Tài khoản 138 – Phải thu khác dùng để theo dõi các khoản nợ không thuộc các đối tượng phải thu thông thường, như bồi thường vật chất, tiền thừa chờ xử lý. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn hạch toán tài khoản 138 chi tiết, giúp kế toán viên xử lý các nghiệp vụ phải thu “khác” một cách chính xác và đúng quy định.
1. Nguyên tắc kế toán tài khoản 138 – Phải thu khác như thế nào?
Tài khoản 138 dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở các tài khoản phải thu (TK 131, 136) và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu này, gồm những nội dung chủ yếu sau:
– Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý;
– Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn,… đã được xử lý bắt bồi thường;
– Các khoản cho bên khác mượn bằng tài sản phi tiền tệ (nếu cho mượn bằng tiền thì phải kế toán là cho vay trên TK 1283);
– Các khoản đã chi cho hoạt động sự nghiệp, chi dự án, chi đầu tư XDCB, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi;
– Các khoản chi hộ phải thu hồi, như các khoản bên nhận uỷ thác xuất nhập khẩu chi hộ, cho bên giao uỷ thác xuất khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, các khoản thuế, …
– Các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước, như: Chi phí cổ phần hoá, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hoá,…
– Tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính;
– Các khoản phải thu khác ngoài các khoản trên.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 138 – Phải thu khác
Bên Nợ:
– Phải thu về các khoản đã tạm ứng cho các đơn vị nhận ủy thác chi trả BH để chi trả BH cho người gửi tiền;
– Phải thu về lãi tiền gửi, lãi trái phiếu, tín phiếu và lãi từ các khoản đầu tư khác nắm giữ đến ngày đáo hạn.
Bên Có:
– Số tiền các đơn vị nhận ủy thác chi trả BH đã chi trả BH cho người gửi tiền hoặc số đã thu lại từ các đơn vị nhận ủy thác chi trả BH về các khoản tiền BH không có người nhận;
– Số lãi tiền gửi, lãi trái phiếu, tín phiếu và lãi từ các khoản đầu tư khác nắm giữ đến ngày đáo hạn đã thu được.
Số dư bên Nợ:
Các khoản phải thu của đơn vị nhận ủy thác chi trả BH, phải thu lãi tiền gửi, lãi trái phiếu, lãi tín phiếu, lãi từ các khoản đầu tư khác nắm giữ đến ngày đáo hạn chưa thu được.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu (trường hợp cá biệt và trong chi tiết của từng đối tượng cụ thể).
Tài khoản 138 – Phải thu khác, có 6 tài khoản cấp 2:
– Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý.
– Tài khoản 1382 – Phải thu của đơn vị nhận ủy thác chi trả BH: Phản ánh các khoản tạm ứng và thanh toán tạm ứng về tiền chi trả BH giữa đơn vị với đơn vị nhận ủy thác chi trả BH.
– Tài khoản 1383 – Phải thu lãi tiền gửi: Tài khoản này chỉ sử dụng ở Trụ sở chính để phản ánh số phải thu về lãi tiền gửi (có kỳ hạn và không có kỳ hạn) từ hoạt động đầu tư nguồn vốn tạm thời nhàn rỗi.
– Tài khoản 1384 – Phải thu lãi trái phiếu: Tài khoản này chỉ sử dụng ở Trụ sở chính để phản ánh số phải thu về lãi trái phiếu.
– Tài khoản 1385 – Phải thu lãi tín phiếu: Tài khoản này chỉ sử dụng ở Trụ sở chính để phản ánh số phải thu về lãi tín phiếu.
– Tài khoản 1388 – Phải thu khác: Phản ánh các khoản phải thu của đơn vị ngoài phạm vi các khoản phải thu phản ánh ở các TK 131, 136 và TK 1381, 1382, 1383, 1384 và 1385.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu đối với tài khoản 138 – Phải thu khác
3.1. Tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý
Tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381) (giá trị còn lại của TSCĐ)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
Có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá).
3.2. TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án hoặc hoạt động phúc lợi phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi giảm TSCĐ
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
Nợ TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) (TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án)
Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) (TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá).
Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)
Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)
Có TK 338- Phải trả, phải nộp khác (TSCĐ dùng cho sự nghiệp, DA).
