Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác.
1. Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần
| TÊN DOANH NGHIỆP ———- | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| Số: …. | …, ngày … tháng … năm … |
BIÊN BẢN HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
TÊN DOANH NGHIỆP
Tên doanh nghiệp: ………..
Mã số doanh nghiệp: ………..
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số ……….. do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và đầu tư ……….. cấp lần đầu ngày ……….., đăng ký thay đổi lần ……….. ngày ………..
Địa chỉ doanh nghiệp: ………..
Hôm nay, vào hồi ……….. giờ ……….. phút, ngày ……….., tại: ………..
Công ty ……….. đã tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông ……….. (thường niên/ bất thường) năm ……….. với những diễn biến và nội dung chính như sau:
Phần I. KHAI MẠC ĐẠI HỘI
1. Ông/ Bà ……….. – thay mặt Ban Tổ chức đã giới thiệu đại biểu về dự Đại hội, gồm có:
Các thành viên Hội đồng quản trị Công ty ………..:
| – Ông/ Bà ……….. | – Chủ tịch HĐQT |
| – Ông/ Bà ……….. | – Thành viên HĐQT |
| – Ông/ Bà ……….. | – Thành viên HĐQT |
| – Ông/ Bà ……….. | – Thành viên HĐQT |
Các thành viên Ban Kiểm soát của Công ty:
| – Ông/ Bà ……….. | – Trưởng ban |
| – Ông/ Bà ……….. | – Thành viên |
| – Ông/ Bà ……….. | – Thành viên |
Các cổ đông (hoặc đại diện cổ đông) của Công ty ……….. có mặt tham dự đại hội.
Và toàn thể các vị khách mời tham dự đại hội.
2. Đại hội đã biểu quyết và nhất trí thông qua thành phần Ban thẩm tra tư cách cổ đông với tỷ lệ %. Ban thẩm tra tư cách cổ đông gồm:
| – Ông/ Bà ……….. | – Trưởng ban |
| – Ông/ Bà ……….. | – Thư ký |
| – Ông/ Bà ……….. | – Ủy viên |
3. Đại hội đã nghe Ông/ Bà ……….. – đại diện Ban thẩm tra tư cách cổ đông đọc Báo cáo thẩm tra tư cách cổ đông tham dự Đại hội. Nội dung báo cáo như sau:
Tổng số cổ đông được quyền tham dự đại hội là: ……….. cổ đông, tương ứng với ……….. cổ phần có quyền biểu quyết.
Theo quy định tại Điều ……….. Điều lệ Công ty, cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất ………..% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của Công ty. Như vậy, Đại hội đồng cổ đông ……….. (thường niên/ bất thường) năm ……….. của Công ty đã đủ điều kiện để tiến hành.
4. Đại hội đã biểu quyết và nhất trí thông qua số lượng và thành phần Đoàn Chủ tịch với tỷ lệ biểu quyết ………..%. Đoàn Chủ tịch gồm:
| – Ông/ Bà ……….. | Chức vụ: ……….. |
| – Ông/ Bà ……….. | Chức vụ: ……….. |
5. Đại hội đã biểu quyết và nhất trí thông qua số lượng và thành viên Ban Thư ký, Ban kiểm phiếu với tỷ lệ biểu quyết ………..%, cụ thể:
Ban Thư ký:
Ông/ Bà: ………..
Ông/ Bà: ………..
Ban Kiểm phiếu:
| – Trưởng ban: Ông/ Bà ……….. | Phòng/ Ban ……….. |
| – Thư ký: Ông/ Bà ……….. | Phòng/ Ban ……….. |
| – Thành viên: Ông/ Bà ……….. | Phòng/ Ban ……….. |
| – Thành viên: Ông/ Bà ……….. | Phòng/ Ba ……….. |
6. Đại hội đã biểu quyết và nhất trí thông qua Chương trình Đại hội, Quy chế làm việc của Đại hội với tỷ lệ biểu quyết là ……….. % tổng số cổ phần có quyền biểu quyết có mặt tại Đại hội.
Nội dung cuộc họp:
………………………………………………………………………………………………………………
Phần II. DIỄN BIẾN CUỘC HỌP
1. Chủ toạ cuộc họp, Ông / Bà ……….. đọc Báo cáo, tờ trình ……….. với các nội dung cụ thể như sau:
………………………………………………………………………………………………………………
2. Thảo luận
………………………………………………………………………………………………………………
3. Biểu quyết:
Đại hội đồng cổ đông biểu quyết nhất trí về nội dung cụ thể của dự thảo Quyết định
Kết quả kiểm phiếu biểu quyết:
Kiểm tra tính hợp lệ của phiếu biểu quyết:
Tổng số cổ phần tham gia biểu quyết: ……….. cổ phần, trong đó:
– Số phiếu hợp lệ: ……….. phiếu.
– Số phiếu không hợp lệ: ……….. phiếu.
Phương thức biểu quyết: ………..
Kết quả biểu quyết:
– Số cổ phần tán thành: ……….. cổ phần, tỷ lệ ………..%;
– Số cổ phần không tán thành: ……….. cổ phần;
– Số cổ phần không có ý kiến: ……….. cổ phần;
Các quyết định được đại hội thông qua:
……………………………………………………………………………………………………………
(Ghi rõ tỷ lệ số phiếu biểu quyết thông qua tương ứng với từng nội dung, nếu có nhiều nội dung được biểu quyết thì lần lượt ghi nội dung và tỷ lệ số phiếu biểu quyết thông qua của từng nội dung)
Phần III. KẾT LUẬN
Đại hội Cổ đông (thường niên/bất thường) năm ……….. của Công ty đã được tổ chức theo đúng trình tự, thủ tục pháp luật quy định. Đại hội biểu quyết và thông qua các vấn đề thuộc nội dung chương trình họp của Đại hội.
Biên bản này được đọc lại tại Đại hội và được toàn thể Hội đồng nhất trí thông qua.
Cuộc họp kết thúc lúc ………..giờ ……….. phút ./.
Các tài liệu kèm theo Biên bản họp:
– ………..
THƯ KÝ
| TM. ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG |
Mẫu biên bản họp Đại hội đồng cổ đông:
2. Nội dung biên bản họp Đại hội đồng cổ đông
Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
– Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
– Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;
– Chương trình và nội dung cuộc họp;
– Họ, tên chủ tọa và thư ký;
– Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
– Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
– Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
– Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;
– Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.
Trường hợp chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp thì biên bản này có hiệu lực nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại khoản này. Biên bản họp ghi rõ việc chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp.
3. Hình thức biên bản
Biên bản được lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài đều có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung biên bản tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản tiếng Việt có hiệu lực áp dụng.
4. Chế độ lưu giữ
Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.
Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày kết thúc cuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty (nếu có).
Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.
