1. Vai trò của quản lí hoá đơn, chứng từ
Hoá đơn, chứng từ mua bán, nhập khẩu hàng hoá, cung ứng dịch vụ là những yếu tố có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với cơ sở kinh doanh trong hoạt động kế toán, kiểm toán mà còn đối với cả Nhà nước trong việc xác định đúng, đủ nghĩa vụ thuế của cơ sở kinh doanh đối với ngân sách nhà nước. Vì vậy, một trong những yêu cầu mà pháp luật đặt ra đối với cơ sở sản xuất, nhập khẩu hàng hoá, kinh doanh dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt là phải thực hiện đúng chế độ kế toán, hoá đơn, chứng từ khi mua, bán hàng hoá, kinh doanh dịch vụ và vận chuyển hàng hoá theo quy định của pháp luật. Công tác quản lí hoá đơn, chứng từ do đó có những ảnh hưởng tích cực tới hiệu quả quản lí thu thuế tiêu thụ đặc biệt:
Thứ nhất, quản lí tốt hoá đơn, chứng từ sẽ tạo cơ sở để xác định chính xác giá bán hàng hoá, dịch vụ, một trong những yếu tố cần thiết để xác định giá tính thuế và từ đó có căn cứ để tính số thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính thuế cũng như cho hoạt động kiểm tra, thanh tra thuế của các cơ quan thuế, pháp luật quy định: cơ sở sản xuất khi bán hàng, giao hàng cho các chi nhánh, cơ sở phụ thuộc, đại lí đều phải sử dụng hoá đơn. Mặt khác, cơ quan thuê có quyền yêu cầu các đối tượng nộp thuế cung cấp sổ sách kế toán, hoá đơn, chứng từ và các hồ sơ tài liệu khác có liên quan tới việc tính thuế, nộp thuế.
Thứ hai, quản lí tốt hoá đơn, chứng từ còn tạo điều kiện để xác định chính xác số lượng, trọng lượng hàng hoá đã tiêu thụ, từ đó cho phép xác định được số thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp. Theo Luật thuế tiêu thụ đặc biệt, căn cứ tính thuế tiêu thụ đặc biệt là giá tính thuế của hàng hoá và dịch vụ chịu thuế và thuế suất. Tuy nhiên, hai yếu tố này chỉ cho phép xác định số thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp cho một đơn vị hàng hoá. Để xác định toàn bộ số thuế phải nộp cho một lô hàng chẳng hạn thì số lượng, trọng lượng hàng hoá đã tiêu thụ là một yếu tố quan trọng.
Thứ ba, quản lý hiệu quả hoá đơn, chứng từ còn tạo điều kiện thực hiện tốt việc khấu trừ thuế. Theo quy định của pháp luật, cơ sở sản xuất mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt bằng nguyên liệu đã chịu thuế tiêu thụ đặc biệt thì khi kê khai thuế tiêu thụ đặc biệt ở khâu sản xuất được khấu trừ số thuế tiêu thụ đặc biệt đã nộp đối với nguyên liệu nếu có chứng từ hợp pháp. Như vậy trong trường hợp này, hoá đơn mua nguyên liệu đã phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt là bằng chứng quan trọng, cho phép xác định được chính xác liệu cơ sở sản xuất có được khấu trừ thuế đầu vào không và khấu trừ bao nhiêu. Ở đây, trách nhiệm của cơ quan thuế là phải quản lí tốt số thuế tiêu thụ đặc biệt đầu vào được khấu trừ, hạn chế tình trạng doanh nghiệp khai khống số thuế tiêu thụ đặc biệt đầu vào nhằm giảm số thuế phải nộp. Để làm được điều đó, cơ quan thuế cần phải đối chiếu, so sánh số lượng nguyên liệu xuất kho dùng cho sản xuất (căn cứ vào hoá đơn) với số lượng nguyên liệu tính theo định mức kinh tế kĩ thuật cần thiết (căn cứ vào định mức được duyệt) dùng cho sản xuất ra số sản phẩm đã tiêu thụ.
