Cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT là những quy định nhằm đảm bảo quyền lợi của người tham gia BHXH, BHYT khi bị mất, hư hỏng, sai sót thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT. Việc giải quyết thủ tục này được thể hiện theo Luật BHYT, Luật BHXH, Quyết định số 595/QĐ-BHXH và Quyết định số 838/QĐ-BHXH. Sau đây, LawFirm.Vn sẽ cụ thể những nội dung như sau:
1. Những trường hợp cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH
1.1. Cấp lại
Căn cứ khoản 2 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH, các trường hợp cấp lại sổ BHXH
+ Cấp lại sổ BHXH (bìa và tờ rời) các trường hợp: mất, hỏng; gộp; thay đổi số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng.
+ Cấp lại bìa sổ BHXH các trường hợp: sai giới tính, quốc tịch.
+ Cấp lại tờ rời sổ BHXH các trường hợp: mất, hỏng.
Căn cứ khoản 2 Điều 97 Luật BHXH và Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH, thành phần hồ sơ cấp lại sổ BHXH như sau:
– Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng
+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
+ Sổ BHXH trong trường hợp bị hỏng.
– Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH
+ Đối với người tham gia
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Hồ sơ kèm theo (Mục 3,4 Phụ lục 01 Quyết định 595/QĐ-BHXH).
+ Đối với đơn vị: Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
– Ghi xác nhận thời gian đóng BHXH cho người tham gia được cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH và điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm trước năm 1995
+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1 -TS).
+ Hồ sơ kèm theo (Mục 1, 2 Phụ lục 01 Quyết định 595/QĐ-BHXH).
1.2. Điều chỉnh thông tin
Căn cứ Điều 98 Luật BHXH, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội thực hiện như sau:
– Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.
– Hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bao gồm:
+ Tờ khai điều chỉnh thông tin cá nhân;
+ Sổ bảo hiểm xã hội;
+ Bản sao giấy tờ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến việc điều chỉnh thông tin cá nhân theo quy định của pháp luật.
1.3. Thời hạn giải quyết
Căn cứ khoản 2, khoản 3 Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH, thời hạn giải quyết cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH là:
+ Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; sổ BHXH do mất, hỏng; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH hoặc gộp sổ BHXH: không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Lưu ý: Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.
+ Điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
2. Những trường hợp cấp lại, đổi thẻ BHYT
2.1. Các trường hợp cấp lại, đổi thẻ BHYT
Căn cứ Điều 18, Điều 19 Luật BHYT:
– Thẻ bảo hiểm y tế được cấp lại trong trường hợp bị mất.
Lưu ý: Người bị mất thẻ bảo hiểm y tế phải có đơn đề nghị cấp lại thẻ.
-Thẻ bảo hiểm y tế được đổi trong trường hợp sau đây:
+ Rách, nát hoặc hỏng;
+ Thay đổi nơi đăng ký khám bệnh, chữa bệnh ban đầu;
+ Thông tin ghi trong thẻ không đúng.
Lưu ý: Người được đổi thẻ bảo hiểm y tế do thẻ bị rách, nát hoặc hỏng phải nộp phí.
2.2. Thành phần hồ sơ
Căn cứ tiết 4.1 khoản 4 Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH, thành phần hồ sơ cấp lại, đổi thẻ BHYT
– Người tham gia:
+Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
+ Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03 Quyết định 595/QĐ-BHXH
– Đơn vị: Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
Lưu ý: Căn cứ khoản 2 Điều 19 Luật BHYT, trường hợp đổi thẻ BHYT, hồ sơ của người tham gia còn có các loại giấy tờ sau:
– Đơn đề nghị đổi thẻ của người tham gia bảo hiểm y tế;
– Thẻ bảo hiểm y tế.
2.3. Thời hạn giải quyết
Căn cứ khoản 2 Điều 30 Quyết định 595/QĐ-BHXH, thời hạn giải quyết cấp lại, đổi thẻ BHYT được quy định như sau:
– Trường hợp không thay đổi thông tin: không quá 02 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Từ ngày 01/01/2019 trở đi: trong ngày khi nhận đủ hồ sơ theo quy định.
– Trường hợp thay đổi thông tin: không quá 03 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
– Trường hợp người tham gia đang điều trị tại các cơ sở KCB: thực hiện trong ngày khi nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Lưu ý:
-Căn cứ khoản 3 Điều 18 Luật BHYT trong thời gian chờ cấp lại thẻ BHYT, người tham gia bảo hiểm y tế vẫn được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế.
-Căn cứ khoản 3 Điều 19 Luật BHYT, trong thời gian chờ đổi thẻ, người có thẻ vẫn được hưởng quyền lợi của người tham gia bảo hiểm y tế.
