1. Xử lý đơn đăng ký sáng chế
Việc chuẩn bị và nộp đơn là công việc của tổ chức, cá nhân đăng ký nhưng việc tiếp nhận và xử lý đơn thuộc về các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Theo pháp luật Việt Nam, các cơ quan nhà nước chỉ tiếp nhận đơn đăng ký sáng chế nếu có ít nhất các thông tin và tài liệu sau:
– Tờ khai đăng ký sáng chế trong đó có đủ thông tin để xác định người nộp đơn;
– Bản mô tả sáng chế, trong đó có phạm vi bảo hộ đối với đơn đăng ký sáng chế;
– Chứng từ nộp lệ phí nộp đơn.
Ngày nộp đơn là ngày đơn được cơ quan quản lý nhà nước về quyền SHCN tiếp nhận hoặc là ngày nộp đơn quốc tế đối với đơn nộp theo điều ước quốc tế. Quy định này đảm bảo rằng, ngày nộp đơn là ngày mà đơn đã đảm bảo tính hợp lệ và được các cơ quan có thẩm quyền chấp nhận. Trường hợp đơn bị thiếu sót hoặc không đúng thủ tục thì ngày nộp đơn được tính là ngày bổ sung, hoàn thiện toàn bộ hồ sơ, thủ tục.
Nếu đơn đăng ký sáng chế được tiếp nhận thì sẽ được chuyển sang bước thẩm định. Việc thẩm định đơn sẽ thông qua hai giai đoạn là thẩm định hình thức và thẩm định nội dung.
1.1. Thẩm định hình thức
Thẩm định hình thức là một bước đánh giá tính hợp lệ của đơn. Theo đó, nếu đơn thuộc một trong số các trường hợp sau thì bị coi là không hợp lệ: (a) Đơn không đáp ứng các yêu cầu về hình thức; (b) Đối tượng nêu trong đơn là đối tượng không được bảo hộ; (c) Người nộp đơn không có quyền đăng ký, kể cả trường hợp quyền đăng ký thuộc nhiều tổ chức, cá nhân nhưng một hoặc một số người trong số đó không đồng ý thực hiện việc nộp đơn; (d) Đơn được nộp trái với quy định về cách thức nộp đơn quy định tại Điều 89 của Luật Sở hữu trí tuệ 2005; (đ) Người nộp đơn không nộp phí và lệ phí.
Đối với các đơn đăng ký sáng chế không hợp lệ này, cơ quan quản lý nhà nước về quyền SHCN thực hiện các thủ tục sau: Thứ nhất, cơ quan nhà nước có thẩm quyền thông báo dự định từ chối chấp nhận đơn hợp lệ, trong đó phải nêu rõ lý do và ấn định thời hạn để người nộp đơn sửa chữa thiếu sót hoặc có ý kiến phản đối dự định từ chối; thứ hai, thông báo từ chối chấp nhận đơn hợp lệ nếu người nộp đơn không sửa chữa thiếu sót, sửa chữa thiếu sót không đạt yêu cầu hoặc không có ý kiến xác đáng phản đối dự định từ chối của cơ quan nhà nước đối với việc đăng ký.
Nếu trường hợp đơn đăng ký SHCN không thuộc các trường hợp quy định không hợp lệ nêu trên hoặc người nộp đơn sửa chữa thiếu sót đạt yêu cầu hoặc có ý kiến xác đáng phản đối dự định từ chối chấp nhận đơn hợp lệ theo quy định, cơ quan quản lý nhà nước về quyền SHCN ra thông báo chấp nhận đơn hợp lệ.
