Những bạn mới làm kế toán thường bối rối khi định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Trong sách vở – lý thuyết, học viên thường chỉ học một số nghiệp vụ mẫu, còn khi làm việc thực tế, tùy thuộc vào quy mô và loại hình doanh nghiệp – sẽ phát sinh hàng ngàn nghiệp vụ kinh tế khác nhau. Khi đó, kế toán viên cần phải nắm được phương pháp định khoản kế toán nhanh và chính xác. Vậy Định khoản kế toán là gì? Nguyên tắc khi định khoản kế toán? Cùng LawFirm.Vn tìm hiểu qua bài viết dưới đây
1. Định khoản kế toán là gì?
Định khoản kế toán (hay còn gọi là hạch toán kế toán) là việc xác định và ghi chép số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào bên Nợ và bên Có tương ứng loại tài khoản kế toán đó.
Có 2 loại định khoản
– Định khoản kế toán đơn giản: Chỉ liên quan đến 2 tài khoản
– Định khoản kế toán phức tạp: Liên quan đến 3 tài khoản trở lên
2. Nguyên tắc định khoản kế toán
Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải ghi ít nhất vào 2 tài khoản kế toán liên quan. Ghi Nợ tài khoản này thì phải ghi Có tài khoản kia và ngược lại. Số tiền ghi bên Nợ và bên Có của một định khoản phải bằng nhau
Đối tượng kế toán biến động tăng ghi 1 bên, biến động giảm ghi 1 bên.
Tài khoản kế toán Nợ ghi trước, bên Có ghi sau
Dòng ghi Có phải so le với dòng ghi Nợ
Tổng giá trị bên Nợ sẽ bằng với tổng giá trị bên Có
Tài khoản kế toán có biến động tăng bên nào thì số dư được ghi tương ứng với bên đó.
Với những loại tài khoản lưỡng tính như: 131, 136, 1388, 331, 333, 336 thì số dư có thể có ở cả bên Nợ và bên Có.
Những tài khoản kế toán loại: 5, 6, 7, 8, 9 thường không có số dư
3. Kết cấu tài khoản kế toán
Tài khoản đầu 1 và đầu 2: Là đầu tài khoản tài sản: Phản ánh toàn bộ giá trị tài sản của doanh nghiệp bao gồm cả tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn.
Tài khoản đầu 3 và đầu 4: Đầu tài khoản nguồn vốn: Phản ánh công nợ phải trả và nguồn vốn hình thành nên tài sản cho doanh nghiệp.
Tài khoản đầu 5 và đầu 7: Tài khoản doanh thu và thu nhập khác: Đây là 2 đầu tài khoản phản ánh nguồn thu của doanh nghiệp
Tài khoản đầu 6 và đầu 8: Tài khoản chi phí và chi phí khác: Đầu tài khoản này phản ánh chi phí hay đầu ra của doanh nghiệp
Tài khoản đầu 9: Xác định kết quả kinh doanh: Cuối kỳ kế toán viên sẽ làm nhiệm vụ kết chuyển doanh thu và chi phí sang kết quả hoạt động kinh doanh. Cho biết kết quả kinh doanh thực tế của doanh nghiệp trong kỳ.
4. Các bước định khoản kế toán
Xác định nghiệp vụ phát sinh ảnh hưởng đến các tài khoản kế toán nào
Xác định biến động tăng giảm của từng tài khoản kế toán (Lưu ý tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có của các tài khoản đầu 1 đến đầu 9)
Xác định quy mô biến động của từng tài khoản (Xác định số tiền ghi Nợ và ghi Có)
5. Ví dụ minh họa
Ví dụ 1: Định khoản kế toán đơn giản
Chuyển khoản thanh toán tiền hàng cho khách hàng 40.000.000 đồng.
1. Xác định đối tượng kế toán
- Tiền gửi ngân hàng: TK 112
- Phải trả cho người bán: TK 331
2. Xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có
Chế độ kế toán đơn vị sử dụng: Thông tư 200/2014/TT-BTC
TK 112 giảm => Ghi Có
TK 331 giảm => Ghi Nợ
3. Xác định số tiền ghi Nợ và ghi Có
Ghi Nợ tài khoản 331 số tiền 40.000.000 đồng
Ghi Có tài khoản 112 số tiền 40.000.000 đồng
=> Chúng ta có định khoản:
Nợ TK 331: 40.000.000
Có TK 112: 40.000.000
Ví dụ 2: Định khoản kế toán phức tạp
Bán hàng cho Công ty XYZ chưa thu tiền với tổng giá bán chưa thuế là 50.000.000, thuế GTGT 10%.
1. Xác định đối tượng kế toán
- Hàng hóa: TK 156
- Thuế GTGT đầu ra: TK 3331
- Phải thu của khách hàng: TK 131
2. Xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có
Chế độ kế toán đơn vị sử dụng: Thông tư 200/2014/TT-BTC
TK 156 giảm => Ghi Có
TK 3331 tăng => Ghi Có
TK 131 tăng => Ghi Nợ
3. Xác định số tiền ghi Nợ và ghi Có
Ghi Có tài khoản 156 số tiền 50.000.000 đồng
Ghi Có tài khoản 3331 số tiền 5.000.000 đồng
Ghi Nợ tài khoản 131 số tiền 55.000.000 đồng
=> Chúng ta có định khoản:
Nợ TK 131: 55.000.000
Có TK 156: 50.000.000
Có TK 3331: 5.000.000
Xem thêm: Hướng dẫn định khoản tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Xem thêm: Định khoản các giao dịch liên quan đến tài khoản 419 – Cổ phiếu quỹ
