Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ là công cụ để theo dõi các khoản nợ giữa công ty mẹ, công ty con và các đơn vị nội bộ. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn hạch toán tài khoản 136 một cách chi tiết và chuẩn xác, giúp kế toán viên quản lý và đối chiếu các khoản phải thu nội bộ hiệu quả nhất.
1. Nguyên tắc kế toán toán tài khoản 136 – Phải thu nội bộ như thế nào?
a) Tài khoản 136 dùng để phản ánh số vốn hoạt động Trụ sở chính đã cấp cho các Chi nhánh, các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản phải thu giữa Trụ sở chính với các Chi nhánh hoặc giữa các Chi nhánh với nhau.
b) Nội dung các khoản phải thu nội bộ phản ánh vào TK 136 bao gồm:
– Ở Trụ sở chính:
+ Vốn hoạt động, quỹ đã giao, đã cấp cho Chi nhánh;
+ Các khoản phải thu của Chi nhánh;
+ Các khoản nhờ Chi nhánh thu hộ;
+ Các khoản đã chi, đã trả hộ Chi nhánh;
+ Các khoản phải thu vãng lai khác.
– Ở các Chi nhánh:
+ Các khoản được Trụ sở chính cấp nhưng chưa nhận được;
+ Các khoản nhờ Trụ sở chính hoặc Chi nhánh khác thu hộ;
+ Các khoản đã chi, đã trả hộ Trụ sở chính và Chi nhánh khác;
+ Các khoản phải thu nội bộ vãng lai khác.
c) TK 136 phải được hạch toán chi tiết cho từng đơn vị có quan hệ thanh toán và theo dõi riêng từng khoản phải thu nội bộ. Đơn vị cần có biện pháp đôn đốc giải quyết dứt điểm các khoản nợ phải thu nội bộ trong kỳ kế toán.
d) Cuối kỳ kế toán, phải kiểm tra, đối chiếu TK 136 – Phải thu nội bộ, TK 336 – Phải trả nội bộ giữa các đơn vị theo từng nội dung thanh toán nội bộ để lập biên bản thanh toán bù trừ theo từng đơn vị làm căn cứ hạch toán bù trừ trên hai TK này. Khi đối chiếu, nếu có chênh lệch, phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 136 – Phải thu nội bộ
Bên Nợ:
– Số vốn hoạt động, quỹ đã giao, đã cấp cho Chi nhánh;
– Số tiền Trụ sở chính phải thu của các Chi nhánh;
– Số tiền Chi nhánh phải thu của Trụ sở chính;
– Các khoản đã chi hộ, trả hộ Trụ sở chính và các Chi nhánh hoặc được Trụ sở chính và các Chi nhánh thu hộ;
– Các khoản phải thu nội bộ khác.
Bên Có:
– Thu hồi vốn hoạt động, quỹ đã giao, đã cấp ở Chi nhánh;
– Số tiền Chi nhánh đã nộp cho Trụ sở chính;
– Số tiền đã thu về các khoản phải thu trong nội bộ;
– Xóa nợ phí BHTG phải thu của các Chi nhánh;
– Bù trừ các khoản phải thu với các khoản phải trả trong nội bộ của cùng một đối tượng.
Số dư bên Nợ:
Số nợ còn phải thu ở các đơn vị nội bộ.
Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ, có 8 tài khoản cấp 2:
– Tài khoản 1361 – Vốn hoạt động ở các đơn vị trực thuộc: Tài khoản này chỉ mở ở Trụ sở chính để phản ánh số vốn hoạt động hiện có ở các Chi nhánh do Trụ sở chính giao.
– Tài khoản 1362 – Phải thu cấp dưới về phí BHTG: Tài khoản này chỉ mở ở Trụ sở chính để phản ánh số phí BHTG phát sinh trong kỳ phải thu của các chi nhánh.
– Tài khoản 1363 – Phải thu cấp dưới về thu thanh lý tài sản của tổ chức tham gia BHTG: Tài khoản này chỉ mở ở Trụ sở chính để phản ánh số thu thanh lý tài sản của tổ chức tham gia BHTG phát sinh trong kỳ phải thu của các Chi nhánh.