Về thời hạn, tất các các trường hợp đối tượng SHCN nói chung và sáng chế nói riêng, việc thẩm định hình thức đối với đơn là một tháng kể từ ngày nộp đơn. Sau khi hoàn thành việc thẩm định hình thức, những đơn được cơ quan có thẩm quyền của nhà nước chấp nhận hợp lệ sẽ được công bố công khai trên Công báo SHCN. Đối với đơn đăng ký sáng chế, việc công bố trong tháng thứ mười chín kể từ ngày nộp đơn hoặc từ ngày ưu tiên đối với đơn được hưởng quyền ưu tiên hoặc vào thời điểm sớm hơn theo yêu cầu của người nộp đơn. Việc công bố đơn đăng ký đối với sáng chế nói chung và đối với SHCN nói riêng có ý nghĩa công khai các thông tin về việc đăng ký bảo hộ cho xã hội, đặc biệt là những cá nhân tổ chức có liên quan. Chẳng hạn, đối với bất kỳ người thứ ba liên quan nào cũng có quyền có ý kiến với cơ quan quản lý nhà nước về quyền SHCN và về việc cấp hoặc không cấp văn bằng bảo hộ đối với đơn đó. Ý kiến phải được lập thành văn bản kèm theo các tài liệu hoặc trích dẫn nguồn thông tin để chứng minh.
Như vậy, trong trường hợp tổ chức, cá nhân cho rằng quyền lợi của mình bị xâm hại nếu sáng chế được cấp văn bằng bảo hộ thì họ có gửi văn bản cho Cục SHTT, trong đó đưa ra những chứng cứ để chứng minh. Đây là một quyền hoàn toàn chính đáng của bất kỳ một chủ thể thứ ba có liên quan. Tuy vậy, xét về mặt thời gian, quyền này chỉ được phát sinh sau khi đơn đăng ký sáng chế được công bố công khai trên Công báo SHCN và kết thúc kể từ ngày sáng chế được chấp nhận cấp văn bằng bảo hộ. Sau ngày cấp văn bằng bảo hộ, nếu muốn phản đối việc cấp này, người thứ ba phải tiến hành thủ tục theo quy định tại Điều 96 Luật Sở hữu trí tuệ 2005. Trường hợp nếu những người có liên quan không biết các thông tin về đơn đăng ký thì người nộp đơn cũng có thể thông báo cho họ biết về việc nộp đơn của mình, đặc biệt là những người đang sử dụng các đối tượng sáng chế tương đương với đối tượng nộp đơn của mình. Nếu sau ngày đơn được chấp nhận cấp văn bằng bảo hộ, những người thứ ba có liên quan vẫn tiếp tục sử dụng các đối tượng sáng chế đó, chủ sở hữu văn bằng bẳo hộ có quyền yêu cầu những người đang sử dụng đó phải thanh toán một khoản chi phí cho việc sử dụng.
1.2. Thẩm định nội dung
Thẩm định nội dung là một quá trình đi sâu xem xét các khía cạnh kỹ thuật, đặc tính của sáng chế đã nộp đơn. Nếu như việc thẩm định hình thức chủ yếu là việc xem xét về khía cạnh điều kiện, thủ tục pháp lý, tính hợp lệ của việc nộp đơn thì thẩm định nội dung là công việc thuần tuý về chuyên môn đối với từng loại sáng chế cụ thể để đánh giá khả năng cấp văn bằng bảo hộ cũng như phạm vi bảo hộ cho đối tượng nêu trong đơn. Do đó, việc thẩm định nội dung phải do những chuyên gia có trình độ chuyên môn cao về công tác thẩm định thực hiện.
Pháp luật Việt Nam, quy định tương tự như pháp luật của nhiều nước trên thế giới, việc thẩm định nội dung dựa trên cơ sở yêu cầu. Theo đó, trong thời hạn bốn mươi hai tháng kể từ ngày nộp đơn hoặc kể từ ngày ưu tiên trong trường hợp đơn được hưởng quyền ưu tiên, người nộp đơn đăng ký sáng chế hoặc bất kỳ người thứ ba nào đều có thể yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước về quyền SHCN thẩm định nội dung đơn với điều kiện phải nộp phí thẩm định nội dung đơn. Đối với đơn đăng ký sáng chế có yêu cầu cấp bằng độc quyền giải pháp hữu ích, thời hạn yêu cầu thẩm định nội dung là ba mươi sáu tháng kể từ ngày nộp đơn hoặc kể từ ngày ưu tiên trong trường hợp đơn được hưởng quyền ưu tiên. Việc thẩm định đối với đơn sáng chế chỉ được thực hiện nếu đơn đó được công nhận là hợp lệ và có yêu cầu thẩm định nội dung nộp theo quy định của pháp luật. Trường hợp không có yêu cầu thẩm định nội dung nộp trong thời hạn pháp luật quy định thì đơn đăng ký sáng chế được coi như đã rút tại thời điểm kết thúc thời hạn đó.