Thứ tư, quản lý chặt chẽ chứng từ hoá đơn sẽ cho phép cơ quan thuế kịp thời phát hiện những đối tượng nộp thuế không thực hiện hoặc thực hiện không đúng chế độ kế toán, hoá đơn, chứng từ để có biện pháp xử lí tránh thất thu cho ngân sách nhà nước. Theo pháp luật hiện hành, đối với những đối tượng nộp thuế không chấp hành nghiêm chỉnh chế độ kế toán, hoá đơn, chứng từ, cơ quan thuế sẽ có quyền ấn định số thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp. Đây là một trong những quyền năng quan trọng của cơ quan thuế nhằm chống thất thu ngân sách nhà nước. Tuy nhiên, quyền năng này chỉ được thực hiện khi cơ quan thuế có khả năng phát hiện ra những đối tượng nộp thuế tiêu thụ đặc biệt vi phạm chế độ hoá đơn, chứng từ. Tăng cường quản lí hoá đơn, chứng từ vì vậy, sẽ tạo điều kiện cho cơ quan thuế phát huy được khả năng này.
Thứ năm, quản lí đúng đắn chứng từ, hoá đơn còn giúp cho việc xác định chính xác tính không chịu thuế của hàng hoá, từ đó loại trừ nghĩa vụ nộp thuế của cơ sở sản xuất hàng hoá đó. Ví dụ: Trường hợp hàng hoá thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt nhưng nếu được cơ sở sản xuất, gia công trực tiếp xuất khẩu ra nước ngoài; hoặc hàng hoá do cơ sở sản xuất bán hoặc uỷ thác cho cơ sở kinh doanh xuất khẩu để xuất khẩu theo hợp đồng kinh tế sẽ không phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt. Trong những trường hợp này, để chứng minh được rằng hàng hoá không phải chịu thuế, cơ sở kinh doanh phải có đầy đủ hồ sơ cho thấy hàng đã thực tế xuất khẩu. Hợp đồng bán hàng, hoặc gia công cho nước ngoài; hoá đơn bán hàng hoá xuất khẩu hoặc trả hàng, thanh toán tiền gia công, hoặc giao hàng uỷ thác xuất khẩu; tờ khai hàng hoá xuất khẩu có xác nhận của cơ quan hải quan về hàng hoá đã xuất khẩu, chứng từ thanh toán qua ngân hàng… là căn cứ quyết định tính không chịu thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng hoá đem xuất khẩu trong những tình huống nói trên. Trong trường hợp này, cơ quan thuế, hải quan phải kiểm tra, xác minh hoá đơn chứng từ để xác định chính xác số lượng hàng hoá thực tế xuất khẩu, tức là số lượng hàng hoá không chịu thuế tiêu thụ đặc biệt để tránh thất thoát tiền thu từ | thuế tiêu thụ đặc biệt vào ngân sách nhà nước.
2. Nội dung quản lí hoá đơn, chứng từ
Các cơ sở sản xuất, nhập khẩu hàng hoá, kinh doanh dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt phải tuân thủ nghiêm túc chế độ kế toán, hoá đơn, chứng từ khi mua, bán hàng hoá, kinh doanh dịch vụ và vận chuyển hàng hoá.
Việc sử dụng hoá đơn cũng được đặt ra ngay cả khi cơ sở sản xuất bán hàng, giao hàng cho các chi nhánh, cơ sở phụ thuộc và các đại lí.
Mọi trường hợp không thực hiện hoặc thực hiện không đúng chế độ hoá đơn, chứng từ và từ chối xuất trình hoá đơn, chứng từ có liên quan đến việc tính thuế tiêu thụ đặc biệt, cơ quan thuế có quyền ấn định số thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp.
Hiện nay, hàng hoá, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt cũng đồng thời phải chịu thuế giá trị gia tăng theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng. Vì vậy, cơ sở sản xuất hàng hoá, kinh doanh dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt cũng sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng như các hàng hoá, dịch vụ khác đang chịu thuế giá trị gia tăng.
