Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý và bằng chứng vật chất quan trọng nhất cho mọi giao dịch kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp. Việc hiểu rõ về danh mục và cách lập biểu mẫu chứng từ chuẩn là yêu cầu bắt buộc đối với bất kỳ kế toán viên nào. Bài viết này, VN Law Firm sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện, chuẩn theo quy định hiện hành, giúp bạn hệ thống hóa kiến thức một cách khoa học nhất.
1. Chứng từ kế toán là gì?
Chứng từ kế toán là những tài liệu, văn bản giấy hoặc điện tử, dùng để phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Chúng là căn cứ để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính và kiểm tra, giám sát các hoạt động của đơn vị.
Ví dụ: Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Giấy báo Nợ/Có của ngân hàng,…
Hình minh họa. Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán
2. Phân loại chứng từ kế toán theo quy định hiện hành
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa), chứng từ kế toán được phân loại thành 5 nhóm chính, tương ứng với các nghiệp vụ cơ bản trong doanh nghiệp:
STT
Loại chứng từ
Nhóm nghiệp vụ
Chức năng chính
1
Chứng từ Tiền tệ
Thu/Chi tiền mặt, Ngân hàng
Quản lý dòng tiền, tiền gửi.
2
Chứng từ Hàng tồn kho
Nhập/Xuất kho vật tư, hàng hóa
Quản lý số lượng, giá trị hàng hóa.
3
Chứng từ Tài sản cố định
Mua sắm, thanh lý, khấu hao TSCĐ
Quản lý tài sản dài hạn.
4
Chứng từ Tiền lương
Tính lương, thanh toán lương, bảo hiểm
Quản lý chi phí nhân công.
5
Chứng từ Bán hàng
Xác định doanh thu, công nợ
Ghi nhận hoạt động bán hàng.
Phân loại chứng từ kế toán theo quy định hiện hành
3. Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc
Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, cụ thể như sau:
STT
Tên chứng từ
Số hiệu
I. Lao động tiền lương
1
Bảng thanh toán tiền lương
01 – LĐTL
2
Bảng thanh toán tiền thưởng
02 – LĐTL
3
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
03 – LĐTL
4
Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
04 – LĐTL
5
Hợp đồng giao khoán
05 – LĐTL
6
Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán
06 – LĐTL
7
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
07 – LĐTL
8
Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương
08 – LĐTL
II. Hàng tồn kho
1
Phiếu nhập kho
01 – VT
2
Phiếu xuất kho
02 – VT
3
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
03 – VT
4
Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ
04 – VT
5
Biên bản tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
05 – VT
6
Bảng kê mua hàng
06 – VT
7
Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ
Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa, bảo dưỡng hoặc nâng cấp, cải tạo hoàn thành
03 – TSCĐ
4
Biên bản đánh giá lại TSCĐ
04 – TSCĐ
5
Biên bản tổng hợp kiểm kê TSCĐ
05 – TSCĐ
6
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
06 – TSCĐ
Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc
4. Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có bắt buộc sử dụng đúng mẫu chứng từ theo Thông tư 99 không?
Không bắt buộc (trừ hóa đơn bán hàng). Theo Luật Kế toán, các doanh nghiệp được chủ động thiết kế mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc thù quản lý của mình. Tuy nhiên, các mẫu chứng từ tự thiết kế phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản của một chứng từ hợp lệ.
Chứng từ kế toán điện tử có giá trị pháp lý như chứng từ giấy không?
Chứng từ kế toán dưới dạng điện tử có giá trị pháp lý như chứng từ giấy nếu đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin và được ký bằng chữ ký số theo quy định của pháp luật.
Nếu làm mất Phiếu chi/Phiếu thu gốc, kế toán phải làm gì?
Nếu chứng từ gốc bị mất, doanh nghiệp cần: – Lập Biên bản về việc mất chứng từ (ghi rõ loại chứng từ, lý do mất). – Lập Biên bản xác nhận sao y bản chính với bên liên quan (nếu có bản sao) hoặc với các hồ sơ gốc khác (như séc, sao kê ngân hàng) để chứng minh tính hợp lệ của nghiệp vụ.
Thời gian lưu trữ chứng từ được tính từ khi nào?
Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm mà chứng từ đó được sử dụng để ghi sổ.
