK 4112 – Thặng dư vốn (giá phát hành lớn hơn mệnh giá) (nếu có).
Xem thêm: Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 99
