Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng là khoản mục phản ánh công nợ lớn và thường xuyên nhất trong doanh nghiệp. Bài viết này cung cấp hướng dẫn hạch toán tài khoản 131 chi tiết, giúp kế toán viên xử lý các nghiệp vụ thu hồi nợ, bù trừ công nợ một cách chính xác và hiệu quả nhất.
1. Nguyên tắc kế toán tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng như thế nào?
a) Tài khoản 131 dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay.
b) Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính.
c) Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.
d) Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.
đ) Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
e) Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ. Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc:
– Khi phát sinh các khoản nợ phảithu của khách hàng (bên Nợ tài khoản 131), kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán). Riêng trường hợp nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên Nợ tài khoản 131 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã nhận trước;
– Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng (bên Có tài khoản 131) kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng khách nợ (Trường hợp khách nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động hoặc tỷ giá giao dịch thực tế các giao dịch của khách nợ đó). Riêng trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền của người mua thì bên Có tài khoản 131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền) tại thời điểm nhận trước;
– Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng thì được chủ động lựa chọn tỷ giá mua của một trong những ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch. Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng
Bên Nợ:
– Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính ;
– Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
– Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
– Số phí BHTG phải thu phát sinh trong kỳ của các tổ chức tham gia BHTG;
– Số tiền phạt phải thu phát sinh trong kỳ của tổ chức tham gia BHTG.
Bên Có:
– Số tiền khách hàng đã trả nợ;
– Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;
– Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại;
– Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);
– Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.
– Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).
– Số phí BHTG và số tiền phạt đã thu của tổ chức tham gia BHTG;
– Số phí BHTG và số tiền phạt đã được xử lý xóa nợ cho tổ chức tham gia BHTG khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Số dư bên Nợ:
Số tiền còn phải thu của khách hàng.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.
Số phí BHTG và số tiền phạt còn phải thu của tổ chức tham gia BHTG.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nộp phí, nộp phạt thừa của các tổ chức tham gia BHTG. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu đối với tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng
3.1. Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền
Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền (kể các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác), kế toán ghi nhận doanh thu, ghi:
a) Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
b) Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
3.2. Kế toán hàng bán bị khách hàng trả lại
Nợ TK 5213 – Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa có thuế)
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, chi tiết cho từng loại thuế)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
3.3. Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán
a) Trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đã ghi ngay trên hóa đơn bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá;
b) Trường hợp trên hóa đơn bán hàng chưa thể hiện số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán do khách hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu, giảm giá thì doanh thu ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu (doanh thu gộp). Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận riêng khoản chiết khấu giảm giá để định kỳ điều chỉnh giảm doanh thu gộp, ghi:
Nợ TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu (5211, 5212)(giá chưa có thuế)
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng số tiền giảm giá).
3.4. Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng
Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
3.5. Nhận được tiền do khách hàng trả (kể cả tiền lãi của số nợ – nếu có), nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ
Nhận được tiền do khách hàng trả (kể cả tiền lãi của số nợ – nếu có), nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ các TK 111, 112,….
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (phần tiền lãi).
Trường hợp nhận ứng trước bằng ngoại tệ thì bên Có TK 131 ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền ứng trước (tỷ giá mua của ngân hàng nơi thực hiện giao dịch)
3.6. Phương pháp kế toán các khoản phải thu của nhà thầu đối với khách hàng liên quan đến hợp đồng xây dựng
a) Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo tiến độ kế hoạch:
– Khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được ước tính một cách đáng tin cậy, kế toán căn cứ vào chứng từ phản ánh doanh thu tương ứng với phần công việc đã hoàn thành (không phải hóa đơn) do nhà thầu tự xác định, ghi:
Nợ TK 337 – Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
– Căn cứ vào hóa đơn được lập theo tiến độ kế hoạch để phản ánh số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch đã ghi trong hợp đồng, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 337 – Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
b) Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được xác định một cách đáng tin cậy và được khách hàng xác nhận, kế toán phải lập hóa đơn trên cơ sở phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận, căn cứ vào hóa đơn, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
c) Khoản tiền thưởng thu được từ khách hàng trả phụ thêm cho nhà thầu khi thực hiện hợp đồng đạt hoặc vượt một số chỉ tiêu cụ thể đã được ghi trong hợp đồng, ghi:
Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
d) Khoản bồi thường thu được từ khách hàng hay các bên khác để bù đắp cho các chi phí không bao gồm trong giá trị hợp đồng (như sự chậm trễ, sai sót của khách hàng và các tranh chấp về các thay đổi trong việc thực hiện hợp đồng), ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
đ) Khi nhận được tiền thanh toán khối lượng công trình hoàn thành hoặc khoản ứng trước từ khách hàng, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
3.7. Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng
Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng (theo phương thức hàng đổi hàng), căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hoá nhận trao đổi (tính theo giá trị hợp lý ghi trong Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng của khách hàng) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 156 – Hàng hóa
Nợ TK 611- Mua hàng (hàng tồn kho kế toán theo phương pháp KKĐK)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
3.8. Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được phải xử lý xoá sổ
Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được phải xử lý xoá sổ, căn cứ vào biên bản xử lý xóa nợ, ghi:
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số chưa lập dự phòng)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
3.9. Kế toán khoản phải thu về phí ủy thác tại bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311)
3.10. Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính
Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính:
– Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).
– Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
Xem thêm: Danh mục hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 200
