Đăng ký đất đai là gì? Thủ tục, quy trình và hồ sơ thực hiện

Đăng ký đất đai là quy định bắt buộc của nhà nước trong việc đảm bảo quyền lợi của người sử dụng đất theo đúng hiến pháp ban hành. Tuy nhiên cho đến này đăng ký nhà đất là gì, khi nào cần thực hiện, thủ tục đăng ký mới nhất thực hiện như thế nào thì không phải ai cũng biết.

1. Đăng ký đất đai là gì?

Theo quy định tại Khoản 15 Điều 3 Luật Đất đai năm 2024: “Đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất là việc người sử dụng đất, người sở hữu tài sản gắn liền với đất, người được giao quản lý đất kê khai quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất với cơ quan nhà nước có thẩm quyền để được ghi nhận theo quy định của Luật này”

Nội dung này có nhiều quy định sửa đổi, bổ sung mới trong việc đảm bảo thực hiện chức năng quản lý nhà nước về đất đai cũng như đảm bảo quyền cho chủ sở hữu đất.

Luật Đất đai năm 2024 quy định đăng ký đất đai là bắt buộc; cụ thể là bắt buộc với mọi đối tượng sử dụng đất tại Điều 4 hay được giao đất để quản lý tại Điều 7. Đăng ký đất đai là bắt buộc đối với người sử dụng đất và người được giao đất để quản lý; đăng ký quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất thực hiện theo yêu cầu của chủ sở hữu. (Khoản 1 điều 131). Riêng đối với việc đăng ký tài sản gắn liền với đất thì thực hiện theo yêu cầu của chủ sở hữu.

2. Những quy định thuật ngữ đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất

2.1. Về phạm vi đăng ký

Việc đăng ký thực hiện đối với mọi trường hợp sử dụng đất (kể cả các trường hợp không đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận) hay các trường hợp được giao quản lý đất và tài sản gắn liền với đất.

2.2. Về mục đích đăng ký

Việc đăng ký nhằm “ghi nhận tình trạng pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất và quyền quản lý đất đối với một thửa đất vào hồ sơ địa chính” chứ không phải bó hẹp trong mục đích “ghi nhận quyền sử dụng đất hợp pháp nhằm xác lập quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất”.

Do trước đây chỉ khi có đầy đủ giấy tờ về quyền sử dụng đất thì người sử dụng đất mới đăng ký và việc thực hiện đăng ký cũng chưa đầy đủ, dẫn đến tình trạng lỏng lẻo trong quản lý đất đai nhất là tình trạng giao dịch, chuyển nhượng không theo quy định.

3. Có những loại đăng ký đất đai nào hiện nay?

Theo quy định mới nhất, hiện có 2 hình thức đăng ký đất đai bao gồm:

– Đăng ký đất đai lần đầu;

– Đăng ký đất đai biến động hay còn gọi là đăng bộ

3.1. Quy định về đăng ký đất đai lần đầu

3.1.1. Đăng ký đất đai lần đầu được thực hiện trong các trường hợp

– Thửa đất được giao, cho thuê để sử dụng;

– Thửa đất đang sử dụng mà chưa đăng ký;

– Thửa đất được giao để quản lý mà chưa đăng ký;

– Nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất chưa đăng ký.

3.1.2. Hồ sơ đăng ký đất đai lần đầu

• Đơn đăng ký, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (Theo mẫu số 4a/ĐK)
• Bản sao Sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân, căn cước công dân.
• Đối với người Việt Nam ở nước ngoài phải có bản sao giấy tờ chứng minh thuộc đối tượng và đủ điều kiện được sở hữu nhà ở và sử dụng đất ở tại Việt Nam, cụ thể:
• Trường hợp mang hộ chiếu Việt Nam thì phải còn giá trị và có đóng dấu kiểm chứng nhập cảnh của cơ quan quản lý xuất, nhập cảnh Việt Nam vào hộ chiếu;
• Trường hợp mang hộ chiếu nước ngoài thì phải còn giá trị có đóng dấu kiểm chứng nhập cảnh của cơ quan quản lý xuất, nhập cảnh Việt Nam vào hộ chiếu và kèm theo giấy tờ chứng minh còn quốc tịch Việt Nam. Hoặc giấy tờ xác nhận là người gốc Việt Nam do Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, cơ quan quản lý về người Việt Nam ở nước ngoài cấp hoặc giấy tờ khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Bản sao chứng thực giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất theo quy định tại Điều 100 Luật Đất đai hoặc Điều 18 Nghị định 43/2014/NĐ-CP.
• Bản sao chứng thực giấy tờ về tài sản gắn liền với đất theo quy định tại các Điều 31, 32, 33, 34 Nghị định 43/2014/NĐ-CP (nếu có tài sản và yêu cầu chứng nhận quyền sở hữu).
• Sơ đồ nhà ở, công trình cần đăng ký trong trường hợp các giấy tờ ở mục 4 trên chưa có sơ đồ miêu tả cụ thể vị trí, thiết kế của công trình hoặc các tài sản khác.
• Bản sao giấy tờ liên quan đến việc thực hiện nghĩa vụ tài chính, giấy tờ liên quan đến miễn giảm nghĩa vụ tài chính (nếu có), …
• Nếu thực hiện thủ tục đăng ký lần đầu thông qua ủy quyền thì cần có bản chính giấy ủy quyền.

