Vận đơn đường biển là chứng từ quan trọng, bởi vì nó là chứng từ sở hữu hàng hóa, được sử dụng vào nhiều công việc khác nhau, đặc biệt là trong việc giao nhận hàng hóa và thanh toán quốc tế bằng L/C. Chính vì vậy, việc nhận biết các loại vận đơn đường biển và những điểm cần lưu ý trong khi sử dụng là rất cần thiết đối với những người liên quan.
1. Tiêu đề vận đơn đường biển
Tiêu đề của vận đơn thường được in sẵn và không quyết định tính chất, nội dung và loại vận đơn. Do đó, về mặt lý thuyết vận đơn có thể không cần có tiêu đề hoặc có tiêu đề là bất cứ như thế nào. Để biết được vận đơn thuộc loại nào ta phải căn cứ vào các nội dung cụ thể được thể hiện trên mặt trước của vận đơn.
2. Tên người chuyên chở
Bất kỳ vận đơn đường biển nào cũng phải thể hiện tên của công ty vận tải biển hay người chuyên chở (Shipping Company or Carrier). Điều này là cần thiết, bởi vì cho dù bất kỳ ai là người ký phát vận đơn (người chuyên chở, thuyền trưởng, hay đại lý của họ…), những người chuyên chở mới đích thực là bên đại diện trong hợp đồng chuyên chở, do đó, người chuyên chở phải có trách nhiệm pháp lý về vận đơn phát hành trên danh nghĩa chính mình; và khi có tranh chấp về vận tải hàng hóa, thì người chuyên chở (chứ không phải người thay mặt ký vận đơn) phải là người đại diện để giải quyết.
3. Người nhận hàng
Tùy theo việc giao hàng là đích danh, theo lệnh hay vô danh mà điền vào ô người nhận hàng (Consignee) cho thích hợp. Thông thường, trong ô này người ta in sẵn các phương án để tiện dùng trong các trường hợp khác nhau. Cụ thể:
Nếu giao hàng đích danh, thì phải ghi đầy đủ tên và địa chỉ kinh doanh của người nhận hàng; ngoài ra, có thể ghi thêm các thông tin như điện thoại, fax, telex. Đồng thời, phải gạch bỏ tất cả các từ in sẵn đứng trước tên người nhận hàng có nội dung như “Theo lệnh – to Order”, “Theo lệnh của – to Order of” hay “Hoặc theo lệnh – or Order”.
Vận đơn ghi đích danh người nhận hàng ít được sử dụng trong thực tế vì tính kém linh hoạt của nó. Chỉ người có tên đích danh trên vận đơn mới nhận được hàng, do đó, vận đơn loại này không được chuyển nhượng, mua bán, cầm cố, thế chấp trên thị trường khi mà hàng chưa tới nơi. Ngân hàng phát hành L/C thường không chấp nhận vận đơn ghi đích danh tên người nhận hàng là người mở L/C, vì như vậy, ngân hàng đã tự làm khó mình khi người mở L/C từ chối nhận hàng hoặc mất khả năng thanh toán, trong khi đó ngân hàng vẫn phải thanh toán bộ chứng từ nếu như nó phù hợp với L/C. Mặc dù ngân hàng nắm giữ vận đơn, nhưng không được quyền nhận hàng hoặc muốn nhận hàng thì phải cần đến can thiệp của pháp luật rất phức tạp và tốn kém. Còn nếu người mở L/C phá sản, thì người nhận hàng sẽ do tòa án quyết định, khả năng ngân hàng nhận được hàng hóa là không chắc chắn. Còn người chuyên chở cũng không được giao hàng cho người khác không có tên trên vận đơn, vì làm như vậy có thể bị người gửi hàng (chủ hàng) kiện và đòi bồi thường.
– Nếu là giao hàng theo lệnh của một người đích danh, thì phải ghi đầy đủ tên và địa chỉ kinh doanh của người này; ngoài ra, nếu trên vận đơn không in sẵn các từ như “to Order”, “to Order of” hay “or Order” thì phải ghi thêm vào trước tên người ra lệnh nhận hàng cụm từ “Theo lệnh của – to Order of”.
