Hướng dẫn hạch toán tài khoản 141 – Tạm ứng theo Thông tư 99 là thông tin cực kỳ quan trọng đối với mọi kế toán viên tại các doanh nghiệp. Tài khoản 141 phản ánh số tiền hoặc vật tư mà doanh nghiệp đã giao cho cá nhân (nhân viên, người lao động) để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hoặc giải quyết công việc được giao. Tuy nhiên, việc hạch toán các nghiệp vụ tạm ứng, hoàn ứng và xử lý số dư cuối kỳ sao cho đúng chuẩn mực kế toán và tuân thủ Thông tư 99 không phải lúc nào cũng dễ dàng. Bài viết này là cẩm nang chi tiết nhất, giúp bạn nắm vững mọi quy định, định khoản và thủ tục liên quan để thực hiện công việc chính xác, tránh mọi sai sót trong công tác kế toán.
1. Nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 141 – Tạm ứng
Nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 141 – Tạm ứng được quy định tại Mục B Phụ lục II Thông tư 99/2025/TT-BTC, cụ thể:
a) Tài khoản 141 dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động của doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
b) Doanh nghiệp có trách nhiệm xây dựng quy chế và tổ chức kiểm soát nội bộ liên quan đến các khoản tạm ứng phù hợp với pháp luật có liên quan và yêu cầu quản trị nội bộ, như: đối tượng được tạm ứng; giá trị, mục đích, hình thức, thời hạn tạm ứng; thẩm quyền phê duyệt tạm ứng,…
c) Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng căn cứ vào số tiền đã tạm ứng, số đã chi được người có thẩm quyền phê duyệt để lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm chứng từ gốc). Trường hợp khoản tạm ứng sử dụng không hết so với số được duyệt thì người nhận tạm ứng phải có trách nhiệm và nghĩa vụ hoàn trả lại cho doanh nghiệp theo quy chế của doanh nghiệp. Trường hợp giá trị thanh toán tạm ứng được duyệt lớn hơn số tiền đã nhận tạm ứng thì doanh nghiệp có trách nhiệm chi bổ sung phần còn thiếu cho người tạm ứng.
d) Doanh nghiệp phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 141 – Tạm ứng
Bên Nợ:
Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp.
Bên Có:
– Các khoản tạm ứng đã được thanh toán;
– Số tiền đã tạm ứng nhưng dùng không hết được nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương;
– Các khoản vật tư đã tạm ứng nhưng sử dụng không hết nhập lại kho.
Số dư bên Nợ:
Số tạm ứng hiện còn tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán chưa thanh toán.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu đối với tài khoản 141 – Tạm ứng
3.1. Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp, căn cứ vào các chứng từ liên quan
Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp, căn cứ vào các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 141 – Tạm ứng
Có các TK 111, 112, 152,…
3.2. Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng
Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642,…
Có TK 141 – Tạm ứng.
3.3. Căn cứ vào quyết định xử lý của doanh nghiệp đối với các khoản đã tạm ứng nhưng không sử dụng hết
Căn cứ vào quyết định xử lý của doanh nghiệp đối với các khoản đã tạm ứng nhưng không sử dụng hết, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 152, 334,…
Có TK 141 – Tạm ứng.
3.4. Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, doanh nghiệp thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng
Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, doanh nghiệp thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 621, 622, 627,…
Có các TK 111, 112.
Xem thêm: Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 99