3.3. Trường hợp tiền mặt tồn quỹ, vật tư, hàng hóa ,… phát hiện thiếu khi kiểm kê
a) Khi chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)
Có các TK 111, 152, 153, 155, 156.
b) Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 1388 – Phải thu khác (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Nợ TK 811 – Chi phí khác (phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp)
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.
c) Trường hợp tài sản phát hiện thiếu đã xác định được ngay nguyên nhân và người chịu trách nhiệm thì căn cứ nguyên nhân hoặc người chịu trách nhiệm bồi thường, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388 – Phải thu khác) (số phải bồi thường)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Có các TK 152, 153, 155, 156
Có các TK 111, 112.
3.4. Các khoản cho mượn tài sản tạm thời
Các khoản cho mượn tài sản tạm thời, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)
Có các TK 152, 153, 155, 156,…
3.5. Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản phải thu khác
Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản phải thu khác, ghi
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)
Có các TK liên quan.
3.6. Kế toán giao dịch ủy thác xuất – nhập khẩu tại bên nhận ủy thác
a) Khi bên nhận uỷ thác chi hộ cho bên giao uỷ thác, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (nếu bên giao ủy thác chưa ứng tiền)
Nợ TK 3388- Phải trả phải nộp khác(trừ vào tiền nhận của bên giao ủy thác)
Có các TK 111, 112,…
b) Khi được doanh nghiệp uỷ thác xuất khẩu thanh toán bù trừ với các khoản đã chi hộ, kế toán doanh nghiệp nhận uỷ thác xuất khẩu ghi:
Nợ TK 338 – Phải trả khác (3388)
Có TK 138 – Phải thu khác (1388).
c) Kế toán chi tiết các giao dịch thanh toán xuất – nhập khẩu ủy thác được thực hiện theo hướng dẫn của tài khoản 338 – Phải trả khác; Kế toán các khoản thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế nhập khẩu tại bên giao và nhận ủy thác thực hiện theo hướng dẫn của tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
3.7. Định kỳ khi xác định tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia phải thu
Định kỳ khi xác định tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia phải thu, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…. (số đã thu được tiền)
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
3.8. Khi thu được tiền của các khoản nợ phải thu khác
Khi thu được tiền của các khoản nợ phải thu khác, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 138 – Phải thu khác (1388).
3.9. Khi có quyết định xử lý nợ phải thu khác không có khả năng thu hồi
Nợ TK 111 – Tiền mặt (số bồi thường của cá nhân, tập thể có liên quan)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số hạch toán vào chi phí)
Có TK 138 – Phải thu khác (1388 – Phải thu khác).
3.10. Khi các doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản phải thu khác (đang được phản ánh trên Bảng Cân đối kế toán) cho công ty mua bán nợ
Khi các doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản phải thu khác (đang được phản ánh trên Bảng Cân đối kế toán) cho công ty mua bán nợ, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…. (số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu)
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số chênh lệch được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)
Nợ các TK liên quan (số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó đòi với số tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã được bù đắp bằng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi)
Có TK 138 – Phải thu khác (1388).
3.11. Khi phát sinh chi phí cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước
Khi phát sinh chi phí cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước, ghi:
Nợ TK 1385 – Phải thu về cổ phần hóa (chi tiết chi phí cổ phần hóa)
Có các TK 111, 112, 152, 331,…
3.12. Khi kết thúc quá trình cổ phần hóa, doanh nghiệp phải báo cáo và thực hiện quyết toán các khoản chi về cổ phần hóa với cơ quan quyết định cổ phần hóa
Khi kết thúc quá trình cổ phần hóa, doanh nghiệp phải báo cáo và thực hiện quyết toán các khoản chi về cổ phần hóa với cơ quan quyết định cổ phần hóa. Tổng số chi phí cổ phần hóa, chi trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, chi hỗ trợ đào tạo lại lao động,… được trừ (-) vào số tiền thu bán cổ phần thuộc vốn Nhà nước thu được từ cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước, ghi:
Nợ TK 3385 – Phải trả về cổ phần hóa (tiền thu bán cổ phần thuộc vốn NN)
Có TK 1385 – Phải thu về cổ phần hóa.
