Chứng từ kế toán là tài liệu ghi nhận thông tin về các loại sổ sách kế toán. Do đó, kế toán cần hiểu rõ chứng từ kế toán là gì cũng như các quy định liên quan khác.
1. Chứng từ kế toán là gì? Ví dụ về chứng từ kế toán
Theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán được định nghĩa là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, là cơ sở để ghi vào sổ kế toán.
Chứng từ kế toán là một loại tài liệu trong kế toán, một số loại chứng từ kế toán thông dụng hiện nay như:
– Chứng từ thanh toán: Phiếu thu, phiếu chi (đối với thanh toán bằng tiền mặt), giấy báo nợ, giấy báo có, sao kê ngân hàng (đối với thanh toán bằng chuyển khoản),…
– Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, công cụ dụng cụ, bảng phân bổ nguyên, vật liệu,…
– Chứng từ mua bán hàng hoá: Bảng kê mua hàng, bảng kê bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng,…
– Chứng từ lao động, tiền lương: Giấy tạm ứng lương, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương,…
2. Chứng từ kế toán gồm những nội dung gì?
Chứng từ kế toán phải được lập theo đúng trình tự, thủ tục và hình thức được pháp luật quy định. Theo quy định tại Điều 16 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán phải có các nội dung sau đây:
– Số hiệu của chứng từ.
– Tên, địa chỉ, số điện thoại của doanh nghiệp, tổ chức lập chứng từ và doanh nghiệp, tổ chức nhận chứng từ kế toán.
– Tên và ngày, tháng, năm lập chứng từ.
– Nội dung của nghiệp vụ kế toán phát sinh.
– Số lượng, đơn giá hàng hoá của nghiệp vụ kinh tế, thành tiền bằng số, tổng số tiền cần thanh toán bằng số và bằng chữ.
– Chữ ký, họ tên của người lập và các bên liên quan ghi trên chứng từ kế toán.
3. Ý nghĩa của chứng từ kế toán
– Chứng từ kế toán có vai trò quan trọng không thể thiếu trong việc hạch toán các nghiệp vụ tài chính, kinh tế của doanh nghiệp, là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán và để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.
– Chứng từ kế toán là cơ sở ghi nhận các nghiệp vụ vào sổ sách kế toán của doanh nghiệp, vì vậy có thể chứng minh tính hợp pháp đối với các nghiệm vụ được ghi nhận trên sổ sách của doanh nghiệp.
– Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý khi xảy ra tranh chấp giữa các bên liên quan.
– Chứng từ kế toán cũng là phương tiện để cấp quản lý của doanh nghiệp có thể truyền đạt được công việc cho các bộ phận tiến hành thực hiện. Chứng từ kế toán cũng là căn cứ để cấp quản lý kiểm tra công việc sản xuất kinh doanh hàng ngày đã hoàn thành hay chưa.
– Đối với Nhà nước, chứng từ kế toán còn là căn cứ để ghi nhận và kiểm tra việc hoàn thành nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp, từ đó xác định trách nhiệm của doanh nghiệp trong các nghiệp vụ kế toán.
Như vậy, chứng từ kế toán có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công việc kế toán của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ các quy định của chứng từ kế toán là nhiệm vụ bắt buộc đối với những kế toán viên thực hiện công việc kế toán.
4. Chứng từ điện tử có phải là chứng từ kế toán không?
Theo quy định tại Điều 17 Luật Kế toán 2015, chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
– Có các nội dung mà chứng từ kế toán phải có quy định tại Điều 16 Luật Kế toán 2015, cụ thể:
- Tên và số hiệu của chứng từ.
- Tên, địa chỉ, số điện thoại của doanh nghiệp, tổ chức lập chứng từ và doanh nghiệp, tổ chức nhận chứng từ kế toán.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
- Nội dung của nghiệp vụ kế toán phát sinh.
- Số lượng, đơn giá hàng hoá của nghiệp vụ kinh tế, thành tiền bằng số, tổng số tiền cần thanh toán bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và các bên liên quan ghi trên chứng từ kế toán.
– Chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hoá mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng viễn thông, mạng máy tính hoặc trên vật mang tin (đĩa từ, băng từ và các loại thẻ thanh toán).
Như vậy, chứng từ điện tử hoàn toàn có thể là một chứng từ kế toán nếu đáp ứng các điều kiện nêu trên.
Ngoài ra, chứng từ điện tử phải đảm bảo tính bảo mật, bảo toàn dữ liệu, thông tin khi sử dụng và lưu trữ; được quản lý và kiểm tra chống các hình thức lợi dụng để khai thác, xâm nhập, đánh cắp, sử dụng chứng từ không đúng quy định.
Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để thực hiện các giao dịch thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ tài chính, kinh tế đó, đồng thời chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị để lưu giữ ghi sổ, theo dõi, kiểm tra và không được dùng để thanh toán, giao dịch.