3.1.3. Trình tự thực hiện đăng ký đất đai lần đầu

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký đất đai lần đầu

Cá nhân, hộ gia đình, tổ chức thực hiện việc đăng ký đất đai tới nộp hồ sơ tại:

– Bộ phận một cửa, nơi tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính của UBND xã (phường), nơi có đất;

– Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện (quận), nơi có đất;

Cá nhân, hộ gia đình lấy phiếu tiếp nhận hồ sơ, phiếu hẹn trả kết quả. Nhận kết quả tại bộ phận một cửa theo phiếu hẹn.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký đất đai lần đầu

– Nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ: Hồ sơ sẽ được tiếp nhận tại bộ phận một cửa. Lúc này hồ sơ được ghi vào sổ tiếp nhận hồ sơ và người nộp hồ sơ được nhận phiếu tiếp nhận.

– Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Trong thời gian 03 ngày làm việc, cơ quan tiếp nhận, xử lý hồ sơ phải thông báo, hướng dẫn người nộp về việc bổ sung tài liệu để hoàn chỉnh hồ sơ.

Bước 3: Giải quyết yêu cầu đăng ký đất đai lần đầu

Thời gian thực hiện thủ tục đăng ký lần đầu đối với đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất: Không quá 30 ngày làm việc, tính từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ.

Thời gian trên không tính: Các ngày nghỉ, ngày lễ; thời gian tiếp nhận hồ sơ tại xã (phường) và thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất.

Sau khi giải quyết hồ sơ hợp lệ: Người sử dụng đất và người sở hữu nhà ở tài sản khác gắn liền với đất nhận được Giấy chứng nhận đăng ký đất đai.

3.2. Đăng ký biến động đất đai (Đăng bộ nhà đất)

3.2.1. Đăng bộ nhà đất là gì?

Đăng bộ nhà đất trước tiên là một trong những thủ tục vô cùng quan trọng. Là bước quyết định hợp pháp hóa nhà đất theo quy định của nhà nước.

Trước khi tìm hiểu khái niệm tổng đăng bộ nhà đất là gì, chúng ta cần hiểu đúng đăng bộ là gì. Đăng bộ thực chất chỉ là cách gọi khác của đăng ký, đăng bạ.

Vậy từ khái niệm này ta có thể hiểu đăng bộ nhà đất là đăng ký nhà đất gồm các hạng mục đất đai, nhà ở, tài sản gắn liền với đất.

Đăng bộ nhà đất hiểu đơn giản là đăng ký, đăng bạ quyền sở hữu đất

Thực tế thì việc đăng ký nhà đất chưa được đưa khái niệm cụ thể hay quy định trong bất kỳ điều luật nào. Do đó đăng bộ nhà đất dưới góc nhìn của người làm luật có thể hiểu là đăng ký về sự biến động các vấn đề liên quan đến quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, tài sản gắn liền với đất đai bao gồm: Sang tên sổ hồng, sổ đỏ để chuyển nhượng quyền sở hữu, sử dụng nhà sở, bất động sản cho người khác.

Hoặc một số trường hợp cũng có thể hiểu đăng bộ nhà đất là thủ tục quan trọng để đăng ký đất đai. Thủ tục này được quy định rõ trong Khoản 15 Điều 3 của Luật Đất đai 2024 như sau: “Đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất là việc người sử dụng đất, người sở hữu tài sản gắn liền với đất, người được giao quản lý đất kê khai quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất với cơ quan nhà nước có thẩm quyền để được ghi nhận theo quy định của Luật này.”

3.2.2. Khi nào cần thực hiện đăng bộ nhà đất?

Theo quy định, để đảm bảo quyền lợi cũng như nghĩa vụ của các bên liên quan đến việc tiến hành thủ tục đăng bộ nhà đất sẽ phải xảy ra thuộc 1 trong 3 trường hợp dưới đây:

Trường hợp 1: Khi có sự biến động về quyền sử dụng nhà đất

Trong trường hợp này, nhà đất phải tiến hành đăng bộ khi thực hiện các giao dịch mua bán, tặng – cho, nhận thừa kế, chia tài sản… từ chủ sở hữu cũ sang chủ sở hữu mới.