Trong phương thức Tín dụng chứng từ, ngân hàng phát hành L/C thường quy định vận đơn phải ghi theo lệnh của mình để khống chế vận đơn, qua đó khống chế hàng hóa, người nhập khẩu phải thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán mới được ngân hàng ký hậu vận đơn để đi nhận hàng. Vận đơn theo lệnh (chủ yếu là theo lệnh của ngân hàng phát hành L/C) là rất phổ biến, vì rất thuận tiện trong việc làm thủ tục chuyển giao vận đơn cho người mở L/C, ngoài ra nó còn rất linh hoạt trong việc chuyển nhượng, mua bán, cầm cố, thế chấp khi hàng chưa tới nơi.
– Nếu người gửi hàng không muốn giao hàng cụ thể cho ai, thì có thể ghi vào ô này nội dung “giao hàng theo lệnh của người gửi hàng – to Order of Shipper”.
Đối với vận đơn loại này, nếu người gửi hàng không ký hậu thì chỉ có anh ta mới là người có quyền được nhận hàng tại cảng đích. Nếu người gửi hàng ký hậu để trống, thì vận đơn trở thành vận đơn vô danh, nghĩa là bất cứ ai có vận đơn trong tay đều trở thành người sở hữu hợp pháp, và đều có quyền nhận hàng tại cảng đích. Nếu người gửi hàng ký hậu theo lệnh của một người đích danh, thì vận đơn trở thành vận đơn theo lệnh, và hàng hóa sẽ được giao theo lệnh của người này. Vận đơn vô danh ít được sử dụng trong thực tế, vì nó dễ bị lạm dụng để chiếm đoạt hàng hóa, nên cả người gửi hàng, ngân hàng phát hành L/C và người mở L/C đều không chấp nhận loại vận đơn này.
– Nếu trong ô “người nhận hàng” là để trống (không ghi gì), thì theo tập quán quốc tế được hiểu là giao hàng theo lệnh của người gửi hàng như nói ở trên.
4. Bên được thông báo (Notify Party)
Tùy theo quy định của hợp đồng thương mại hay L/C mà điền cho thích hợp. Thông thường, ô này đề tên và địa chỉ của người nhập khẩu hay ngân hàng phát hành L/C vì những người này cần được thông báo tin tức của chuyến tàu và hàng hóa khi cập cảng đích. Nếu ô này để trống, thì phải hiểu là thông báo cho người nhận hàng.
5. Số bản vận đơn gốc phát hành
Vận đơn đường biển phát hành theo yêu cầu của người gửi hàng, thường được phát hành thành bộ gồm 3 bản gốc và một số bản sao. Vì vận đơn là chứng từ sở hữu hàng hóa được lưu thông và người chuyên chở sẽ giao hàng cho ai xuất trình vận đơn gốc hợp pháp đầu tiên tại cảng đích; do đó, người ta cần phải biết được số bản gốc vận đơn được phát hành là bao nhiêu để theo dõi và kiểm soát trong quá trình lưu thông. Số bản vận đơn gốc được ghi ở mặt trước tờ vận đơn và được ghi vừa bằng số và vừa bằng chữ. Ví dụ: Number of Original Bill of Lading: three/3 (số bản vận đơn gốc ba bản).
6. Ký mã hiệu, số lượng và mô tả hàng hóa
Ký mã hiệu hàng hóa (Shipping Marks), số container (Container Nos.), số kẹp chì (Seal Nos.): Là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi ở bên ngoài hàng hóa đối với những loại hàng không có bao bì và in ở trên các bao bì hàng hóa đối với loại hàng có bao bì. Các ký mã hiệu này nhằm để nhận dạng hàng hóa, thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ hoặc bảo quản hàng hoá. Các ký mã hiệu này được ghi trên hàng hoá và bao bì như thế nào thì phải được ghi vào vận đơn như thế.
