Hiểu rõ được tầm quan trọng của pháp luật quản lý nội bộ, doanh nghiệp đã bắt đầu quan tâm hơn đến việc xây dựng các quy chế quản lý cho việc vận hành bộ máy nội bộ của mình. Để hỗ trợ tốt hơn cho doanh nghiệp, bài viết này LawFirm.Vn sẽ cùng phân tích và hướng dẫn các nội dung cơ bản trong việc xây dựng quy chế quản lý nội bộ doanh nghiệp.
1. Quy chế quản lý nội bộ là gì?
Quy chế quản lý nội bộ là một trong hệ thống văn bản quản trị nội bộ của doanh nghiệp, quy định nền tảng, có tính định khung, xác lập các nguyên tắc và cách thức hoạt động của tổ chức. Các Quy chế/Chính sách thường ít khi được sửa đổi, điều chỉnh, cập nhật. Các tài liệu này do Hội đồng quản trị/ Hội đồng thành viên/ Chủ sở hữu doanh nghiệp phê duyệt ban hành.
2. Đặc điểm của quy chế nội bộ
2.1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
Một quy chế được ban hành sẽ quy định về các vấn đề liên quan nến hoạt động nội bộ của doanh nghiệp như hoạt động quản lý, vận hành của người đứng đầu doanh nghiệp, Bộ máy quản trị, người lao động hay các hoạt động liên quan quản lý chi tiêu, tiền lương, thưởng của công ty.
Các quy chế được đưa ra điều chỉnh cũng như áp dụng đối với các cá nhân, tổ chức làm việc trong doanh nghiệp hoặc liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
2.2. Yêu cầu đối với quy chế nội bộ
2.2.1. Phù hợp với quy định pháp luật
Dù là các quy định đo công ty ban hành để đảm bảo hoạt động mang tính chuyên viên nhưng quy chế nội bộ cần tuan thủ theo các quy định pháp luật liên quan để đảm bảo quá trình tuân thủ.
2.2.2. Tính thực tiễn
Mục đích của việc xây dựng quy chế là để điều chỉnh các hoạt động của doanh nghiệp phù hợp với tình trạng thực tế. Đây chính là lý do mà quy chế nội bộ mang bản sắc riêng cho doanh nghiệp. Việc xây dựng quy chế bên cạnh tuân thủ theo quy định pháp luật thì cần căn cứ và bộ máy thực tế, hoạt động chuyên ngành đặc thù của doanh nghiệp để từ đó đảm bảo hơn việc tuân thủ và vận hành.
2.2.3. Tính hiệu quả
Quy chế dù cụ thể, chi tiết, rõ ràng đến đâu nhưng không được áp dựng thực tế hoặc không được tuân thù thì chỉ có giá trị trên giấy tờ mà không đem lại lợi ích cho doanh nghiệp từ đó rất khó tạo được quy trình vận hành chuẩn. Do đó, doanh nghiệp khi xây dựng cần theo dõi và đánh giá hiệu quả của việc ban hành, giải quyết những vướng mắc cũng như chặt chẽ trong việc áp dụng tới toàn thể hoanh nghiệp.
2.3. Các loại quy chế thường có trong doanh nghiệp
Thông thường các doanh nghiệp có thể xây dựng quy chế hoạt động chung. Tuy nhiên, với công ty có phạm vi hoạt động trên nhiều lĩnh vực hoặc bộ máy nhân sự lớn, quy trình chặt chẽ, doanh nghiệp có thể xây dựng quy chế cho từng phạm vi quản lý, ví dụ như:
– Quy chế quản trị nội bộ cho bộ máy lãnh đạo Công ty;
– Quy chế quản trị nhân sự: quy định về tuyển dụng lao động, đào tạo nhân sự;
– Quy chế quản lý tài chính;
– Quy chế quy định chế độ kiểm kê tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp
– Quy chế tiền lương, tiền thưởng;
– Quy chế nâng lương, nâng bậc
– Quy chế quản lý hợp đồng kinh tế của Công ty;
– Nội quy lao động, kỷ luật, khen thưởng của Công ty;
– Thỏa ước lao động tập thể
– Quy chế đầu tư
– Quy chế về văn hóa doanh nghiệp
– Quy chế về quy tắc ứng xử với khách hàng
– Quy chế bảo vệ bí mật nội bộ.
3. Cấu trúc cơ bản của quy chế nội bộ
3.1. Quyết định ban hành quy chế
Quyết định ban hành quy chế là một văn bản hợp thức hóa ban đầu việc đưa quy chế vào áp dụng đối với hoạt động của công ty. Quy chế cần được thông qua bởi chủ sở hữu, chủ doanh nghiệp, hội đồng quản thành viên hay hội đồng quản trị- tùy thuộc vào mô hình doanh nghiệp.
Quyết định ban hành quy chế cần có các nội dung cơ bản như:
– Chủ thể ban hành;
– Cơ sơ pháp lý, cơ sở thực tiễn để ban hành;
– Nội dung ban hành
– Hiệu lực áp dụng của quy chế;
– Cá nhân, tổ chức chịu trách nhiệm liên quan đến ban hành và kiểm soát quy chế;
3.2. Nội quy quy chế quản lý
Một quy chế quản lý nội bộ sẽ kèm theo quyết định bạn hành và thường được thể hiện theo các điều khoản, nhóm theo các chương, mục. Quy chế cần có các nội dung cơ bản như sau:
– Phạm vi và đối tượng điều chỉnh:
– Nguyên tắc, mục đích quy chế
– Giải thích từ ngữ
– Cơ cấu tổ chức liên quan đến hoạt động quản lý
– Quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức trong cơ cấu;
– Quy trình quản lý chung và các trường hợp cụ thể
– Quy trình giám sát, xử lý vi phạm
– Điều khoản thi hành
