Trình tự, thủ tục cần biết nếu tự chốt sổ bảo hiểm xã hội

Khi đã chấm dứt quan hệ lao động, để được hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội (như bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm xã hội một lần) hoặc để tiếp tục làm việc tại công ty khác mà không gặp rắc rối về vấn đề tham gia bảo hiểm thì việc chốt sổ bảo hiểm xã hội là một thủ tục quan trọng và cần thiết.

1. Người lao động có được tự chốt sổ bảo hiểm?

Theo quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm phải hoàn thành xong thủ tục xác nhận và trả lại sổ BHXH cùng một số giấy tờ khác.

Người sử dụng lao động phối với hợp bên cơ quan BHXH về việc trả lại sổ BHXH cho người lao động. Tiếp đó, người sử dụng lao động xác nhận lại thời gian đóng BHXH khi người lao động đã chấm dứt hợp đồng. Điều này được quy định trong khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014.

Như vậy có thể thấy rằng, người lao động không thể thực hiện thủ tục tự chốt sổ BHXH. Việc chốt sổ BHXH cho người lao động thuộc về người sử dụng lao động. Ngoại trừ một số trường hợp doanh nghiệp trong tình trạng phá sản và nợ bảo hiểm không có khả năng chi trả.

Khi đã chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động, bên doanh nghiệp nên nhanh chóng chốt sổ BHXH cho người lao động. Nếu như để quá lâu không chốt sổ BHXH sẽ bị phạt tiền.

2. Thủ tục chốt sổ BHXH cho người sử dụng lao động

Thủ tục chốt sổ BHXH được thực hiện dựa trên những bước quy định trong Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH. Cụ thể như sau:

2.1. Thực hiện báo giảm lao động

Trước khi thực hiện chốt sổ BHXH, người sử dụng lao động phải làm thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH. Trong hồ sơ chuẩn bị báo giảm lao động tham gia BHXH cần có:
– Tờ khai điều chỉnh lại thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK1-TS.
– Tờ khai dành cho đơn vị điều chỉnh thông tin BHXH và BHYT theo mẫu TK3-TS
– Danh sách những người lao động tham gia BHXH; BHYT; bảo hiểm tai nạn; bảo hiểm tai nạn lao động; bệnh nghề nghiệp. Sử dụng mẫu D02-TS
– Bảng kê thông tin, sử dụng mẫu D01-TS
– Thẻ BHXH của người lao động nhưng phải còn có thời hạn sử dụng. Quy định mỗi người lao động cần có 1 bản

Doanh nghiệp cần phải hoàn thiện toàn bộ những giấy tờ nêu trên và gửi đến cơ quan BHXH. Khi doanh nghiệp đã báo giảm thành công, tiếp theo sẽ tiến hành làm hồ sơ chốt sổ BHXH.

2.2. Chốt sổ bảo hiểm xã hội

Khi thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội, người sử dụng lao động cần phải chuẩn bị những giấy tờ như sau:
– Tờ khai của đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT. Sử dụng mẫu TK3-TS

– Danh sách những người lao động tham gia BHXH; BHYT; bảo hiểm thất nghiệp; bảo hiểm tai nạn lao động; bệnh nghề nghiệp theo mẫu D02-TS

– Bảng kê thông tin dựa trên mẫu D01-TS

– Sổ BHXH của người lao động, có thể sử dụng theo mẫu cũ hoặc sử dụng tờ rời BHXH theo mẫu mới. Đối với trường hợp người lao động đã tham gia BHXH nhiều lần, doanh nghiệp cần chuẩn bị các bìa rời sổ BHXH.

– Công văn về việc chốt sổ BHXH của đơn vị đó (mẫu D01b-TS)

2.3. Hình thức nộp hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội

Khi đã hoàn thành xong toàn bộ hồ sơ, doanh nghiệp có thể gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH qua mạng. Sử dụng phần mềm BHXH để gửi hoặc doanh nghiệp có thể gửi thông qua đường bưu điện để được giải quyết hồ sơ.

Đối với thời gian xác nhận sổ BHXH là không được vượt quá 5 ngày. Tính kể từ ngày cơ quan BHXH đã nhận được hồ sơ theo quy định

2.4. Thời hạn hoàn thành hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội

Trong thời gian 7 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục chốt sổ cho người lao động. Đối với những trường hợp đặc biệt có thể được phép kéo dài thời gian chốt sổ. Nhưng không được kéo dài quá 30 ngày. 

Tóm lại, người lao động khi nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động sẽ không được phép tự chốt sổ bảo hiểm xã hội. Bên sử dụng lao động có trách nhiệm phải chốt sổ BHXH cho người lao động đúng quy định.