Hướng dẫn hạch toán tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính chi tiết theo Thông tư 99 là nghiệp vụ kế toán trọng yếu, phản ánh các khoản nợ phải trả lớn của doanh nghiệp. Tài khoản 341 được sử dụng để theo dõi các khoản tiền đi vay (ngắn hạn và dài hạn) và các khoản nợ phát sinh từ hợp đồng thuê tài chính, bao gồm cả nợ gốc và lãi. Việc hạch toán đúng tài khoản này là cực kỳ quan trọng để quản lý chặt chẽ nghĩa vụ trả nợ, xác định chính xác chi phí lãi vay và đảm bảo tính minh bạch, chính xác của Báo cáo tài chính. Bài viết này sẽ đi sâu vào nguyên tắc kế toán, kết cấu, nội dung phản ánh và các bút toán hạch toán cụ thể, giúp kế toán viên nắm vững cách thức ghi nhận, theo dõi và thanh toán nợ vay cũng như nợ thuê tài chính theo đúng quy định hiện hành.
1. Nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính
Nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính được quy định tại Mục B Phụ lục II Thông tư 99/2025/TT-BTC, cụ thể:
a) Tài khoản 341 dùng để phản ánh các khoản tiền vay mượn, nợ thuê tài chính và tình hình thanh toán các khoản tiền vay mượn, nợ thuê tài chính của doanh nghiệp. Không phản ánh vào tài khoản này các khoản vay dưới hình thức phát hành trái phiếu hoặc phát hành cổ phiếu ưu đãi được phân loại là nợ phải trả.
b) Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết kỳ hạn phải trả của các khoản vay, nợ thuê tài chính. Các khoản vay, mượn tiền, nợ thuê tài chính có thời gian trả nợ trên 12 tháng kể từ thời điểm kết thúc kỳ kế toán, doanh nghiệp trình bày là vay và nợ thuê tài chính dài hạn. Các khoản vay, mượn tiền, nợ thuê tài chính có thời gian trả nợ từ 12 tháng trở xuống kể từ thời điểm kết thúc kỳ kế toán hoặc doanh nghiệp không có quyền từ chối nghĩa vụ chi trả tại bất kỳ thời điểm nào trong thời hạn 12 tháng kể từ thời điểm kết thúc kỳ kế toán, doanh nghiệp phải trình bày là vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn để có kế hoạch chi trả.
c) Các chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến khoản vay (ngoài lãi vay phải trả), như chi phí thẩm định, kiểm toán, lập hồ sơ vay vốn, chi phí thu xếp khoản vay,… được phân bổ dần theo thời hạn của khoản vay. Việc vốn hóa chi phí đi vay phải tuân thủ Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 16 – Chi phí đi vay. Trường hợp đi vay để đầu tư vào công ty con, công ty liên doanh, liên kết,… thì chi phí đi vay không được vốn hóa.
d) Đối với khoản nợ thuê tài chính, tổng số nợ thuê phản ánh vào bên Có của Tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính là tổng số tiền phải trả được tính bằng giá trị hiện tại của khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu hoặc giá trị hợp lý của tài sản thuê.
đ) Doanh nghiệp phải hạch toán chi tiết và theo dõi từng đối tượng cho doanh nghiệp vay, mượn, cho nợ, từng khế ước vay nợ, từng loại tài sản vay nợ, từng thời hạn vay, mượn, nợ,…
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính
Bên Nợ:
– Số tiền đã trả nợ của các khoản vay mượn, nợ thuê tài chính;
– Số tiền vay, nợ được giảm do được bên cho vay, chủ nợ chấp thuận;
– Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư các khoản vay mượn, nợ thuê tài chính là khoản mục có gốc ngoại tệ cuối kỳ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đơn vị tiền tệ trong kế toán).
Bên Có:
– Số tiền vay mượn, nợ thuê tài chính phát sinh trong kỳ;
– Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư vay, nợ thuê tài chính là khoản mục có gốc ngoại tệ cuối kỳ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đơn vị tiền tệ trong kế toán).
Số dư bên Có: số dư vay, mượn, nợ thuê tài chính chưa đến hạn trả tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán.
Tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính, có 2 tài khoản cấp 2:
– Tài khoản 3411 – Các khoản đi vay: Tài khoản này phản ánh giá trị các khoản tiền đi vay, mượn bằng tiền và tình hình thanh toán các khoản tiền vay, mượn của doanh nghiệp (tài khoản này không phản ánh các khoản vay dưới hình thức phát hành trái phiếu).
