Hồ sơ, thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

1. Các trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Theo quy định tại khoản 1 Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2025), văn phòng đại diện của công ty, doanh nghiệp được chấm dứt hoạt động theo:

– Quyết định của chính doanh nghiệp;

– Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Lưu ý: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đứng đầu văn phòng đại diện bị chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

2. Hồ sơ, thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Bước 1: Chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành nghĩa vụ thuế

Trước khi thông báo giải thể văn phòng đại diện tới cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải làm thủ tục với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế văn phòng đại diện cần chuẩn bị bao gồm:  

– Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế (theo mẫu 24/ĐK-TCT ban hành tại Thông tư 105/2020/TT-BTC);

– Quyết định của chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên về việc chấm dứt hoạt động VPĐD;

– Quyết định và biên bản họp của hội đồng thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc hội đồng quản trị công ty cổ phần về việc chấm dứt hoạt động VPĐD.

Lưu ý: 

Doanh nghiệp có thể cần bổ sung các giấy tờ sau vào hồ sơ:

– Quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của VPĐD (trong trường hợp giải thể văn phòng đại diện theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền);

– Giấy ủy quyền (trong trường hợp người đại diện pháp luật công ty không trực tiếp thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế văn phòng đại diện).

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nêu trên, doanh nghiệp nộp hồ sơ cho Thuế cơ sở nơi đặt địa chỉ trụ sở chính của văn phòng đại diện.

Doanh nghiệp cũng có thể tra cứu cơ quan thuế quản lý trực tiếp của văn phòng đại diện tại website http://tracuunnt.gdt.gov.vn/ của Cục Thuế.

Bước 2: Hoàn trả dấu doanh nghiệp tại cho cơ quan công an

Đối với văn phòng đại diện có sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp, thì khi giải thể doanh nghiệp cần phải trả lại con dấu của văn phòng đại diện cho cơ quan công an đã cấp mẫu dấu trước đó.

Hồ sơ trả con dấu văn phòng đại diện cho cơ quan công an gồm có:

– Công văn đề nghị hoàn trả con dấu;

– Con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu (bản gốc);

– Quyết định giải thể văn phòng đại diện của công ty;

– Giấy ủy quyền cho người đi thực hiện thủ tục trả con dấu văn phòng đại diện (nếu có).

Lưu ý:

Việc trả lại con dấu chỉ áp dụng cho những văn phòng đại diện thành lập trước ngày 01/07/2015, có con dấu do cơ quan công an cấp.

Đối với con dấu văn phòng đại diện do công ty tự khắc thì không cần trả lại con dấu. Khi có thông báo về việc giải thể văn phòng đại diện của công ty, con dấu này sẽ tự động hết hiệu lực.

Bước 3. Làm thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Theo quy định tại khoản 2 Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện công ty, doanh nghiệp:

– Thông báo về việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện (Mẫu số 28 Phụ lục I) ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC);

– Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;

– Biên bản họp về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp chủ quản chi nhánh là công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần);

– Văn bản ủy quyền dành cho người đại diện thực hiện thủ tục;

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh của tỉnh, thành phố – nơi văn phòng đại diện hoạt động kinh doanh.

Trong vòng 5 ngày làm việc từ ngày nộp hồ sơ, nếu hồ sơ hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trả thông báo xác nhận chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện (trường hợp hồ sơ không hợp lệ cơ quan nhà nước sẽ gửi thông báo văn bản yêu cầu điều chỉnh cho doanh nghiệp).

3. Dịch vụ đăng ký chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại VN Law Firm

Dịch vụ đăng ký chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại VN Law Firm giúp quý khách hàng giảm khá nhiều thời gian và công sức. Đến với VN Law Firm bạn sẽ được cung cấp dịch vụ đăng ký chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện bao gồm:

• Tư vấn quy trình, thủ tục đăng ký chấm dứt hoạt động văn phòng đại diệnh;
• Tư vấn khách hàng chuẩn bị tài liệu cần thiết;
• Soạn thảo và thay mặt khách hàng nộp hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại Phòng đăng ký kinh doanh;
• Theo dõi hồ sơ, bổ sung hoặc sửa chữa hồ sơ (nếu có) theo yêu cầu của chuyên viên;
• Thực hiện thủ tục công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp lên Cổng thông tin;
• Bàn giao giấy phép kinh doanh;
• Hướng dẫn các thủ tục cần lưu ý sau khi đăng ký chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện cho khách hàng…