– Tài khoản 1364 – Phải thu cấp trên về chi trả tiền BH: Tài khoản này chỉ mở ở các Chi nhánh để phản ánh số phải thu của Trụ sở chính để chi trả tiền BH cho người gửi tiền khi có quyết định chi trả tiền BH của Trụ sở chính theo hồ sơ Chi nhánh đề nghị.
– Tài khoản 1365 – Phải thu cấp dưới về tiền chi trả BH không có người nhận: Tài khoản này chỉ mở ở Trụ sở chính để phản ánh số tiền chi trả BH không có người nhận phát sinh trong kỳ phải thu của các Chi nhánh.
– Tài khoản 1366 – Phải thu cấp dưới về chênh lệch thu lớn hơn chi: Tài khoản này chỉ mở ở Trụ sở chính để phản ánh số chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động nghiệp vụ, quản lý BHTG phát sinh trong kỳ phải thu của các Chi nhánh.
– Tài khoản 1367 – Phải thu cấp trên về chênh lệch thu nhỏ hơn chi: Tài khoản này chỉ mở ở các Chi nhánh để phản ánh số chênh lệch thu nhỏ hơn chi hoạt động nghiệp vụ, quản lý BHTG phát sinh trong kỳ được Trụ sở chính cấp bù.
– Tài khoản 1368 – Phải thu nội bộ khác: Phản ánh các khoản phải thu khác giữa Trụ sở chính với các Chi nhánh và giữa các Chi nhánh với nhau.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu đối với tài khoản 136 – Phải thu nội bộ
3.1. Hạch toán tại Chi nhánh
Kế toán phải thu Trụ sở chính về chi trả tiền BH:
– Khi Chi nhánh nhận được quyết định của Trụ sở chính về số tiền chi trả tiền BH cho người gửi tiền theo hồ sơ Chi nhánh đề nghị, ghi:
Nợ TK 1364 – Phải thu cấp trên về chi trả tiền BH
Có TK 3311 – Phải trả về chi trả tiền BH.
– Căn cứ vào quyết toán số tiền BH đã chi trả với Trụ sở chính, trường hợp có các khoản tiền chi trả BH không có người nhận, khi có quyết định của cấp có thẩm quyền nếu được ghi giảm số phải thu Trụ sở chính về tiền chi trả BH, ghi:
Nợ TK 3311 – Phải trả về chi trả tiền BH
Có TK 1364 – Phải thu cấp trên về chi trả tiền BH.
– Khi có quyết định bù trừ giữa số phí BHTG hoặc các khoản khác Chi nhánh phải nộp cho Trụ sở chính với số tiền chi trả BH Chi nhánh phải thu của Trụ sở chính, ghi:
Nợ TK 3362 – Phải nộp cấp trên về phí BHTG
Nợ các TK 3363, 3365, 3366, 3368
Có TK 1364 – Phải thu cấp trên về chi trả tiền BH.
– Khi nhận được tiền của Trụ sở chính chuyển để chi trả tiền BH cho người gửi tiền, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 1364 – Phải thu cấp trên về chi trả tiền BH.
– Khi có quyết định của Trụ sở chính thu hồi vốn hoạt động ở Chi nhánh bằng việc bù trừ với số tiền chi trả BH Chi nhánh phải thu của Trụ sở chính, ghi:
Nợ TK 3361 – Phải trả cấp trên về vốn hoạt động
Có TK 1364 – Phải thu cấp trên về chi trả tiền BH.
Kế toán phải thu cấp trên về chênh lệch thu nhỏ hơn chi:
– Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả hoạt động, Chi nhánh kết chuyển chênh lệch thu nhỏ hơn chi hoạt động nghiệp vụ, quản lý BHTG được Trụ sở chính cấp bù, ghi:
Nợ TK 1367 – Phải thu cấp trên về chênh lệch thu nhỏ hơn chi
Có TK 911 – Xác định kết quả hoạt động.
