Hồ sơ, thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh

1. Các trường hợp chấm dứt hoạt động chi nhánh công ty, doanh nghiệp

Theo quy định tại khoản 1 Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2025), chi nhánh của công ty, doanh nghiệp được chấm dứt hoạt động theo:

– Quyết định của chính doanh nghiệp;

– Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Lưu ý: Doanh nghiệp có chi nhánh đã chấm dứt hoạt động chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán các khoản nợ, gồm cả nợ thuế của chi nhánh và tiếp tục sử dụng lao động hoặc giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại chi nhánh theo quy định của pháp luật.

2. Hồ sơ, thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh công ty, doanh nghiệp

Tổng quan, quy trình chấm dứt hoạt động chi nhánh bao gồm các bước sau đây:

• Bước 1: Xin xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế tại Cục Hải quan;
• Bước 2: Làm thủ tục đóng/chấm dứt hiệu lực mã số thuế chi nhánh tại cơ quan thuế;
• Bước 3: Trả con dấu chi nhánh cho cơ quan công an (nếu có);
• Bước 4: Làm thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh tại Phòng Đăng ký kinh doanh.

Chi tiết từng bước chấm dứt hoạt động chi nhánh hạch toán độc lập, chi nhánh hạch toán phụ thuộc được thực hiện như sau:

Bước 1. Xin xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế tại Cục Hải quan

Trường hợp chi nhánh có đăng ký xuất nhập khẩu, khi tiến hành chấm dứt hoạt động thì doanh nghiệp cần nộp văn bản đề nghị xin xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế đến Tổng cục Hải quan.

Trong vòng 10 – 15 ngày làm việc, Cục Hải quan sẽ gửi cho doanh nghiệp công văn xác nhận không nợ thuế của chi nhánh.

Bước 2. Làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế chi nhánh tại cơ quan thuế

Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế của chi nhánh gồm có:

– Văn bản đề nghị về việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế của chi nhánh; 

– Quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh;

– Biên bản họp về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp chủ quản chi nhánh là công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần);

– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của chi nhánh và doanh nghiệp chủ quản;

– Giấy ủy quyền (nếu người khác đại diện nộp hồ sơ);

– Công văn về việc chịu trách nhiệm pháp lý sau chấm dứt hoạt động;

– Cam kết về việc không có tài sản thanh lý.

Lưu ý: 

Trường hợp chi nhánh chưa phát sinh doanh thu hoặc chưa đi vào hoạt động nhưng chấm dứt hoạt động thì cần thêm các giấy tờ sau:

• Cam kết không có lao động và chi trả lương;
• Cam kết không phát sinh doanh thu, phát hành hóa đơn.

Nơi tiếp nhận hồ sơ: Cơ quan thuế quản lý của chi nhánh.

Thời gian xử lý: Trong vòng 2 ngày làm việc tính từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của chi nhánh đến Phòng Đăng ký kinh doanh (thông tin sẽ truyền trên hệ thống giữa cơ quan thuế và Phòng Đăng ký kinh doanh).

Bước 3. Trả con dấu chi nhánh cho cơ quan công an

Trong trường hợp chi nhánh có khắc dấu do công an cấp (trước ngày 01/07/2015), thì doanh nghiệp cần làm thủ tục trả lại con dấu chi nhánh cho cơ quan công an.

Hồ sơ trả con dấu chi nhánh cho cơ quan công an gồm có:

– Công văn xin trả con dấu chi nhánh;

– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh;

– Bản gốc giấy chứng nhận mẫu dấu của chi nhánh do công an cấp;

– Con dấu của chi nhánh;

– Giấy ủy quyền cho người đại diện nộp hồ sơ.

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan công an đã cấp con dấu cho chi nhánh. Sau khi kiểm tra hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan công an sẽ cấp thông báo xác nhận trả con dấu cho doanh nghiệp.

Bước 4. Làm thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Theo quy định tại khoản 2 Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh công ty, doanh nghiệp:

– Thông báo về việc chấm dứt hoạt động của chi nhánh (Mẫu số 28 Phụ lục I) ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC);

– Quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh;

– Biên bản họp về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp chủ quản chi nhánh là công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần);

– Văn bản ủy quyền dành cho người đại diện thực hiện thủ tục;

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh của tỉnh, thành phố – nơi chi nhánh hoạt động kinh doanh.

Trong vòng 5 ngày làm việc từ ngày nộp hồ sơ, nếu hồ sơ hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trả thông báo xác nhận chấm dứt hoạt động của chi nhánh (trường hợp hồ sơ không hợp lệ cơ quan nhà nước sẽ gửi thông báo văn bản yêu cầu điều chỉnh cho doanh nghiệp).

3. Dịch vụ đăng ký chấm dứt hoạt động chi nhánh tại VN Law Firm

Dịch vụ đăng ký chấm dứt hoạt động chi nhánh tại VN Law Firm giúp quý khách hàng giảm khá nhiều thời gian và công sức. Đến với VN Law Firm bạn sẽ được cung cấp dịch vụ đăng ký chấm dứt hoạt động chi nhánh bao gồm:

• Tư vấn quy trình, thủ tục đăng ký chấm dứt hoạt động chi nhánh;
• Tư vấn khách hàng chuẩn bị tài liệu cần thiết;
• Soạn thảo và thay mặt khách hàng nộp hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động chi nhánh tại Phòng đăng ký kinh doanh;
• Theo dõi hồ sơ, bổ sung hoặc sửa chữa hồ sơ (nếu có) theo yêu cầu của chuyên viên;
• Thực hiện thủ tục công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp lên Cổng thông tin;
• Bàn giao giấy phép kinh doanh;
• Hướng dẫn các thủ tục cần lưu ý sau khi đăng ký chấm dứt hoạt động chi nhánh cho khách hàng…