3. Trình tự giải quyết
Bước 1. Lập và nộp hồ sơ
Căn cứ điểm c tiết 1.1 khoản 1; điểm a, điểm b tiết 3.1 khoản 3 Điều 31 Quyết định 595/QĐ-BHXH, người tham gia lập hồ sơ theo quy định và nộp hồ sơ như sau:
– Người đang làm việc: Nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.
– Người tham gia BHXH tự nguyện, tham gia BHYT theo hộ gia đình, người được ngân sách Nhà nước hỗ trợ một phần mức đóng BHYT: Nộp hồ sơ cho Đại lý thu hoặc cơ quan BHXH.
– Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, người đang hưởng trợ cấp thất nghiệp, người đã được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.
– Người tham gia do NSNN đóng BHYT: Nộp hồ sơ cho UBND xã hoặc cơ quan BHXH, Cơ sở trợ giúp xã hội, Cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh và người có công; Cơ sở giáo dục nghề nghiệp thuộc ngành lao động, thương binh và xã hội.
– Người tham gia do tổ chức BHXH đóng BHYT: Nộp hồ sơ cho UBND xã hoặc cơ quan BHXH.
– Học sinh, sinh viên đóng BHYT theo nhà trường: Nộp hồ sơ cho nhà trường.
Lưu ý:
– Sau khi hoàn tất việc kê khai, người tham gia ký ghi rõ họ tên. Trường hợp kê khai thay đổi về nhân thân (họ, tên đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh, giới tính) đã ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT thì phải có xác nhận của đơn vị nơi người lao động đang làm việc. Đối với người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH thì không phải xác nhận.
– Trường hợp thực hiện giao dịch điện tử: Đơn vị sử dụng lao động thực hiện thủ tục về cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT thực hiện lập hồ sơ bằng phần mềm kê khai của BHXH Việt Nam hoặc của Tổ chức I-VAN; Ký điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN (Quy định chi tiết tại Quyết định 838/QĐ-BHXH)
Bước 2. Tiếp nhận hồ sơ, kê khai hồ sơ, nộp hồ sơ
Căn cứ khoản 1 Điều 31 Quyết định 595/QĐ-BHXH:
– Đơn vị sử dụng lao động:
+ Nhận hồ sơ.
+ Căn cứ hồ sơ của người lao động lập bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) (nếu có).
+ Xác nhận tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) đối với trường hợp người lao động điều chỉnh họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính đã ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT.
+ Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.
Căn cứ khoản 2 Điều 31 Quyết định 595/QĐ-BHXH:
– Nhà trường, UBND xã, Cơ sở trợ giúp xã hội, Cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh và người có công; Cơ sở giáo dục nghề nghiệp thuộc ngành lao động, thương binh và xã hội:
+ Nhận hồ sơ;
+ Kê khai hồ sơ;
+ Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.
Bước 3. Tiếp nhận hồ sơ và giải quyết:
Cơ quan BHXH cấp huyện và cấp tỉnh tiếp nhận hồ sơ và giải quyết cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin sổ BHXH, thẻ BHYT theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 3 Quyết định 595/QĐ-BHXH:
+BHXH huyện: cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH; Cấp lại, đổi thẻ BHYT cho người tham gia BHYT do BHXH huyện thu.
+BHXH tỉnh: cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH; Cấp lại, đổi thẻ BHYT cho người tham gia BHYT tại các đơn vị do BHXH tỉnh trực tiếp thu và người hưởng trợ cấp thất nghiệp trong tỉnh.
Bước 4. Nhận kết quả giải quyết.
– Cá nhân nhận sổ BHXH, thẻ BHYT tại bộ phận một cửa của cơ quan BHXH hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích;
– Đơn vị sử dụng lao động nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích và trả kịp thời cho người lao động.
Kết luận: Cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT là những quy định nhằm đảm bảo quyền lợi của người tham gia BHXH, BHYT khi bị mất, hư hỏng, sai sót thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT. Khi thực hiện người tham gia cần xem quy định tại Luật BHYT, Luật BHXH, Quyết định số 595/QĐ-BHXH và Quyết định số 838/QĐ-BHXH.
Ghi chú:
- Thời hạn giải quyết cấp lại, điều chỉnh thông tin sổ BHXH: điểm c, điểm d khoản 3 Điều 99 Luật BHXH.
- Thời hạn giải quyết cấp lại, điều chỉnh thông tin thẻ BHYT: khoản 3 Điều 18 và Khoản 3 Điều 19 Luật BHYT.
