Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia là loại chứng từ đặc thù liên quan đến các đơn vị bán hàng dự trữ quốc gia lập.Tuy nhiên loại hóa đơn này không phổ biến nên ít người quan tâm. Hãy cùng VN Law Firm tìm hiểu về hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia qua bài viết sau đây.
1. Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia là gì?
Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia được hiểu là loại chứng từ do đơn vị dự trữ bán hàng quốc gia lập và ghi nhận thông tin bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.
Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia được in theo mẫu, khổ giấy 19×27 theo phụ lục số 1 ban hành kèm Thông tư 16/2012/TT-BTC.
2. Hình thức hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia
Hoá đơn tự in: là hoá đơn do các đơn vị dự trữ tự in ra theo mẫu trên các thiết bị tin học, trên máy tính tiền, các loại máy khác khi xuất, bán hàng dự trữ quốc gia;
Hoá đơn điện tử: là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về xuất, bán hàng dự trữ quốc gia được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch Điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;
Hoá đơn đặt in: là hoá đơn do các đơn vị dự trữ đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động xuất, bán hàng dự trữ quốc gia.
3. Nguyên tắc lập hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia
Nguyên tắc lập hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia cần được tuân thủ để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn. Cụ thể như sau:
- Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia chỉ được lập cho người mua trong trường hợp xuất bán, xuất viện trợ hàng dự trữ quốc gia
- Trường hợp xuất bán hoặc xuất viện trợ thì đơn vị dự trữ cần lập hóa đơn. Còn xuất điều chuyển nội bộ thì sẽ không cần lập hóa đơn.
- Nội dung trên hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia phải đảm bảo chính xác về nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không được tẩy xóa, sửa chữa, dùng cùng một loại mực, không được dùng mực đỏ, nội dung không được ngắt quãng, không được viết đè lên chữ in sẵn, phải gạch chéo phần còn trống.
- Hóa đơn được lập thành nhiều liên, nội dung cần phải thống nhất trên các liên có cùng 1 số.
- Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
4. Quy định cụ thể về nội dung hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia đã lập
Căn cứ vào Điều 04 Thông tư 16/2012/TT-BTC quy định:
Những nội dung trên hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia đã lập và cần được thể hiện trên cùng một mặt giấy:
– Đối với tên loại hóa đơn: Cần thể hiện rõ là HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA
– Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn: Ký hiệu mẫu số hóa đơn là những thông tin về tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong hóa đơn bán hàng quốc gia; đối với ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng năm phát hành hóa đơn và hệ thống chữ cái Tiếng Việt.
– Tên của liên hóa đơn: Khác với hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trự quốc gia phải có 4 liên, trong đó: liên 1 để lưu, liên 2 để giao cho người mua, liên 3 dùng cho thanh toán nội bộ, liên 4 dùng cho thanh toán thủ kho.
– Về số thứ tự hóa đơn: Đây là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn gồm 7 chữ số.
– Ngoài ra, hóa đơn cần có tên, địa chỉ, số tài khoản, mã số thuế của đơn vị dự trữ xuất, bán hàng dự trữ quốc gia
– Tên, địa chỉ, mã số thuế và tài khoản của bên mua là nội dung không thể thiếu.
– Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia không thể thiếu được những nội dung chi tiết về tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa và cả thành tiền được ghi bằng chữ và số.
– Hai bên bán/mua cần ký rõ họ tên và đóng dấu, đảm bảo có ngày/tháng/năm lập hóa đơn
Lưu ý: Hóa đơn phải được ghi nội dung bằng tiếng Việt và số ghi trên hóa đơn là từ 0 – 9, sau số hàng nghìn / triệu / tỷ / nghìn tỷ / triệu tỷ / tỷ tỷ cần phải đặt dấu chấm (.), trường hợp ghi sau số ở hàng đơn vị thì cần đặt dấu phẩy (,) ở đằng sau số hàng đơn vi.
Nội dung không bắt buộc trên hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia đã lập:
– Logo hoặc hình ảnh quảng cáo là những nội dung không bắt buộc trên hóa đơn này, tuy nhiên bạn vẫn có thể chèn những nội dung này trên hóa đơn. Tuy nhiên, cơ chữ của các thông tin tạo thêm này cần phải nhỏ hơn cỡ chữ nhỏ nhất trên hóa đơn.
– Những thông tin không bắt buộc này cần phải đảm bảo phù hợp với những quy định hiện hành, đảm bảo các nội dung không được che khuất hay làm mờ những nội dung bắt buộc cần có trên hóa đơn.
