1. Hóa đơn thương mại là gì?
Các chứng từ tài chính (hối phiếu, kỳ phiếu, séc) là các chứng từ có tính chất pháp lý, là bằng chứng đòi một số tiền nhất định của người bán đối với người mua; trong khi đó, hoá đơn thương mại là chứng từ do người bán lập, chỉ ra chi tiết về số tiền đó.
Thông thường, hoá đơn thương mại gồm các nội dung chi tiết sau:
(i) Các bên: Tên và địa chỉ đầy đủ của người mua và người bán, số tham chiếu của mỗi bên và ngày tháng phát hành.
(ii) Hàng hoá: Chỉ ra chi tiết về hàng hoá, bao gồm: trọng lượng, khối lượng, đơn giá và tổng giá trị.
(iii) Cơ sở điều kiện giao hàng: Chỉ ra chi phí về bảo hiểm và vận tải phải được trả bởi người bán hay người mua; và trách nhiệm thanh toán đó có hiệu lực đến địa điểm cụ thể nào trong quá trình chuyên chở hàng hoá.
(iv) Điều kiện thanh toán và trao chứng từ: Tuỳ thuộc vào phương thức thanh toán là ghi sổ, ứng trước, nhờ thu hay tín dụng chứng từ (ví dụ: thanh toán sau 60 ngày xuất trình chứng từ) mà quy định cho thích hợp. Chứng từ được trao khi được thanh toán (D/P), khi được chấp nhận hối phiếu (D/A) hay chấp nhận các điều kiện khác (D/OT).
(v) Chi tiết về vận tải: Chỉ ra phương tiện chuyên chở, người chuyên chở, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng…
Chi tiết về nội dung thể hiện trên hóa đơn thương mại do người bán và người mua thoả thuận. Một bên hay cả hai bên, vì lý do bí mật thương mại, chỉ yêu cầu mô tả hàng hoá một cách đơn giản, chẳng hạn: “hàng hóa theo đơn đặt hàng No…..”. Như vậy, nội dung của hoá đơn thương mại không được tiêu chuẩn hóa, nó phụ thuộc chủ yếu vào sự thoả thuận giữa người mua và người bán.
(vi) Ngoài ra, tuỳ theo yêu cầu của từng nước, mà trên hoá đơn thương mại còn phải thể hiện một số nội dung như:
– Thông tin về xuất xứ hàng hoá.
– Thể hiện chi phí bảo hiểm và vận tải một cách độc lập.
– Chữ ký bằng tay của người xuất khẩu.
– Mã số phân loại thuế quan.
Trong bộ chứng từ thanh toán, hoá đơn thương mại được xem là chứng từ trung tâm, nó là yêu cầu của người bán đòi người mua trả số tiền ghi trên hoá đơn. Hoá đơn thường được lập làm nhiều bản và được sử dụng trong các việc khác nhau, chủ yếu là gửi cho người mua để thông báo kết quả giao hàng, để người mua chuẩn bị nhập hàng và thanh toán; là chứng từ trong bộ chứng từ gửi đến ngân hàng mở L/C để đòi tiền; gửi cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm hàng hoá; gửi cho cơ quan hải quan để tính thuế xuất nhập khẩu…
Điểm chú ý là, theo quy tắc thanh toán quốc tế của ICC, thì hoá đơn thương mại không nhất thiết phải được ký, trừ khi có yêu cầu cụ thể. Điều này đã gây thắc mắc cho nhiều người, nên đã được ICC giải thích như sau: Lâu nay việc mua bán hàng hoá theo phương thức “truyền thống” rất phổ biến là: khi mua hàng, người bán hàng thường cấp cho người mua một hoá đơn trên đó có chữ ký của người bán hàng. Tuy nhiên, ngày nay nhờ có khoa học và công nghệ phát triển, nhiều hình thức bán hàng hiện đại ra đời, ví dụ mua hàng tại các siêu thị, mua hàng tại các máy bán hàng tự động, hơn nữa nhiều mặt hàng được bán theo phương thức tự động hoá và bộ chứng từ hàng hoá (trong đó có hoá đơn) cũng được lập một cách tự động hoá, do đó, việc yêu cầu nhất thiết phải có chữ ký trên hoá đơn là không thực tế. Chính từ lý do này mà ICC đã quyết định là hoá đơn thương mại không nhất phải được ký.
2. Các chức năng của hoá đơn thương mại
– Trong khai báo hải quan và mua bảo hiểm, hoá đơn thương mại thể hiện giá trị hàng hoá mua bán, làm cơ sở cho việc tính thuế xuất nhập khẩu và tính số tiền bảo hiểm.
– Khi hoá đơn đã được chấp nhận trả tiền bởi người mua hay ngân hàng, nó trở thành công cụ tài trợ cho hoạt động xuất nhập khẩu.