– Khi có quyết định bù trừ giữa khoản chênh lệch thu nhỏ hơn chi hoạt động nghiệp vụ, quản lý BHTG được cấp bù với các khoản khác Chi nhánh phải trả cho Trụ sở chính, ghi:
Nợ các TK 3362, 3363, 3365, 3366, 3368
Có TK 1367 – Phải thu cấp trên về chênh lệch thu nhỏ hơn chi.
– Khi được Trụ sở chính cấp bù chênh lệch thu nhỏ hơn chi hoạt động nghiệp vụ, quản lý BHTG, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 1367 – Phải thu cấp trên về chênh lệch thu nhỏ hơn chi.
– Khi Trụ sở chính có quyết định thu hồi vốn hoạt động ở Chi nhánh bằng việc bù trừ với số chênh lệch thu nhỏ hơn chi được cấp bù, ghi:
Nợ TK 3361 – Phải trả cấp trên về vốn hoạt động
Có TK 1367 – Phải thu cấp trên về chênh lệch thu nhỏ hơn chi.
a3) Kế toán các khoản phải thu nội bộ khác:
– Khi chi hộ, trả hộ Trụ sở chính hoặc các Chi nhánh khác:
Nợ TK 1368 – Phải thu nội bộ khác
Có các TK 111, 112.
– Khi được Trụ sở chính hoặc các Chi nhánh khác thu hộ các khoản phải thu, ghi:
Nợ TK 1368 – Phải thu nội bộ khác
Có các TK 131, 138.
– Bù trừ các khoản phải thu, khoản phải trả nội bộ của cùng một đối tượng, ghi:
Nợ các TK 3362, 3363, 3365, 3366, 3368
Có TK 1368 – Phải thu nội bộ khác.
– Khi nhận được tiền của Trụ sở chính hoặc Chi nhánh khác thanh toán về các khoản phải thu, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 1368 – Phải thu nội bộ khác.
– Khi Trụ sở chính có quyết định thu hồi vốn hoạt động ở Chi nhánh bằng việc bù trừ với số phải thu khác Chi nhánh phải thu của Trụ sở chính, ghi:
Nợ TK 3361 – Phải trả cấp trên về vốn hoạt động
Có TK 1368 – Phải thu nội bộ khác.
3.2. Hạch toán tại Trụ sở chính
Kế toán vốn hoạt động ở các đơn vị trực thuộc:
– Khi Trụ sở chính cấp vốn cho Chi nhánh bằng tiền, ghi:
Nợ TK 1361 – Vốn hoạt động ở các đơn vị trực thuộc
Có các TK 111, 112
– Khi Trụ sở chính cấp vốn cho Chi nhánh bằng vật tư, dụng cụ hoặc TSCĐ mới, chưa qua sử dụng, ghi:
Nợ TK 1361 – Vốn hoạt động ở các đơn vị trực thuộc
Có các TK 152, 153
Có các TK 211, 213.
– Khi Trụ sở chính cấp vốn cho Chi nhánh bằng TSCĐ đã qua sử dụng, ghi:
Nợ TK 1361 – Vốn hoạt động ở các đơn vị trực thuộc (giá trị còn lại của TSCĐ)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn lũy kế của TSCĐ bàn giao)
Có các TK 211, 213 (nguyên giá TSCĐ bàn giao).
– Khi quyết toán số tiền BH các Chi nhánh đã chi trả, có các khoản tiền BH không có người nhận được Trụ sở chính quyết định bổ sung vốn hoạt động cho Chi nhánh, ghi:
Nợ TK 1361 – Vốn hoạt động ở các đơn vị trực thuộc
Có TK 337 – Quỹ dự phòng nghiệp vụ.
– Khi Trụ sở chính có quyết định thu hồi vốn hoạt động ở các Chi nhánh. Khi nhận được tiền do Chi nhánh nộp lên, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 1361 – Vốn hoạt động ở các đơn vị trực thuộc.
– Khi Trụ sở chính có quyết định thu hồi tài sản hoặc điều chuyển tài sản ở các Chi nhánh, kế toán ghi giảm vốn hoạt động ở Chi nhánh, ghi:
Nợ các TK 211, 213 (Nguyên giá TSCĐ)
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ (Giá trị hao mòn lũy kế của TSCĐ)
Có TK 1361 – Vốn hoạt động ở các đơn vị trực thuộc (giá trị còn lại của TSCĐ).
