Xây dựng thủ tục hành chính là nghiên cứu để đề ra những cách thức giải quyết công việc nhằm giải quyết các quy định nội dung của luật pháp và đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi của thực tế. Việc xây dựng các thủ tục hành chính được căn cứ trên những nguyên tắc cơ bản do Hiến pháp quy định.
1. Nguyên tắc xây dựng thủ tục hành chính
1.1. Nguyên tắc tuân thủ pháp luật
Thủ tục hành chính phải được xây dựng phù hợp với pháp luật hiện hành của Nhà nước, có tính hệ thống, nhằm tạo được một công cụ quản lý hữu hiệu cho bộ máy nhà nước.
Theo nguyên tắc này, chỉ có những cơ quan nhà nước có thẩm quyền do luật định mới được ban hành thủ tục hành chính.
Ngoài luật, pháp lệnh và các văn bản pháp quy của Chính phủ hoặc thủ tướng Chính phủ, chỉ Bộ trưởng mới có quyền quy định các thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của mình và chịu trách nhiệm trước Chính phủ về các quy định đó.
Việc quy định mới hoặc bổ sung, sửa đổi, bãi bỏ các quy định về thủ tục hành chính đã có phải được thể hiện bằng văn bản, đảm bảo tính đồng bộ, chính xác, không được trái với luật, pháp lệnh và các văn bản pháp quy của Chính phủ và thủ tướng Chính phủ.
Đối với một số quy định thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của bộ, ngành trung ương nhưng cần phải có quy định riêng để phù hợp với đặc điểm của một số địa phương thì các bộ, ngành trung ương có văn bản ủy quyền cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ban hành quyết định.
Các quy định này của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố phải có sự thống nhất của bộ, ngành quản lý về lĩnh vực đó và phải được công bố công khai như quy định thủ tục hành chính của bộ, ngành.
1.2. Nguyên tắc phù hợp với thực tế khách quan
Việc xây dựng thủ tục hành chính phải dựa trên cơ sở nhận thức đầy đủ những yêu cầu khách quan của tiến trình phát triển xã hội.
Với tinh thần đổi mới toàn diện đất nước, trong công cuộc xây dựng một nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần vận động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, một nền kinh tế mở, đa phương hóa và đa dạng hóa quan hệ đối ngoại, việc xây dựng hệ thống thủ tục hành chính nhằm tạo điều kiện tốt cho các hoạt động của nền kinh tế đó phát triển đúng hướng, đồng thời ngăn ngừa, hạn chế và khắc phục được các mặt tiêu cực của nó.
1.3. Nguyên tắc đơn giản, dễ hiểu, thực hiện thuận lợi
Thủ tục hành chính phải được xây dựng trên cơ sở quan tâm đầy đủ đến nguyện vọng và sự thuận tiện cho nhân dân. Cần nhanh chóng loại bỏ những thủ tục rườm rà, phức tạp quá mức cần thiết, bởi lẽ chúng làm cho người thực hiện cũng như người tham gia khó hiểu, khó thực hiện, khó chấp hành, và cũng chính những loại thủ tục như thế có thể phát sinh tình trạng quan liêu, cửa quyền, hách dịch.
Thủ tục đơn giản sẽ tiết kiệm sức lực, tiền của của nhân dân trong việc thực hiện nghĩa vụ của mình, đồng thời, cũng hạn chế việc lợi dụng chức vụ vi phạm quyền của công dân.
1.4. Nguyên tắc có tính hệ thống
Nguyên tắc này là hệ quả của nguyên tắc tuân thủ pháp luật và thực hiện được nguyên tắc này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện nguyên tắc đơn giản, dễ hiểu. Nghĩa là, thủ tục hành chính của một lĩnh vực không được mâu thuẫn với nhau và với các lĩnh vực liên quan. Đây là một nguyên tắc rất quan trọng vì nếu mâu thuẫn nhau thì khi thực hiện sẽ tạo ra một sự hỗn loạn trong công việc mà không thể kiểm soát được.
2. Thi hành thủ tục hành chính
Để quản lý hành chính nhà nước có hiệu quả, các cơ quan quản lý hành chính nhà nước cần thực hiện đầy đủ các yêu cầu mang tính nguyên tắc như sau:
2.1. Nguyên tắc thẩm quyền
Nguyên tắc này thể hiện rõ nhất trong thủ tục hành chính. heo đó, chỉ có cơ quan nhà nước, công chức nhà nước có thẩm quyền do pháp luật quy định mới được thực hiện các thủ tục hành chính nhất định và phải thực hiện đúng trình tự với những phương tiện, biện pháp và hình thức được pháp luật cho phép.
2.2. Nguyên tắc chính xác, khách quan, công minh
Trong thực hiện thủ tục hành chính, các chủ thể thực hiện thủ tục phải đảm bảo chính xác, khách quan và công minh.
Các chủ thể thực hiện thủ tục phải có đủ tài liệu, chứng cứ và có thẩm quyền đòi hỏi việc giải trình, cung cấp thông tin, áp dụng các biện pháp cần thiết.
Các cá nhân, tổ chức hữu quan tham gia thủ tục hành chính phải có trách nhiệm cung cấp thông tin, tư liệu cần thiết để các chủ thể thực hiện tiến hành thủ tục hành chính giải quyết công việc được thuận lợi.
