Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu là thủ tục đầu tiên doanh nghiệp phải làm khi mới thành lập. Vậy hồ sơ khai thuế cần chuẩn bị bao gồm những gì? Quy trình, thủ tục khai thuế như thế nào? LawFirm.Vn theo dõi những thông tin trong bài viết dưới đây nhé.
1. Nội dung hồ sơ khai thuế ban đầu doanh nghiệp cần chuẩn bị
1.1. Hồ sơ khai thuế ban đầu doanh nghiệp cần chuẩn bị
Hồ sơ khai thuế ban đầu doanh nghiệp cần phải nộp bao gồm những giấy tờ sau:
- Tờ khai đăng ký thực hiện hình thức kế toán và sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp
- Quyết định bổ nhiệm kế toán (trường hợp doanh nghiệp đã có kế toán trưởng)
- Quyết định bổ nhiệm giám đốc hoặc Tổng giám đốc của doanh nghiệp
- Bản đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định (trường hợp doanh đã có tài sản cố định)
- Phiếu đăng ký thông tin doanh nghiệp
- Tờ kê khai lệ phí môn bài
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Giấy ủy quyền (trường hợp cá nhân đại diện cho doanh nghiệp đi nộp hồ sơ)
1.2. Những thủ tục doanh nghiệp cần hoàn thành trước khi nộp hồ sơ khai thuế
Trước khi nộp hồ sơ khai thuế, doanh nghiệp cần phải hoàn thành những thủ tục cơ bản như sau:
- Treo bảng hiệu doanh nghiệp tại trụ sở: Nội dung cần có trên bảng hiệu bao gồm: địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế công ty, tên công ty,… Người quản lý thuế sẽ tới công ty để kiểm tra xem bảng hiệu đã được chuẩn bị và treo đầy đủ hay chưa và tình trạng hoạt động của doanh nghiệp.
- Mua chữ ký số (token, chứng thư số): Đây là thủ tục bắt buộc hoàn thành của mọi doanh nghiệp khi mới thành lập. Chữ ký số này sẽ được dùng để nộp kê khai lệ phí môn bài trên trang web của Tổng cục Thuế.
- Mở tài khoản cho doanh nghiệp và nộp tiền vào tài khoản: Doanh nghiệp sẽ sử dụng chữ ký số để trình tiền trong tài khoản và nộp khoản lệ phí môn bài vào Kho bạc Nhà nước.
2. Quy trình thực hiện kê khai thuế ban đầu
Quy trình thủ tục thực hiện khai thuế ban đầu bao gồm các bước sau đây:
Bước 1: Mở tài khoản ngân hàng và mua chữ ký số
Sau khi được cấp giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng và mua chữ ký số cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp muốn nộp hồ sơ khai thuế điện tử phải có chữ ký số để kê khai qua mạng điện tử. Hay doanh nghiệp nộp thuế điện tử cho Chi cục thuế cũng phải có tài khoản ngân hàng.
Bước 2: Tiến hành kê khai và nộp lệ phí môn bài
Khi doanh nghiệp đã có tài khoản ngân hàng và chữ ký số, bước tiếp theo doanh nghiệp cần làm đó chính là kê khai và nộp tiền phí môn bài.
Các kế toán viên của doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai để tiến hành kê khai phí môn bài. Sau đó kết xuất XML tờ khai và nộp qua mạng. Hoặc kế toán cũng có thể thực hiện việc kê khai thuế điện tử. Khi tờ khai thuế môn bài được thông báo nộp thành công, doanh nghiệp cần phải nộp lệ phí môn bài ngay lập tức, tránh xảy ra trường hợp nộp muộn và bị phạt.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần phải lưu ý thời hạn nộp lệ phí môn bài. Thời hạn chậm nhất để doanh nghiệp có thể nộp đó là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên doanh nghiệp bắt đầu bước vào hoạt động kinh doanh.
Bước 3: Lựa chọn phương pháp kê khai thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng và hóa đơn
Hiện nay có hai phương pháp kê khai thuế thu nhập cá nhân đó là phương pháp trực tiếp và phương pháp gián tiếp phù hợp với hai kỳ kê khai là theo tháng hoặc theo quý. Với những doanh nghiệp mới thành lập sẽ lựa chọn hình thức kê khai theo quý. Ngày 30 của tháng đầu tiên trong quý tiếp theo là hạn nộp thuế giá trị gia tăng của doanh nghiệp.