– Những chi tiết thể hiện trên hóa đơn, như về hàng hoá, điều kiện thanh toán và giao hàng, về vận tải…là những căn cứ để đối chiếu và theo dõi việc thực hiện hợp đồng thương mại.
– Nếu trong bộ chứng từ thanh toán có hối phiếu, thì hoá đơn là căn cứ để kiểm tra nội dung đòi tiền của hối phiếu; nếu trong bộ chứng từ không có hối phiếu, thì hoá đơn có tác dụng thay thế cho hối phiếu, làm căn cứ đòi tiền và trả tiền.
3. Phân loại hóa đơn thương mại
Tuỳ theo chức năng, mà hoá đơn được thành các loại sau:
3.1. Hoá đơn tạm thời (Provisional Invoice) và hóa đơn chính thức (Final Invoice):
Hoá đơn tạm thời là hoá đơn dùng trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp như: giao hàng nhưng giá hàng hoá mới là giá tạm tính, số lượng và chất lượng hàng được quyết định tại cảng đích, hàng hóa giao làm nhiều lần mà mỗi lần chỉ thanh toán một phần nhất định, cho đến khi bên bán giao xong mới thanh toán dứt khoát… Hoá đơn chính thức là hoá đơn dùng để thanh toán cuối cùng (dứt khoát) tiền hàng.
3.2. Hoá đơn chiếu lệ (Pro Forma Invoice)
Hóa đơn chiếu lệ hình thức rất giống với hoá đơn thông thường, ngoại trừ nó không bao gồm ký mã hiệu hàng hoá và được ghi rõ ràng là “Hoá đơn chiếu lệ”. Hoá đơn thương mại là một yêu cầu đòi tiền hàng hoá, trong khi đó, hoá đơn chiếu lệ chỉ là một thư chào hàng đối với những khách hàng tiềm năng. Khi một đơn đặt hàng chính thức có hiệu lực và khi hàng hoá đã được gửi đi, thì một hoá đơn thương mại thông thường sẽ được lập và gửi đi đòi tiền. Như vậy, hoá đơn chiếu lệ không được dùng để thanh toán bởi vì nó không phải là yêu cầu đòi tiền. Tuy nhiên, điểm giống nhau trong chức năng của nó với hoá đơn thông thường là: nó nói rõ giá cả và đặc điểm của hàng hoá. Ngoài ra, hoá đơn chiếu lệ còn được dùng trong các trường hợp hàng hóa gửi đi triển lãm, để gửi bán hoặc để làm thủ tục xin nhập khẩu, mua ngoại hối…
3.3. Hoá đơn xác nhận (Certified Invoice)
Hóa đơn xác nhận là hoá đơn có chữ ký của cơ quan chức năng (thường là Phòng Thương mại và Công nghiệp), xác nhận về xuất xứ của hàng hoá. Khi đã có xác nhận xuất xứ của cơ quan chức năng, hoá đơn này có thêm chức năng là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá.
3.4. Hoá đơn lãnh sự (Consular Invoice)
Nhằm mục đích đánh thuế hàng nhập khẩu, một số nước nhập khẩu yêu cầu hoá đơn thương mại phải có xác nhận của lãnh sự quán nước đó tại nước xuất khẩu. Mục đích xác nhận của lãnh sự là nhằm:
Chứng nhận nhà xuất khẩu đã không bán phá giá hàng hoá;
– Cung cấp thông tin về nhóm hàng phải chịu thuế là như thế nào,
– Có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.
3.5. Hoá đơn chi tiết (Detailed Invoice)
Hóa đơn chi tiết có tác dụng phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng.
3.6. Hoá đơn hải quan (Custom’s Invoice)
Hóa đơn hải quan là hoá đơn tính toán trị giá hàng theo giá tính thuế của hải quan và tính toán các khoản lệ phí của hải quan. Hoá đơn này chủ yếu được dùng trong khâu tính thuế mà không có giá trị là một yêu cầu đòi tiền, nên nhìn chung không được lưu thông.
4. Mẫu hóa đơn thương mại
Sau đây là mẫu hoá đơn thương mại và những nội dung chính.
(1) Tên và địa chỉ của nhà xuất khẩu.
(2) Tên và địa chỉ của nhà nhập khẩu.
(3) Số tham chiếu, cơ sở tính thuế, nơi và ngày tháng phát hành.
(4) Điều kiện cơ sở giao hàng.
(5) Ký mã hiệu hàng hoá. Chú ý: ký mã hiệu phải giống với ký mã hiệu trên vận đơn.
(6) Mô tả hàng hoá. Chú ý: mô tả hàng hóa phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong hợp đồng thương mại hay L/C.
(7) Số lượng hàng hoá.
(8) Tổng số tiền nhà nhập khẩu phải trả.
(9) Chi tiết về cước vận chuyển và phí bảo hiểm.
(10) Chữ ký của người xuất khẩu. Chú ý: chữ ký của người lập hoá đơn không nhất thiết phải thể hiện.