2.3. Nguyên tắc công khai hóa thủ tục hành chính
Thủ tục hành chính phải được công khai hóa để nhân dân biết và được tiến hành công khai theo luật định, trừ trường hợp pháp luật quy định phải bí mật theo quy định chung hoặc theo đề nghị của các bên tham gia thủ tục.
Tại địa điểm tiếp nhận hồ sơ, giấy tờ, đơn thư và giải quyết công việc của nhân dân phải niêm yết công khai các quy định, thủ tục giải quyết từng loại công việc. Nếu có quy định về phí, lệ phí thì cũng phải được niêm yết công khai.
2.4. Nguyên tắc các bên tham gia thủ tục hành chính phải bình đẳng trước pháp luật
Đây là yêu cầu đối với các cơ quan nhà nước phải quan tâm đến quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, tổ chức khi đề nghị của họ có đủ điều kiện do luật định và phải ra lệnh đối với các bên hữu quan để đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của các bên tham gia được thực hiện đầy đủ.
Người yêu cầu giải quyết công việc có quyền khiếu nại, tố cáo với thủ trưởng phụ trách trực tiếp, với thủ trưởng cơ quan cấp trên hoặc khiếu kiện trước Tòa án những việc làm sai trái, gây phiền hà của công chức nhà nước như không đúng thủ tục, có thái độ cửa quyền, sách nhiễu khi giải quyết công việc. Người đứng đầu tổ chức được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và cá nhân công chức trực tiếp giải quyết công việc nếu vi phạm đều bị xử lý kỷ luật kịp thời, nghiêm minh.
2.5. Nguyên tắc đơn giản, tiết kiệm
Thủ tục hành chính được thực hiện đơn giản, tiết kiệm. Trước hết, các thủ tục hành chính cần giảm bớt các cấp, các cửa, các giai đoạn, tăng quyền đồng thời với trách nhiệm của các cơ quan thực hiện thủ tục. heo đó, giảm bớt đến mức tối thiểu và trong nhiều thủ tục bỏ các loại phí, lệ phí đối với công dân và tổ chức. heo nguyên tắc này, việc thực hiện thủ tục hành chính sẽ đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của nhân dân, song cũng phải tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước.
3. Kiểm tra thủ tục hành chính
Kiểm tra thủ tục hành chính là việc xem xét, đánh giá, theo dõi nhằm bảo đảm tính khả thi của quy định về thủ tục hành chính, đáp ứng yêu cầu công khai, minh bạch trong quá trình tổ chức thực hiện thủ tục hành chính.
– Kiểm tra thủ tục hành chính phải bảo đảm thực hiện có hiệu quả mục tiêu cải cách thủ tục hành chính, cải cách hành chính; bảo đảm điều phối, huy động sự tham gia tích cực, rộng rãi của tất cả các cơ quan, tổ chức, cá nhân vào quá trình kiểm soát thủ tục hành chính.
– Kịp thời phát hiện để loại bỏ hoặc chỉnh sửa thủ tục hành chính không phù hợp, phức tạp, phiền hà; bổ sung thủ tục hành chính cần thiết, đáp ứng nhu cầu thực tế; bảo đảm quy định thủ tục hành chính đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện, tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức của đối tượng và cơ quan thực hiện thủ tục hành chính.
– Kiểm tra thủ tục hành chính phải được thực hiện ngay khi dự thảo quy định về thủ tục hành chính và được tiến hành thường xuyên, liên tục trong quá trình tổ chức thực hiện thủ tục hành chính.
* Việc kiểm tra thủ tục hành chính cần hướng tới các yêu cầu:
– Sự cần thiết của thủ tục hành chính và các quy định có liên quan đến thủ tục hành chính được rà soát, đánh giá.
– Sự phù hợp của thủ tục hành chính và các quy định có liên quan đến thủ tục hành chính được rà soát, đánh giá với mục tiêu quản lý nhà nước và những thay đổi về kinh tế – xã hội, công nghệ và các điều kiện khách quan khác.
* Khi kiểm tra phải tính đến các nguyên tắc trong xây dựng các thủ tục hành chính như:
– Đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện.
– Phù hợp với mục tiêu quản lý hành chính nhà nước.
– Bảo đảm quyền bình đẳng của các đối tượng thực hiện thủ tục hành chính.
– Tiết kiệm thời gian và chi phí của cá nhân, tổ chức và cơ quan hành chính nhà nước.
– Đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp, thống nhất, đồng bộ, hiệu quả của các quy định về thủ tục hành chính; thủ tục hành chính phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định trên cơ sở bảo đảm tính liên thông giữa các thủ tục hành chính liên quan, thực hiện phân công, phân cấp rõ ràng, minh bạch, hợp lý; dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật có quy định về thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của cơ quan nào, cơ quan đó phải có trách nhiệm hoàn chỉnh.
Trong đó mỗi loại thủ tục phải bao gồm:
+ Tên thủ tục hành chính;
+ Trình tự thực hiện;
+ Cách thức thực hiện;
+ Hồ sơ;
+ Thời hạn giải quyết;
+ Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính;
+ Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính;
+ Kết quả thực hiện thủ tục hành chính;
+ Trường hợp thủ tục hành chính phải có mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính; mẫu kết quả thực hiện thủ tục hành chính; yêu cầu, điều kiện; phí, lệ phí thì mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính; mẫu kết quả thực hiện thủ tục hành chính; yêu cầu, điều kiện; phí, lệ phí là bộ phận tạo thành của thủ tục hành chính.