Trường hợp doanh nghiệp phát sinh các khoản chi phí về thủ tục vay có liên quan trực tiếp đến hợp đồng vay để tài trợ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh trong dài hạn (cho nhiều kỳ kế toán) mà chắc chắn doanh nghiệp sẽ thu được lợi ích kinh tế trong tương lai thì doanh nghiệp có thể mở tài khoản chi tiết của Tài khoản này để theo dõi riêng phần nợ gốc vay và phần chi phí đi vay trong đó phần chi phí về thủ tục vay này hàng kỳ được phân bổ dần vào TK 635 – Chi phí tài chính theo phương pháp đường thẳng hoặc phương pháp lãi suất thực (tương tự Tài khoản 343 – Trái phiếu phát hành).
– Tài khoản 3412 – Nợ thuê tài chính: Tài khoản này phản ánh giá trị khoản nợ thuê tài chính và tình hình thanh toán nợ thuê tài chính của doanh nghiệp.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu đối với tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính
3.1. Khi doanh nghiệp đi vay
– Phản ánh số tiền gốc đi vay, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính.
– Chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến khoản vay (ngoài lãi vay phải trả) như chi phí kiểm toán, lập hồ sơ thẩm định, chi phí thu xếp khoản vay,… ghi:
+ Khi phát sinh các khoản chi phí, ghi:
Nợ TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411)
Có các TTK 111, 112, 331,…
+ Khi phân bổ chi phí vay, ghi:
Nợ các TK 627, 241,… (nếu được vốn hóa)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (nếu không được vốn hóa)
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411).
– Định kỳ, phản ánh số lãi đi vay phải trả tính vào chi phí SXKD hoặc vốn hoá, ghi:
Nợ các TK 635, 627, 241,…
Có các TK 111, 112,… (nếu lãi vay trả định kỳ).
Có TK 335 – Chi phí phải trả (nếu lãi vay trả sau)
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (nếu lãi vay trả trước).
– Cuối thời hạn của khoản vay, doanh nghiệp thanh toán gốc và lãi khoản vay, ghi:
+ Trường hợp trả lãi trước, ghi:
Nợ các TK 635, 627,241,…(số tiền lãi kỳ cuối cùng)
Nợ TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính.
Có các TK 111, 112,…
+ Trường hợp trả lãi định kỳ, ghi:
Nợ các TK 635, 627, 241,… (số tiền lãi kỳ đáo hạn)
Nợ TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính.
Có các TK 111, 112,…
+ Trường hợp trả lãi sau, ghi:
Nợ các TK 635, 627, 241,… (số tiền lãi kỳ đáo hạn)
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (số tiền lãi lũy kế đến kỳ đáo hạn)
Nợ TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính.
Có các TK 111, 112,…
3.2. Trường hợp khoản vay, mượn được chuyển thẳng cho người bán để mua sắm hàng tồn kho, TSCĐ, để thanh toán về đầu tư XDCB
Trường hợp khoản vay, mượn được chuyển thẳng cho người bán để mua sắm hàng tồn kho, TSCĐ, để thanh toán về đầu tư XDCB, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 211, 213, 241,…
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332) (nếu có)
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411).
3.3. Vay thanh toán hoặc ứng vốn (trả trước) cho người bán, người nhận thầu về XDCB, để thanh toán các khoản chi phí
Vay thanh toán hoặc ứng vốn (trả trước) cho người bán, người nhận thầu về XDCB, để thanh toán các khoản chi phí, ghi:
Nợ các TK 331, 641,642,…
Có TK 341 – Vay và thuê tài chính (3411).
3.4. Vay để đầu tư vào công ty con, công ty liên doanh, liên kết, đầu tư khác
Vay để đầu tư vào công ty con, công ty liên doanh, liên kết, đầu tư khác,… ghi:
Nợ các TK 221, 222, 228,…
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411).
3.5. Trường hợp lãi vay phải trả được nhập gốc
Trường hợp lãi vay phải trả được nhập gốc, ghi:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Nợ các TK 627, 241,… (nếu lãi vay được vốn hóa)
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411).
3.6. Khi trả nợ vay bằng tiền hoặc khoản thu nợ của khách hàng
Khi trả nợ vay bằng tiền hoặc khoản thu nợ của khách hàng, ghi:
Nợ TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411)
Có các TK 112, 131,…
3.7. Trường hợp vay, mượn bằng khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ hoặc vay, mượn để mua tài sản, trả nợ phải quy đổi ra đơn vị tiền tệ trong kế toán theo tỷ giá giao dịch thực tế
Trường hợp vay, mượn bằng khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ hoặc vay, mượn để mua tài sản, trả nợ phải quy đổi ra đơn vị tiền tệ trong kế toán theo tỷ giá giao dịch thực tế, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 211, 213, 221, 222, 331,…
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411).
3.8. Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động thuê tài chính
Thực hiện theo quy định của Tài khoản 212 – TSCĐ thuê tài chính.
Xem thêm: Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 99