3.13. Các khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, dự án, chi đầu tư XDCB, chi phí SXKD nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi
Các khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, dự án, chi đầu tư XDCB, chi phí SXKD nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có các TK 161, 241, 641, 642,…
– Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác
3.14. Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu khác có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).
– Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
Có TK 138 – Phải thu khác
3.15. Định kỳ Trụ sở chính xác định tiền lãi trái phiếu, tín phiếu phải thu
Định kỳ Trụ sở chính xác định tiền lãi trái phiếu, tín phiếu phải thu (đối với các khoản đầu tư trái phiếu, tín phiếu thu lãi định kỳ), ghi:
Nợ các TK 111, 112 (nếu đã thu tiền)
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1384, 1385) (nếu chưa thu tiền)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (51512, 51513).
3.16. Đối với các khoản đầu tư trái phiếu, tín phiếu thu lãi sau, định kỳ Trụ sở chính xác định số lãi trái phiếu, lãi tín phiếu phải thu từng kỳ
Đối với các khoản đầu tư trái phiếu, tín phiếu thu lãi sau, định kỳ Trụ sở chính xác định số lãi trái phiếu, lãi tín phiếu phải thu từng kỳ, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1384, 1385)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (51512, 51513).
3.17. Trường hợp nếu lãi trái phiếu, lãi tín phiếu phải thu bao gồm cả khoản tiền lãi đầu tư dồn tích trước khi đơn vị mua lại khoản đầu tư đó
Trường hợp nếu lãi trái phiếu, lãi tín phiếu phải thu bao gồm cả khoản tiền lãi đầu tư dồn tích trước khi đơn vị mua lại khoản đầu tư đó thì đơn vị phải phân bổ số tiền lãi này, chỉ có phần tiền lãi của các kỳ mà đơn vị mua khoản đầu tư này mới được ghi nhận là doanh thu hoạt động tài chính, còn khoản tiền lãi dồn tích trước khi đơn vị mua lại khoản đầu tư thì ghi giảm giá trị của chính khoản đầu tư trái phiếu, tín phiếu đó, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (nếu đã thu tiền)
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1384, 1385) (nếu chưa thu tiền) (tổng số tiền lãi phải thu)
Có TK 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn (phần tiền lãi dồn tích trước khi đơn vị mua mua lại khoản đầu tư)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (51512, 51513) (phần tiền lãi của các kỳ sau khi đơn vị mua khoản đầu tư).
3.18. Định kỳ, khi xác định số lãi tiền gửi (có kỳ hạn và không có kỳ hạn) phải thu
Định kỳ, khi xác định số lãi tiền gửi (có kỳ hạn và không có kỳ hạn) phải thu, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (nếu đã thu tiền)
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1383) (nếu chưa thu tiền)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (51511).
3.19. Khi thu được tiền của các khoản nợ phải thu khác
Khi thu được tiền của các khoản nợ phải thu khác, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 138 – Phải thu khác.
3.20. Trường hợp đơn vị ủy thác cho tổ chức khác chi trả tiền BH, khi đơn vị ứng tiền cho tổ chức nhận ủy thác
Trường hợp đơn vị ủy thác cho tổ chức khác chi trả tiền BH, khi đơn vị ứng tiền cho tổ chức nhận ủy thác, ghi:
Nợ TK 1382 – Phải thu của đơn vị nhận ủy thác chi trả BH
Có các TK 111, 112.
3.21. Khi đơn vị nhận được hồ sơ thanh quyết toán của tổ chức nhận ủy thác về số tiền BH đã chi trả
Khi đơn vị nhận được hồ sơ thanh quyết toán của tổ chức nhận ủy thác về số tiền BH đã chi trả, ghi:
Nợ TK 3311 – Phải trả về chi trả tiền BH
Có TK 1382 – Phải thu của đơn vị nhận ủy thác chi trả BH.
3.22. Khi đơn vị thu lại số không phải chi trả tiền BH do không có người nhận từ tổ chức nhận ủy thác chi trả tiền BH
Khi đơn vị thu lại số không phải chi trả tiền BH do không có người nhận từ tổ chức nhận ủy thác chi trả tiền BH, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 1382 – Phải thu của đơn vị nhận ủy thác chi trả BH.
Xem thêm: Danh mục hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 200