Đối với kê khai hóa đơn, nếu là hóa đơn điện tử, ngay sau khi đăng ký thành công và được cung cấp hóa đơn, trước khi sử dụng, doanh nghiệp cần phải thông báo phát hành hóa đơn. Trong trường hợp doanh nghiệp tự ý sử dụng hóa đơn điện tử mà không thông báo phát hành sẽ bị phạt.
Nếu doanh nghiệp sử dụng các loại hóa đơn bán hàng hay hóa đơn kê khai trực tiếp, kế toán viên có thể lên Chi cục thuế quản lý doanh nghiệp để làm thủ tục mua.
Các doanh nghiệp không bắt buộc phải nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân. Khi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có lãi, kế toán có thể dựa vào kết quả và số liệu thống kê kinh doanh để tự tạm tính và nộp lên Chi cục Thuế.
Bước 4: Lựa chọn hình thức kế toán và khấu hao tài sản cố định
Căn cứ theo Thông tư số 45/2013/TT-BTC quy định:
“Doanh nghiệp có thể tự quyết định phương pháp và thời gian trích khấu hao tài sản cố định theo quy định tại Thông tư này và thông báo với các cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi bắt đầu thực hiện.”
Có thể hiểu đơn giản là các doanh nghiệp cần phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi bắt đầu tiến hành trích khấu hao tài sản cố định.
Để xác định phù hợp hình thức chế độ kế toán cần phụ thuộc vào quy mô hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đó:
- Đối với các doanh nghiệp có quy mô kinh doanh lớn, áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
- Đối với các doanh nghiệp có quy mô kinh doanh siêu nhỏ, nhỏ và vừa, áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
3. Địa điểm và thời gian nộp hồ sơ khai thuế của doanh nghiệp
Tùy thuộc vào từng loại hình đầu tư của doanh nghiệp, Sở Kế hoạch & Đầu tư sẽ có các phiếu chuyển tương ứng về Chi cục thuế để doanh nghiệp có thể dễ dàng liên hệ trực tiếp và làm việc.
3.1. Địa điểm nộp hồ sơ khai thuế cho doanh nghiệp
Chi cục thuế tại các quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính sẽ là đơn vị cơ quan thuế trực tiếp quản lý. Cơ quan quản lý này sẽ được ghi cụ thể trong phiếu Thông báo về cơ quan Thuế quản lý gửi về doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp hoàn thành các quy trình và thủ tục thành lập, Sở Kế hoạch & Đầu tư sẽ gửi thông báo và giấy phép kinh doanh về cho doanh nghiệp.
3.2. Thời gian nộp hồ sơ khai thuế cho doanh nghiệp
Sau khi nhận được giấy phép kinh doanh, nếu doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh ngay sau đó thì ngày cuối cùng của tháng ghi trên giấy phép kinh doanh chính là thời hạn doanh nghiệp đó phải nộp hồ sơ khai thuế ban đầu.
Trong trường hợp doanh nghiệp đã nhận được giấy phép kinh doanh nhưng chưa đi vào hoạt động ngay thì thời hạn nộp hồ sơ thuế ban đầu sẽ là 30 ngày tính từ ngày được ghi trên giấy phép kinh doanh.
Tuy nhiên, các doanh nghiệp nên cố gắng hoàn thiện các thủ tục và hồ sơ kê khai thuế ban đầu càng sớm càng tốt.
4. Một số lưu ý khi nộp hồ sơ khai thuế ban đầu
Khi chuẩn bị và nộp hồ sơ khai thuế ban đầu, các doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau đây:
- Chuẩn bị sẵn 02 bản công văn đăng ký hình thức, chế độ kế toán doanh nghiệp, bao gồm các nội dung: hình thức ghi sổ kế toán, hình thức nhập xuất hàng hóa, chế độ kế toán áp dụng, phương pháp kế toán, loại hóa đơn sử dụng, hình thức kế toán.
- Chuẩn bị 02 bản công văn đăng ký chế độ kế toán doanh nghiệp chọn áp dụng.
- Bản đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định với cơ quan thuế (theo Thông tư 45/2013/TT-BTC). Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm 2 bản đăng ký bổ sung vào hồ sơ khai thuế.
- 01 bản giấy ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp
