Hồ sơ, thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Nhu cầu thành lập văn phòng đại diện, bao gồm thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam và thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, ngày một tăng. Đây là một thủ tục không quá phức tạp nhưng cũng không hề đơn giản đối với những người không có kiến thức pháp luật. Chúng tôi xin hướng dẫn việc thành lập văn phòng đại diện sau đây:

1. Văn phòng đại diện là gì?

1.1. Văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp Việt Nam, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của văn phòng đại diện phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam, được thành lập theo pháp luật Việt Nam và có trụ sở tại Việt Nam

Doanh nghiệp Việt Nam bao gồm doanh nghiệp có vốn đầu tư trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

1.2. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Thương nhân nước ngoài: Thương nhân được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận (theo quy định tại Điều 16, Luật Thương mại năm 2005)

Thương nhân nước ngoài bao gồm tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên và có đăng ký kinh doanh theo quy định này, thương nhân không chỉ giới hạn là tổ chức (theo quy định tại Điều 6 Luật Thương mại năm 2005).

2. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam nhìn chung là khá đơn giản so với việc thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài.

2.1. Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam

Ngành, nghề đăng ký kinh doanh của văn phòng đại diện phù hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty;

Tên của văn phòng đại diện được đặt theo đúng quy định của pháp luật, cụ thể là:

Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu để tạo khả năng phân biệt.

Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ cụm từ “Văn phòng đại diện”, thí dụ nếu công ty cổ phần Rạng Đông thành lập văn phòng đại diện thì tên của văn phòng đó là “Văn phòng đại diên Công ty cổ phần Rạng Đông”.

Ngoài ra, tên của văn phòng đại diện cần tuân thủ các quy định chung khi đặt tên doanh nghiệp, đó là:

• không được đặt trên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký
• không sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó
• không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Khi làm biển hiệu văn phòng đại diện thì tên văn phòng đại diện phải được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của công ty mẹ. Quy định này cũng áp dụng đối với các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

Văn phòng đại diện phải có trụ sở, và trụ sở này phải tuân thủ quy định của pháp luật. Địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

2.2. Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, điều kiện thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài như sau:

• Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:
• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

3. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

3.1. Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam bao gồm các tài liệu sau đây:

– Thông báo về việc Đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (theo mẫu tại Thông tư 01/2021TT-BKHĐT);

– Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh),

– Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện (đối với công ty cổ phần);

– Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thành lập văn phòng đại diện(đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên);

– Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.

3.1. Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài bao gồm các tài liệu sau:

(1) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

(2) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

(3) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

(4) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

(5) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

(6) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và quy định pháp luật có liên quan.

Lưu ý: Tài liệu (2), (3), (4), (5) (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài) phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Tài liệu (2) phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

4. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Bước 1: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cho cơ quan có thẩm quyền

Đối với việc Đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam: Đơn vị nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Sở Kế hoạch và Đầu tư tại tỉnh, thành phố nơi dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện.

Đối với việc xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài: Thương nhân nước ngoài (Công ty nước ngoài) nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện đến Sở Công thương tại nơi tỉnh, thành phố dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài.

Lưu ý: Đối với việc xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (gọi chung là “khu công nghiệp”): Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ tại nơi dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Sở Công thương hoặc Ban quản lý khu công nghiệp kiểm tra hồ sơ, trường hợp hồ sơ thiếu hay chưa hợp lệ thì yêu cầu bổ sung như sau:

Thời hạn là 03 ngày, kể từ ngày nhận nộp hồ sơ cơ quan có thẩm quyền kiểm tra kiểm tra hồ sơ, trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ thì yêu cầu bổ sung.

Lưu ý: Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được quy định là tối đa 01 lần trong quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 3: Ra quyết định cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Sở Công thương hoặc Ban quản lý khu công nghiệp ra quyết định cấp hoặc không cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp hoặc Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho Thương nhân nước ngoài.

• 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp trong nước
• 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ: Cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho Thương nhân nước ngoài.

Trường hợp cơ quan có thẩm quyền từ chối cấp phép thì ra thông báo, trong đó phải ghi rõ lý do.

Lưu ý: Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết WTO của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Bước 4: Thực hiện một số thủ tục khác sau khi thành lập văn phòng đại diện

Sau khi hoàn thành thủ tục với cơ quan đăng ký kinh doanh như trên, công ty sẽ tiến hành thủ tục khắc dấu văn phòng đại diện; Đăng ký mua chữ ký số và lập biển hiệu của văn phòng đại diện.

5. Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện tại LawFirm.Vn

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại LawFirm.Vn giúp quý khách hàng giảm khá nhiều thời gian và công sức. Đến với LawFirmVn bạn sẽ được cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

• Tư vấn quy trình, thủ tục thành lập văn phòng đại diện;
• Tư vấn khách hàng chuẩn bị tài liệu cần thiết;
• Soạn thảo và thay mặt khách hàng nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Phòng đăng ký kinh doanh;
• Theo dõi hồ sơ, bổ sung hoặc sửa chữa hồ sơ (nếu có) theo yêu cầu của chuyên viên;
• Thực hiện thủ tục công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp lên Cổng thông tin;
• Bàn giao giấy phép kinh doanh;
• Hướng dẫn các thủ tục cần lưu ý sau khi thành lập văn phòng đại diện cho khách hàng…