Việc soạn thảo văn bản là công việc thường xuyên trong cơ quan nhà nước, doanh nghiệp. Một trong những nội dung bắt buộc phải có trong văn bản là ngày tháng năm. Vậy, pháp luật quy định như thế nào về cách ghi ngày tháng năm trong văn bản? Cùng LawFirm.Vn tìm hiểu qua bài viết này.
1. Đối tượng áp dụng
Hiện nay, việc quy định pháp luật về công tác văn thư nói chung cũng như cách ghi ngày tháng năm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP chỉ áp dụng bắt buộc đối với các đối tượng sau đây:
– Cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước;
– Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp.
Như vậy, ngoài các đối tượng trên, việc áp dụng quy định về công tác văn thư tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP chỉ mang tính tự nguyện.
2. Nguyên tắc ghi ngày tháng năm
Theo quy định tại Mục II Phần I Phụ lục I về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP có quy định nguyên tắc ghi ngày tháng năm đúng chuẩn như sau:
Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.
Theo nguyên tắc này, ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải thêm số 0 ở trước và viết đầy đủ chữ ngày, tháng, năm.
Ví dụ: Hà Nội, ngày 01 tháng 02 năm 2023 hoặc Phú Yên, ngày 05 tháng 7 năm 2023
Lý do của việc phải ghi thêm số 0 trước những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 (ngày 01 – 09) và tháng 1, 2 để hạn chế việc cố ý hoặc vô ý làm sai lệch ngày tháng ban hành văn bản, đồng thời cũng tránh rủi ro pháp lý có thể xảy ra sau khi ban hành văn bản.
Cụ thể, nếu thêm số 1, 2 vào trước ngày nhỏ hơn 10 hoặc tháng 1, 2 thì khi đó sẽ trở thành ngày 11 – 19 hoặc ngày từ 21 – 29 (thay vì ngày từ 01 – 09), tương tự với tháng 11, 12.
Và do không có tháng 13, 14, 15, 16, … nên sẽ không phải ghi thêm số 0 phía trước các số chỉ tháng từ tháng 3 trở đi.
2. Cách trình bày ngày tháng năm
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản đi liền với nhau và có yêu cầu ghi như sau:
– Loại chữ: In thường;
– Cỡ chữ: 13-14;
Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa danh và ngày tháng năm văn bản cỡ chữ 14 hoặc Quốc hiệu cỡ chữ 12, Tiêu ngữ cỡ chữ 13, địa danh và ngày tháng năm văn bản cỡ chữ 13.
– Kiểu chữ: Nghiêng;
Ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 01 năm 2020 hoặc Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm 2019