Số lượng, số chiếc hoặc trọng lượng: Sau khi hàng được xếp lên tàu, người chuyên chở hoặc đại lý phải điền vào vận đơn các thông số như số lượng, trọng lượng hàng hóa, số lượng container mà mình đã nhận hoặc đã xếp lên tàu.
Mô tả hàng hóa: Trên vận đơn, hàng hóa có thể chỉ cần mô tả một cách chung chung, miễn là đủ để phân biệt được tên hàng, quy cách phẩm chất, quy cách kỹ thuật…
Mục đích của việc ghi ký mã hiệu, số lượng, trọng lượng và mô tả hàng hóa là nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nhận hàng hóa của nhiều chủ hàng hóa tại cảng đích, tránh nhầm lẫn thiếu hụt, vì trên tàu thường xếp hàng hóa của nhiều chủ hàng khác nhau và có nhiều loại hàng hóa có thể trông rất giống nhau.
7. Ngày và nơi phát hành vận đơn
Nơi phát hành vận đơn có thể ghi địa chỉ của người chuyên chở hay đại lý của họ, cảng xếp hay địa điểm nào đó do hai bên thỏa thuận. Nơi phát hành vận đơn có ý nghĩa trong việc chọn luật điều chỉnh cũng như theo dõi hành trình của tàu vận chuyển hoặc chứng minh về xuất xứ hàng.
Nếu không có ghi chú riêng biệt về ngày giao hàng trên vận đơn, thì ngày phát hành vận đơn chính là ngày giao hàng. Ngày phát hành vận đơn có tác dụng để các bên có liên quan như: ngân hàng, người mua, người bảo hiểm… xem xét việc người bán có thực hiện đúng nghĩa vụ của mình hay không. Nếu người bán không lấy được vận đơn trước ngày hết hạn giao hàng quy định trong hợp đồng mua bán hay không nằm trong thời hạn hiệu lực của L/C thì có thể sẽ không được thanh toán tiền hàng.
Để lấy được vận đơn hợp lệ, có thể xảy ra các trường hợp ký lùi hoặc ký tiến vận đơn, tức là ngày ký vận đơn không đúng thực tế với ngày giao hàng. Nếu có tranh chấp xảy ra về ngày phát hành vận đơn, mà các bên đưa ra được chứng cứ về việc vận đơn đã được ký lùi hay ký tiến, thì người chuyên chở phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.
8. Nội dung về con tàu và hành trình
– Trên vận đơn phải thể hiện rõ tên con tàu chuyên chở và số hiệu chuyến tàu. Ví dụ:
Tên tàu (O/V hoặc M/V): Ocean Vessel: PEKING SENATOR
Số hiệu chuyến tàu: Voyage No.: 0028E
– Nơi nhận và giao hàng, cảng bốc và cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải. Các thông tin này thường được bố trí bằng các ô có in sẵn tiêu đề với nội dung như sau:
| Place of Receipt | Nơi nhận hàng |
| Port of Loading | Cảng bốc hàng |
| Port of Discharge | Cảng dỡ hàng |
| Port of Transhipment | Cảng chuyển tải |
| Place of Delivery | Nơi giao hàng |
Để tránh tranh chấp phát sinh, khi ghi hành trình chuyên chở trên vận đơn phải căn cứ vào quy định trong hợp đồng mua bán hoặc quy định của L/C.
9. Về giao nhận hàng hóa
Trên mặt trước vận đơn phải thể hiện rõ ràng tình trạng giao hàng. Tùy theo loại vận đơn, có thể là: (i) Đã bốc hàng lên tàu (Shipped on Board, hoặc On Board, hoặc Shipped, hoặc Laden on Board); (ii) Nhận hàng để chở (Received for Shipment hoặc Accepted for Carriage).
10. Về cước phí
– Nếu cước phí được thanh toán ở cảng đi, thì trên vận đơn sẽ ghi hoặc được đóng dấu chữ: “Freight Prepaid hay Freight Paid – cước đã trả”.