Trường hợp 2: Đăng bộ để cập nhật thông tin thửa đất

Trong trường hợp này, việc đăng bộ nhà đất để cập nhật những thông tin về những thay đổi của nhà đất như: về hình dạng, kích thước, diện tích, số hiệu, mục đích sử dụng đất, thời gian sử dụng đất,…

Trường hợp 3: Khi nhà đất cần phải đăng bộ lại

Đây là trường hợp đăng bộ khi có sự thay đổi về tài sản gắn liền với đất so với nội dung đã đăng ký trước đây như việc sửa lại nhà trên đất, chuyển đổi đất sử dụng hay

3.2.3. Thủ tục đăng bộ, đăng ký nhà đất

Trên thực tế nhiều người còn gặp phải khó khăn về thủ tục, quy trình đăng bộ. Những bước cơ bản trong quy trình đăng bộ nhà đất mới nhất hiện nay bao gồm:

Bước 1: Điền đầy đủ thông tin vào Đơn đăng ký biến động đất đai, kèm theo một số loại giấy tờ khác để hoàn thiện hồ sơ đăng bộ

Tất cả những người liên quan đến đăng ký đất đai biến động, bao gồm: người chuyển nhượng (người bán, người cho/tặng) và người nhận chuyển nhượng (người mua, người được cho/tặng) đến tại cơ quan công chứng để lập hợp đồng chuyển nhượng.

Hợp đồng chuyển nhượng bao gồm các loại hồ sơ sau:

• Phiếu yêu cầu công chứng;
• Dự thảo Hợp đồng chuyển nhượng;
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất;
• CMND hoặc Căn cước công dân của 2 bên;
• Sổ hộ khẩu 2 bên;
• Giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của 2 bên.

Sau khi đã lập hợp đồng thì trong vòng 10 ngày các bên phải kê khai và nộp lệ phí trước bạ, thuế thu nhập cá nhân đầy đủ.

Bước 2: Nộp toàn bộ hồ sơ đăng bộ tại Văn phòng đăng ký đất đai của UBND quận/huyện nơi có đất

Khi cần thực hiện giao dịch chuyển nhượng nhà đất, người mua và người bán cần đi làm thủ tục tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đối với thủ tục đăng ký biến động đất đai, sẽ được diễn ra ở UBND quận/ huyện – nơi nhà đất cần đăng bộ tọa lạc.

Đối với việc thực hiện việc đăng bộ sang tên hay cập nhật biến động liên quan đến nhà đất thì cơ bản cần các loại giấy tờ cần thiết sau:

• 02 bản tờ khai lệ phí trước bạ và có chữ ký của bên nhận chuyển nhượng
• 02 bản tờ khai thuế thu nhập cá nhân có chữ ký của bên chuyển nhượng. Riêng trường hợp cho tặng là 04 bản.
• 01 bản sao có chứng thực giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ) hoặc quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất (sổ hồng).
• CMND/Căn cước công dân + Sổ hộ khẩu của cả bên mua và bên bán mỗi lại 01 bản sao và có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền.
• Tờ khai lệ phí trước bạ: Người sở hữu tài sản cố định (nhà đất) từ hoạt động chuyển nhượng có trách nhiệm đóng 0.5% trên giá trị tài sản cố định. Và khoản lệ phí này có thể được miễn nếu bạn tặng, cho, thừa kế mà có giấy tờ chứng minh theo quy định pháp luật.

Bước 3: Hoàn thành nghĩa vụ tài chính tại Cơ quan thuế

Sau khi hoàn thành soạn thảo và nộp hồ sơ đăng ký nhà đất tại UBND cấp quận, huyện nơi có nhà, đất thì việc tiếp theo đó chính là hoàn thành nghĩa vụ tài chính tại Cơ quan thuế.

Các loại lệ phí mà người đóng đăng bộ nhà đất sẽ phải đóng gồm:

• Lệ phí địa chính;
• Lệ phí thẩm định;

Ngoài ra, còn có lệ phí cấp sổ đỏ, sổ hồng tính riêng cho từng trường hợp cụ thể.

Như vậy có thể thấy, chi phí đăng ký biến động đất đai không cố định mà tùy vào từng trường hợp cụ thể, tùy ở mỗi địa phương mà chi phí được tính khác nhau.

Anh/chị có thể liên hệ với UBND quận/ huyện nơi có đất để biết trước giá đất được quy định tại địa phương. Từ đó có thể dễ dàng hình dung, tính toán về chi phí đăng bộ nhà đất mình sẽ phải đóng.

Bước 4: Nhận kết quả, hoàn tất thủ tục đăng bộ nhà đất

Sổ đỏ, sổ hồng sẽ được cấp sau khi các bên đóng đủ lệ phí theo quy định của pháp luật nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Trong đó, thời gian hoàn tất thủ tục đăng bộ sang tên theo quy định của pháp luật sẽ không quá 22 ngày làm việc.

3.2.4. Hồ sơ đăng bộ mất bao lâu

Thời gian để hoàn tất thủ tục đăng ký biến động đất đai thường là 15 – 20 ngày, nhưng đó là thủ tục đăng bộ sang tên. Còn đối với trường hợp đăng bộ do có biến động trên đất thì thời gian có thể kéo dài do phải mất thời gian cho việc đo vẽ, thẩm định…