Về thời hạn, pháp luật Việt Nam hiện hành quy định việc thẩm định nội dung đối với đơn sáng chế là trong vòng 18 tháng kể từ ngày công bố đơn nếu yêu cầu thẩm định nội dung được nộp trước ngày công bố đơn hoặc kể từ ngày nhận được yêu cầu thẩm định nội dung nếu yêu cầu đó được nộp sau ngày công bố đơn. Ngoài ra, trong những trường hợp cần phải thẩm định lại đơn thì thời hạn thẩm định lại đơn đăng ký sáng chế bằng hai phần ba thời hạn thẩm định lần đầu, đối với những vụ việc phức tạp thì có thể kéo dài nhưng không vượt quá thời hạn thẩm định lần đầu. Đối với các đơn đăng ký cần phải sửa đổi, bổ sung, thì thời gian dành cho việc sửa đổi, bổ sung đơn không được tính vào các thời hạn quy định khi tiến hành thẩm định đơn. Đồng thời, thời hạn xử lý yêu cầu sửa đổi, bổ sung đơn không vượt quá một phần ba thời gian thẩm định tương ứng mà pháp luật quy định53. Nghĩa là các cơ quan nhà nước phải dành cho người nộp đơn một thời hạn phù hợp để họ tiến hành sửa đổi, bổ sung đơn và khoảng thời gian này không tính vào thời hạn thẩm định.
Việc quy định thẩm định hình thức và thẩm định nội dung đối với đơn sáng chế của pháp luật là tương đối phù hợp với pháp luật quốc tế và pháp luật của nhiều nước trên thế giới. Mặc dù vậy, theo các nhà nghiên cứu, hiện tại trên thế giới vẫn đang tồn tại nhiều xu hướng khác nhau liên quan đến quy trình thẩm định đơn đăng ký sáng chế. Chẳng hạn, ở Pháp trước đây và hiện tại ở nhiều nước châu Phi, Trung Đông, Trung và Nam Mỹ và một số nước Đông Nam Á, việc cấp văn bằng bảo hộ sáng chế được cấp ngay sau khi thẩm định hình thức. Việc thẩm định nội dung chỉ diễn ra nếu sau này có xảy ra tranh chấp về hiệu lực của bằng độc quyền sáng chế được cấp. Mặt khác, ở các nước khác như Hoa Kỳ và Liên bang Nga,… một sáng chế phải thông qua cả hai giai đoạn thẩm định hình thức và thẩm định nội dung mới được xem xét cấp văn bằng bảo hộ. Theo đó, đơn yêu cầu cấp văn bằng bảo hộ sáng chế sau khi qua thẩm định hình thức sẽ được công bố trong khoảng thời gian nhất định (18 hay 19 tháng). Tiếp đến, người nộp đơn sẽ có khoảng thời gian nhất định để nộp yêu cầu thẩm định nội dung. Nếu quá thời hạn quy định mà không yêu cầu thẩm định nội dung thì xem như bị rút.
2. Cấp văn bằng bảo hộ sáng chế
Sau khi kết thúc việc thẩm định nội dung đơn đăng ký đối với sáng chế, nếu đơn đăng ký sáng chế không thuộc các trường hợp từ chối cấp văn bằng bảo hộ theo quy định của pháp luật và người nộp đơn nộp lệ phí thì Cục SHTT quyết định cấp văn bằng bảo hộ và ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc gia về SHCN. Nếu trường hợp nội dung đơn yêu cầu bảo hộ sáng chế không đảm bảo các điều kiện bảo hộ theo quy định Cục SHTT sẽ từ chối cấp văn bằng bảo hộ, đồng thời nêu rõ lý do trong thông báo từ chối cấp văn bằng cho người nộp đơn.