– Nếu thỏa thuận cước phí trả sau (tức trả tại cảng đích), thì trên vận đơn sẽ ghi nội dung: “Freight to Collect” hoặc “Freight Payable at Destination” (cước thu ở cảng đích). Trường hợp này người nhận hàng phải trả cước mới nhận được hàng; còn người chuyên chở chỉ giao hàng sau khi đã nhận được cước. Các chi phí phát sinh liên quan đến con tàu và hàng hóa do trả cước chậm do người nhận hàng chịu.
11. Ký vận đơn
Những người có chức năng ký vận đơn chủ yếu bao gồm người chuyên chở, thuyền trưởng hoặc đại lý của họ. Tuy nhiên, trong thực tế giao dịch, người chuyên chở và thuyền trưởng không thường xuyên ký mà ủy quyền cho đại lý của họ ký vận đơn. Trong mọi trường hợp, người ký vận đơn phải hành động nhân danh và vì lợi ích của công ty vận tải.
Trong thực tế, đại đa số vận đơn được ký bởi các đại lý của hãng tàu vì nó phù hợp và thuận tiện trong thủ tục hải quan và các thủ tục hành chính khác, kể cả thủ tục của ngân hàng ở các nước sở tại.
Sau đây là các trường hợp ký vận đơn:
a/ Người chuyên chở hay đại lý của người chuyên chở ký vận đơn:
Nếu trên vận đơn đã in sẵn tên người chuyên chở, thì khi ký vận đơn không cần lặp lại tên người chuyên chở nữa, mà chỉ ghi rõ chức năng của mình: “Là người chuyên chở” hay “Đại lý của người chuyên chở”. Tuy nhiên, trong thực tế ta vẫn gặp trường hợp trên vận đơn đã in sẵn tên người chuyên chở, song khi ký vận đơn người ta vẫn lặp lại tên người chuyên chở (điều này là không bắt buộc, nhưng được chấp nhận).
Nếu trên vận đơn không in sẵn tên người chuyên chở, thì khi ký vận đơn bắt buộc phải ghi đầy đủ tên người chuyên chở và chức năng của người ký.
b/ Thuyền trưởng hay đại lý của thuyền trưởng ký vận đơn:
Vì mỗi tàu biển đích danh chỉ có một thuyền trưởng và tên con tàu luôn phải thể hiện trên vận đơn, do đó khi ký vận đơn, thuyền trưởng không cần chỉ ra tên của mình, tuy nhiên, trong thực tế ta vẫn gặp trường hợp thuyền trưởng ký vận đơn và ghi đầy đủ họ tên của mình (điều này là không bắt buộc, nhưng được chấp nhận). Vì thuyền trưởng có thể có nhiều đại lý, do đó, để biết được chính xác đại lý nào đã ký vận đơn, thì khi ký vận đơn, đại lý của thuyền trưởng phải ghi rõ và đầy đủ tên và chức năng của mình.
Do tên của người chuyên chở luôn phải được thể hiện trên vận đơn bằng cách in sẵn, hoặc ghi thêm, hoặc đóng dấu trên vận đơn. Do đó, khi ký vận đơn, thuyền trưởng hay đại lý của thuyền trưởng không cần lặp lại tên của người chuyên chở nữa.
Theo tổng kết của ICC, đại đa số bất hợp lệ phát sinh từ vận đơn là do cách thể hiện không đúng về chức năng, tư cách người ký phát. Do vậy, ICC đã ấn hành văn bản “Position Paper No.4” để giải thích, hướng dẫn việc ký phát chứng từ vận tải, nhằm đảm bảo tính hợp lệ của chúng trong giao dịch Tín dụng chứng từ.
Tóm lại, khi giao dịch hay khi cầm một vận đơn đường biển trên tay, thì phải chú ý đến những nội dung cơ bản như đã được lưu ý ở trên. Có như vậy mới giúp cho giao dịch vận đơn trở nên an toàn, chính xác và tiện lợi, đồng thời hạn chế được những rủi ro, tranh chấp có thể xảy ra.
