Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì? Khi chứng từ khấu trừ có sai sót thì phải xử lý như thế nào? Cùng LawFirm.Vn tìm hiểu qua bài viết sau đây:
1. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì?
Khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập. Theo đó chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là tài liệu dùng để xác nhận do tổ chức, cá nhân trả thu nhập lập về việc thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập cho họ.
Trích Khoản 2, Điều 25, Thông tư 111/2013/TT-BTC:
“Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.”
2. Các trường hợp cấp chứng từ khấu trừ
Khoản 2, Điều 25, Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định một số trường hợp cấp chứng từ khấu trừ như sau:
2.1. Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng
Cá nhân này có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Ví dụ: Bà A ký hợp đồng dịch vụ với công ty B từ tháng 8/2019 đến tháng 6/2020. Thu nhập của bà A được Công ty B thanh toán theo từng tháng là 4 triệu đồng. Trong trường hợp này, bà A có quyền yêu cầu Công ty B cấp cho chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo từng tháng. Hoặc cấp một chứng từ khấu trừ phản ánh số tiền đã khấu trừ từ tháng 8 đến tháng 12/2019 và một chứng từ từ tháng 1 đến tháng 6/2020.
2.2. Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên
Trong trường hợp này, các tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cần cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
Ví dụ: Bà A ký hợp đồng lao động từ tháng 10/2019 đến tháng 10/2020 với công ty B. Công ty B sẽ cấp 1 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ cho thời gian từ tháng 10 đến hết tháng 12/2019 và 1 chứng từ cho thời gian từ tháng 1 đến tháng 10/2020 nếu:
- Bà A thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế.
- Và bà A có yêu cầu Công ty B cấp chứng từ khấu trừ.
3. Một số thông tin trên chứng từ khấu trừ
– Chứng từ này có 2 loại là chứng từ tự in và do cơ quan thuế cấp.
– Ký hiệu của chứng từ: ký hiệu trên chứng từ được tạo thành từ các chữ cái trong 20 chữ cái tiếng Việt in hoa (A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y). Ký hiệu gồm 2 chữ cái và năm in phát hành. Ví dụ như: CD/2020/T. Trong ký hiệu này, CD là ký hiệu, 2020 là năm phát hành và T là chứng từ tự in.
– Chứng từ khấu trừ được đánh số thứ tự liên tục theo dãy số tự nhiên, tối đa không quá 7 chữ số trong 1 ký hiệu.
– Mỗi số chứng từ khấu trừ có 2 liên và xử lý như sau:
- Liên 1: lưu tại tổ chức trả thu nhập.
- Liên 2: giao cho người bị khấu trừ thuế.
– Hàng quý, chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau, tổ chức trả thu nhập sử dụng chứng từ này phải báo cáo về việc sử dụng với cơ quan thuế dù có hay không việc phát sinh sử dụng chứng từ khấu trừ.
4. Xử lý khi chứng từ khấu trừ có sai sót
Theo Điều 4, Thông tư 37/2010/TT-BTC, khi chứng từ khấu trừ tự in bị lập sai thì xử lý như sau:
– Chứng từ viết sai nhưng chưa giao:
- Gạch chéo cả 2 liên để huỷ bỏ sau đó lập chứng từ mới.
- Lưu đầy đủ các liên của số chứng từ khấu trừ.
– Chứng từ viết sai đã giao (đã xé):
- Lập biên bản ghi rõ các nội dung: nội dung sai, số, ngày chứng từ khấu trừ đã lập sai và có chữ ký xác nhận của người nhận thu nhập,.
- Yêu cầu người có thu nhập nộp lại liên chứng từ đã lập sai để lưu cùng với biên bản.
- Lập chứng từ mới giao lại cho người nộp thuế. Đồng thời tổ chức trả thu nhập phải chịu trách nhiệm về số chứng từ khấu trừ đã huỷ bỏ trước pháp luật.
Xem thêm: Chứng từ kế toán là gì ? Các loại chứng từ kế toán
Xem thêm: Chứng từ thương mại là gì ? Các loại chứng từ thương mại