– Khi Trụ sở chính có quyết định cấp vốn cho Chi nhánh bằng việc bù trừ với các khoản phải thu của Chi nhánh, ghi:
Nợ TK 1361 – Vốn hoạt động ở các đơn vị trực thuộc
Có các TK 1362, 1363, 1365, 1366, 1368.
– Khi Trụ sở chính có quyết định thu hồi vốn hoạt động ở Chi nhánh bằng việc bù trừ với các khoản phải trả Chi nhánh, ghi:
Nợ các TK 3364, 3367, 3368
Có TK 1361 – Vốn hoạt động ở các đơn vị trực thuộc.
Kế toán phải thu cấp dưới về phí BHTG:
– Khi nhận được báo cáo của Chi nhánh về số phí BHTG phải thu phát sinh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 1362 – Phải thu cấp dưới về phí BHTG
Có TK 3385 – Phí BHTG chờ kết chuyển.
– Khi Trụ sở chính có quyết định xóa nợ phí BHTG không thu được ở các Chi nhánh do tổ chức tham gia BHTG bị phá sản, mất khả năng thanh toán theo quy định, ghi:
Nợ TK 3385 – Phí BHTG chờ kết chuyển (xóa nợ phí BHTG phải thu kỳ này)
Nợ TK 337 – Quỹ dự phòng nghiệp vụ (xóa nợ phí BHTG phải thu của các kỳ trước)
Có TK 1362 – Phải thu cấp dưới về phí BHTG.
– Khi Trụ sở chính có quyết định bù trừ giữa khoản phí BHTG phải thu của Chi nhánh với khoản tiền chi trả BH hoặc các khoản khác phải trả cho Chi nhánh, ghi:
Nợ TK 3364 – Phải trả cấp dưới về chi trả tiền BH
Nợ các TK 3367, 3368
Có TK 1362 – Phải thu cấp dưới về phí BHTG.
– Khi Trụ sở chính nhận được tiền do Chi nhánh nộp phí BHTG, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 1362 – Phải thu cấp dưới về phí BHTG.
– Khi Trụ sở chính có quyết định cấp vốn hoạt động cho Chi nhánh bằng việc bù trừ với khoản phí BHTG phải thu của Chi nhánh, ghi:
Nợ TK 1361 – Vốn hoạt động ở các đơn vị trực thuộc
Có TK 1362 – Phải thu cấp dưới về phí BHTG.
Kế toán phải thu cấp dưới về thu thanh lý tài sản của tổ chức tham gia BHTG:
– Khi nhận được thông báo của Chi nhánh về số tiền đã thu thanh lý tài sản của các tổ chức tham gia BHTG bị phá sản, ghi:
Nợ TK 1363 – Phải thu cấp dưới về thu thanh lý tài sản của tổ chức tham gia BHTG
Có TK 337 – Quỹ dự phòng nghiệp vụ.
– Khi có quyết định bù trừ giữa khoản thu thanh lý tài sản của tổ chức tham gia BHTG phải thu của Chi nhánh với khoản tiền chi trả BH hoặc các khoản khác phải trả cho Chi nhánh, ghi:
Nợ TK 3364 – Phải trả cấp dưới về chi trả tiền BH
Nợ các TK 3367, 3368
Có TK 1363 – Phải thu cấp dưới về thu thanh lý tài sản của tổ chức tham gia BHTG.
– Khi Trụ sở chính nhận được tiền do Chi nhánh nộp tiền thu thanh lý tài sản của tổ chức tham gia BHTG, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 1363 – Phải thu cấp dưới về thu thanh lý tài sản của tổ chức tham gia BHTG.