Người nộp đơn và mọi tổ chức, cá nhân có quyền, lợi ích liên quan trực tiếp đến quyết định hoặc thông báo liên quan đến việc xử lý đơn đăng ký sáng chế do cơ quan quản lý nhà nước về SHCN ban hành có quyền khiếu nại với cơ quan quản lý nhà nước về SHCN hoặc khởi kiện ra tòa án theo quy định của Luật SHTT và pháp luật có liên quan.
Nội dung khiếu nại được quy định tại Khoản 3, Điều 14, Nghị định 103/2006/NĐ-CP: “Nội dung khiếu nại phải thể hiện bằng đơn khiếu nại, trong đó phải nêu rõ họ và tên, địa chỉ người khiếu nại; số, ngày ký, nội dung thông báo hoặc ra quyết định bị khiếu nại; nội dung khiếu nại, lập luận, dẫn chứng chứng minh cho khiếu nại; đề nghị cụ thể về việc sữa chữa hoặc hủy bỏ thông báo hoặc quyết định liên quan”.
Trong mọi trường hợp, việc khiếu nại này phải thực hiện trong khuôn khổ thời hiệu quy định của pháp luật, cụ thể: (1) Thời hiệu khiếu nại lần đầu là chín mươi ngày, kể từ ngày người có quyền khiếu nại nhận được hoặc biết được quyết định hoặc thông báo về việc xử lý đơn đăng ký SHCN; (2) Thời hiệu khiếu nại lần thứ hai là ba mươi ngày, kể từ ngày hết thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu theo quy định mà khiếu nại đó không được giải quyết hoặc tính từ ngày người có quyền khiếu nại nhận được hoặc biết được quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu. Trong các trường hợp có các trở ngại khách quan dẫn đến việc khiếu nại bị chậm trễ hoặc không thể thực hiện được việc khiếu nại thời gian chậm trễ đó không tính vào thời hiệu.
Nếu hết thời hạn giải quyết khiếu nại của cấp trực tiếp ra quyết định hoặc thông báo liên quan đến SHCN (khiếu nại lần thứ nhất hay lần đầu) mà khiếu nại không được giải quyết hoặc nếu không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại của cơ quan này thì người khiếu nại, người có quyền, lợi ích liên quan trực tiếp đến quyết định đó có quyền khiếu nại với Bộ trưởng Bộ KH&CN (khiếu nại lần thứ hai) hoặc khởi kiện tại Tòa án.
Nếu hết thời hạn giải quyết khiếu nại lần thứ hai theo quy định của pháp luậthoặc nếu không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại của Bộ trưởng Bộ KH&CN thì người khiếu nại, người có quyền, lợi ích liên quan trực tiếp đến quyết định đó có quyền khởi kiện tại Tòa án. Trình tự, thủ tục giải quyết khiếu nại được thực hiện theo pháp luật về khiếu nại.
Khoản 5, Điều 14, Nghị định 103/2006/NĐ-CP quy định thời hạn giải quyết khiếu nại: “Trong thời hạn mười ngày, kể từ ngày nhận đơn khiếu nại liên quan đến việc cấp, sửa đổi, chấm dứt, hủy bỏ, gia hạn hiệu lực của văn bằng bảo hộ, người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại phải ra thông báo thụ lý hoặc từ chối thụ lý đơn khiếu nại, trong đó nêu rõ lý do từ chối. Thời hạn giải quyết khiếu nại theo quy định của pháp luật về khiếu nại. Thời gian sửa đổi, bổ sung hồ sơ khiếu nại không tính vào thời
hạn giải quyết khiếu nại”.
Việc cấp văn bằng bảo hộ đối với quyền SHCN nói chung và đối với sáng chế nói riêng phải được đăng bạ, tức là ghi nhận vào sổ đăng ký quốc gia về SHCN. Kể từ ngày tổ chức, cá nhân được cấp văn bằng bảo hộ đối với sáng chế, họ sẽ được chính thức thừa nhận quyền SHCN đối với sáng chế và được nhà nước bảo hộ các quyền và lợi ích hợp pháp liên quan đến sáng chế đó.