– Khi Trụ sở chính có quyết định cấp vốn hoạt động cho Chi nhánh bằng việc bù trừ với số thu thanh lý tài sản của tổ chức tham gia BHTG phải thu của Chi nhánh, ghi:
Nợ TK 1361 – Vốn hoạt động ở các đơn vị trực thuộc
Có TK 1363 – Phải thu cấp dưới về thu thanh lý tài sản của tổ chức tham gia BHTG.
b4) Kế toán phải thu cấp dưới về chênh lệch thu lớn hơn chi:
– Cuối kỳ, kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động nghiệp vụ, quản lý BHTG theo báo cáo của các Chi nhánh, ghi:
Nợ TK 1366 – Phải thu cấp dưới về chênh lệch thu lớn hơn chi
Có TK 911 – Xác định kết quả hoạt động.
– Khi Trụ sở chính có quyết định bù trừ giữa khoản chênh lệch thu lớn hơn chi phải thu của Chi nhánh với các khoản phải trả cho Chi nhánh:
Nợ các TK 3364, 3367, 3368
Có TK 1366 – Phải thu cấp dưới về chênh lệch thu lớn hơn chi.
– Khi nhận được tiền chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động nghiệp vụ, quản lý BHTG do Chi nhánh nộp lên, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 1366 – Phải thu cấp dưới về chênh lệch thu lớn hơn chi.
– Khi Trụ sở chính có quyết định cấp vốn hoạt động cho Chi nhánh bằng việc bù trừ với số chênh lệch thu lớn hơn chi phải thu của Chi nhánh, ghi:
Nợ TK 1361 – Vốn hoạt động ở các đơn vị trực thuộc
Có TK 1366 – Phải thu cấp dưới về chênh lệch thu lớn hơn chi.
Kế toán phải thu cấp dưới về tiền chi trả BH không có người nhận:
– Khi quyết toán số tiền BH các Chi nhánh đã chi trả có các khoản tiền BH không có người nhận phải thu lại của các Chi nhánh, ghi:
Nợ TK 1365 – Phải thu cấp dưới về tiền chi trả BH không có người nhận
Có TK 337 – Quỹ dự phòng nghiệp vụ.
– Khi có quyết định bù trừ giữa khoản tiền BH không có người nhận phải thu của Chi nhánh với khoản tiền chi trả BH hoặc các khoản khác phải trả cho Chi nhánh, ghi:
Nợ TK 3364 – Phải trả cấp dưới về chi trả tiền BH
Nợ các TK 3367, 3368
Có TK 1365 – Phải thu cấp dưới về tiền chi trả BH không có người nhận
– Khi Trụ sở chính nhận được tiền do Chi nhánh nộp tiền chi trả BH không có người nhận, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 1365 – Phải thu cấp dưới về tiền chi trả BH không có người nhận.
– Khi Trụ sở chính có quyết định cấp vốn hoạt động cho Chi nhánh bằng việc bù trừ với khoản phải thu cấp dưới về tiền chi trả BH không có người nhận của Chi nhánh, ghi:
Nợ TK 1361 – Vốn hoạt động ở các đơn vị trực thuộc
Có TK 1365 – Phải thu cấp dưới về tiền chi trả BH không có người nhận.
Kế toán các khoản phải thu nội bộ khác:
– Khi chi hộ, trả hộ các Chi nhánh, ghi:
Nợ TK 1368 – Phải thu nội bộ khác
Có các TK 111, 112.
– Khi được các Chi nhánh thu hộ các khoản phải thu, ghi:
Nợ TK 1368 – Phải thu nội bộ khác
Có các TK 131, 138.
– Bù trừ các khoản phải thu, khoản phải trả nội bộ của cùng một đối tượng, ghi:
Nợ các TK 3364, 3367, 3368
Có TK 1368 – Phải thu nội bộ khác.
– Khi nhận được tiền của các Chi nhánh thanh toán về các khoản phải thu, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 1368 – Phải thu nội bộ khác.
– Khi Trụ sở chính có quyết định cấp vốn hoạt động cho Chi nhánh bằng việc bù trừ với các khoản phải thu của Chi nhánh, ghi:
Nợ TK 1361 – Vốn hoạt động cấp cho cấp dưới
Có TK 1368 – Phải trả nội bộ khác.
Xem thêm: Danh mục hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 200
